Wider das Chaos
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Report: Herr Baldauf, was haben Sie in Ihrem Büro in digitaler Form vorliegen, das früher ausgedruckt worden wäre? In den Büros gibt es bekanntlich ja immer noch genug Papier.
Peter Baldauf: Die Mär vom papierlosen Büro hat sich nicht bewahrheitet. Das Medium Papier kommt der Arbeitsweise des Menschen noch immer am besten entgegen. So gibt es während eines Meetings nichts Praktischeres, als die Informationen in Papierform vor sich liegen zu haben. Bei Canon werden überdies kundenrelevante Verträge und Dokumente trotz Einscannens auch physisch aufbewahrt. Die Archivierung von Dokumenten des normalen Büroarbeitsplatzes ist aber relativ papierarm geworden.
In der täglichen Arbeit dagegen wird Papier ungebremst genutzt.
Der Umgang mit Papier hat sich dennoch drastisch verändert: Heute wird Papier ad hoc für Besprechungen und Projekte ausgedruckt und auch beschrieben - nach dem Beenden der Aufgabe aber wieder entsorgt. Sollten zu einem späteren Zeitpunkt die gleichen Informationen erneut benötigt werden, werden diese einfach wieder ausgedruckt. Dies sieht im ersten Moment nach Verschwendung aus, ist aber gesamtwirtschaftlich vernünftig. Der Grund: Es ist wesentlich günstiger, Papier bei Bedarf erneut zu produzieren, als Arbeitskraft in die Archivierung von Papierdokumenten zu stecken.
Ich halte auch die Papierstapel auf den Schreibtischen für ausgesprochen wichtig. Ich denke, dass Menschen, die permanent ihren Schreibtisch leerhalten können, zu wenig zu tun haben (lacht). Mit Clean-Desk-Bestimmungen hätte ich sicher meine Schwierigkeiten. Zudem landen die Dokumente bei solch restriktiven Maßnahmen ohnehin über Nacht nur in der Schreibtischlade, um dann am nächsten Tag wieder hervorgeholt zu werden. Eine gewisse Disziplin am Arbeitsplatz ist natürlich notwendig. So liegt bei mir nichts am Tisch herum, das nichts mit aktuell laufenden Projekten zu tun hat. Alles, was über zwei Monate unbearbeitet Platz belegt, hat am Arbeitsplatz nichts zu suchen.
Wie würden Sie die Nutzung von Papier in einem einheitlichen Konzept für Speichermedien in Unternehmen skizzieren?
Wenn der Bedarf für eine spätere Verwendung von Papierdokumenten besteht, werden diese meist eingescannt und elektronisch aufbewahrt. Unsere Multifunktionsgeräte unterstützen Scan-to-Mail- und Scan-to-File-Konzepte und können auch als Frontend für Dokumentenmanagementsysteme verwendet werden. Diese Werkzeuge sind so individualisierbar, dass bereits am Display des Geräts eine Beschlagwortung für das jeweilige Archivierungssystem durchführbar ist. In welcher Anwendung und auf welcher Plattform dann archiviert werden soll, ist eine andere Geschichte. Viele Unternehmen haben hier noch nicht das richtige Rezept gefunden.
In welchen Bereichen entscheiden sich Unternehmen, Drucker zu kaufen, in welchen Bereichen sind diese überhaupt nicht im Besitz der Firmen?
Ein wesentlicher Anteil der Multifunktionsgeräte am Markt ist nicht im Eigentum des Kunden, sondern gemietet. Wenn wir von Desktopgeräten wie etwa Arbeitsplatzdruckern sprechen, ist wiederum nur ein ganz geringer Anteil nicht im Besitz der Unternehmen.
Korreliert die Entscheidung zu Miete oder Kauf mit dem Anschaffungspreis des Geräts?
Sehr viele Unternehmen beurteilen immer noch ihre Investitionen anhand der Hardwarekosten der Geräte, betrachten aber nicht die Gesamtkosten. So ist es relativ einfach, einen bereits guten Laserdrucker um 500 Euro anzuschaffen und diese Entscheidung auch dezentral zu fällen. Ob dieses Gerät dann von Lexmark, HP oder Canon stammt, ist im Einzelfall nicht einmal ausschlaggebend. Zum Problem werden solche Entscheidungen erst, wenn die IT-Kosten im Support aufgrund einer kunterbunten Gerätelandschaft explodieren. Bei 27 verschiedenen Cartridges werden die Lagerhaltung und Vorfinanzierung des Verbrauchsmaterials irrsinnig komplex, unterschiedliche Druckertreiber müssen im Netzwerk zu Verfügung gestellt werden, der Helpdesk hat mit verschiedenen Arten von Hardware zu tun. Dabei hat Hardwareanschaffung an den Gesamtkosten einen Anteil von lediglich 15 Prozent. Noch immer haben die meisten Unternehmen keine Output-Strategie, sondern lassen mehr oder weniger zufällig geschehen, wie ausgedruckt wird. Wir versuchen nun, dazu eine Awareness beim Kunden zu bilden.
