Spielregeln in den neuen Arbeitswelten

Abstimmung, Austausch und Kommunikation im Büroalltag: Die Dinge werden zunehmend komplex und erfordern ein gemeinsames Verständnis.

Die neue Welt des Arbeitens funktioniert nicht wie ein Elektroschalter. Einschalten, und schon ist sie da – das passiert nicht. Organisationen müssen stattdessen schrittweise darauf vorbereitet werden. Das zeigt die Praxis der letzten Jahre. Deshalb ist es erfolgskritisch, alle MitarbeiterInnen abzuholen und ihnen Sicherheit zu bieten, in den scheinbar uferlosen neuen Arbeitswelten.

Von zentraler Wichtigkeit ist die Definition sogenannter Rules of Engagement. Dies sind Spielregeln, die die Grundsätze der Kommunikation und Zusammenarbeit regeln, wenn zunehmend mehr auf Distanz gearbeitet wird, sogenannte Vertrauensarbeitszeit. In den alten Arbeitswelten wurde auf Sicht gearbeitet: Die MitarbeiterInnen sind überwiegend im Büro präsent; es ist einfach, jemanden anzusprechen und sich abzustimmen. In den neuen Arbeitswelten funktionieren Abstimmung, Austausch und Kommunikation dann nicht mehr so selbstverständlich. Es sei denn, es sind Spielregeln vereinbart.

Es stellt sich die Kalenderfrage
Ein zentrales Thema für Spielregeln ist die Verfügbarkeit. Wie kann ich in verteilten Arbeitssituationen eigentlich feststellen, ob ein Mitarbeiter gerade im Dienst und auch verfügbar ist? Das lässt sich über mehrere Hebel einfach lösen. Von hoher Wichtigkeit ist die Frage, wie in der Firma mit dem elektronischen Kalender umgegangen wird. Denn gerade in den neuen Arbeitswelten ist der elektronische Kalender ein extrem hilfreiches Werkzeug, das auch in den meisten Unternehmen bereits verfügbar ist – also keine zusätzlichen IT-Investitionen erfordert. Hier gilt  es dann zu regeln, wer zukünftig welche Teile des elektronischen Kalendern sehen und welche Dinge eintragen darf. Sollen zum Beispiel Home-Office-Zeiten vermerkt werden, und wenn ja, soll das vielleicht eine Woche oder zwei Wochen im Voraus eingetragen sein, damit KollegInnen gemeinsame Meetings effizienter planen können? Ein Set von zirka zehn Grundsatzregeln hilft, das Werkzeug elektronischer Kalender optimal zu nutzen. Regel Nr. 1: »Alle nutzen den Kalender und tragen ein.« Das ist der Deal. Ohne Kalender keine neue Arbeitswelt. Die Einführung neuer Arbeitsweisen erfordert ein Geben und Nehmen.

Nicht so ganz einfach sind dann Normen für den Umgang mit dem sogenannten Präsenzstatus, den Softwaretools für Onlinekommunikation heute bieten. Mithilfe eines Ampelsystems wird angezeigt, ob eine Person »grün – verfügbar«, »rot – beschäftigt oder offline« ist. Diese Funktion gibt Anstoß für viel Diskussion in Betrieben. Und das ist wichtig. Der Umgang mit ihr muss ausgelotet werden, erfordert Fingerspitzengefühl und die betreffenden Rules of Engagement sollten sich nahtlos in die Unternehmenskultur einfügen. Denn hier geht es um Fragen von Vertrauen und Kontrolle, die sich unmittelbar auf Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Identifikation mit der Firma auswirken.

Es ist entscheidend, mit diesen Spielregeln zu beginnen. Darüber hinaus gilt es, weitere Themen für die Spielregeln zu klären. Hauptthema ist insbesondere die Frage, wie grundsätzlich im Betrieb geführt werden soll, wenn die MitarbeiterInnen zunehmend auf Distanz arbeiten. Auch das braucht Rules of Engagement. Doch Achtung! Sie führen in den meis­ten Unternehmen zu substanziellen Änderungen.

Von Michael Bartz und Thomas Schmutzer