Lässt sich das Ergebnis einer durchdachten Outputstrategie in Zahlen gießen?
Analysten sehen die Druckkosten als letzten großen Bereich unkontrollierter Kosten in Unternehmen. Reinigung, Bewachung, Outsourcing von Lagerfläche, Miete oder Kauf von Immobilien - alle diese Bereiche sind in den letzten Jahren rauf und runter analysiert worden. Das Thema Drucken war dagegen immer aus dem Fokus. Kopierer wurden stets vom Büromaschinenverantwortlichen angeschafft, Drucker von der IT-Mannschaft oder gar den Abteilungen selbst. Heute weiß bei den unterschiedlich verwalteten Gerätelandschaften kaum jemand, wie hoch die Druckkosten wirklich sind. Berechnungen zeigen, dass je nach Geschäfts- und Organisationsart ein bis drei Prozent des Umsatzes im Bereich der Druckkosten liegen. Typischerweise können mit einer vernünftigen Strategie nun aber 25 Prozent dieser Kosten eingespart werden. Durchschnittlich können so 0,5 Prozent des Unternehmensumsatzes gewonnen werden. Bei den Gewinnmargen heute ist dies enorm.
Wie sehen die Einsparungsmöglichkeiten bei Unternehmen mit bis zu zehn Arbeitsplatzdruckern und ein, zwei Multifunktionsgeräten aus?
Das ist die typische Größe, aber der es sich zu rechnen beginnt, über ein Outputkonzept nachzudenken. So sollte hier bereits auf einen einzigen Hersteller gesetzt werden, da bei diesen Firmen meist ein teurer, externer IT-Administrator die unterschiedlichen Drucker warten und Konfigurationsprobleme lösen muss. Wir haben sehr gute Rechenmodelle, um die tatsächlichen Kosten pro Schwarzweiß- und Farbseite aufgeteilt auf alle Abteilungen darzustellen und die Kostenstellen in den Unternehmen zu analysieren. In vier Fünftel der Fälle können wir wesentliches Einsparungspotenzial aufzeigen - und gleichzeitig besseren Servicelevel bieten.
Die Druckerhersteller sehen derzeit im Geschäftskundenbereich die Sparte Services stark im Wachsen. Generell wird sogar von einem Rückgang der Umsätze im reinen Hardwarebereich gesprochen. Wo steht hier Canon?
Services sind für uns schon seit einiger Zeit wichtiger als der Hardwarebereich. Mittlerweile ist unser Serviceumsatz größer als der Salesumsatz. Darunter zählen wir den technischen Support, Maintenance-Services wie etwa die Bestückung mit Tonern und auch Beratungsdienstleistungen.
Auch im Consumerbereich gibt es seit gut vier Jahren den Trend zu Multifunktionsgeräten. Heute sind Multifunktionsgeräte teilweise günstiger als Stand-alone-Geräte - und dennoch werden reine Drucker aufgrund des geringeren Platzverbrauchs immer noch verkauft. Unterm Strich aber schrumpft der Druckerbereich im Single-Function- und steigt im Multi-Function-Bereich. 2007 betrug dieser Rückgang 18 Prozent und wurde nur noch von den Scannern geschlagen: diese Gerätegruppe ging um 30 Prozent zurück.
Kann das Wachstum der Multifunktionsgeräte den Rückgang des gesamten Markts kompensieren?
Die Kompensation funktioniert nur bei Stückzahlen. In Umsatzzahlen gemessen kann der Schwund aufgrund der fallenden Gerätepreise nicht voll kompensiert werden. Auch wenn man den Geschäftskundenbereich hinzurechnet, ist der Druckermarkt insgesamt im Rückgang begriffen. Der Grund: Unternehmen verwenden bis zu zehnmal so viele Drucker, als sie eigentlich benötigen. Die Auslastung von Druckern liegt dann oft nur bei drei Prozent. Unser Ansatz ist hier, zu raten, nicht auf jedem Schreibtisch einen eigenen Drucker stehen zu haben. Weniger, aber leistungsfähigere Geräte bringen wesentlich mehr Effizienz.