E-Mails vernichten Arbeitszeit

E-Mail als Kommunikationsmedium des 21. Jahrhunderts erleichtert das moderne Leben zwar ungemein, vernichtet pro Bürotag im Durchschnitt jedoch 40 Minuten an wertvoller Arbeitszeit. Einer neuen Befragung des britischen Henley Management College www.henley.reading.ac.uk nach vergeuden hochbezahlte Manager im Laufe ihres Berufslebens rund drei wertvolle Jahre damit, elektronische Post zu sichten, Mails weiterzuleiten und nicht zuletzt Spam zu entfernen.

Permanente Ablenkung
E-Mails halten Büroangestellte zunehmend von der Arbeit ab. Denn wie aus einer Befragung von 180 Führungskräften hervorgeht, sieht ein Großteil der Mitarbeiter in der Regel alle fünf Minuten nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Dabei sind Unterbrechungen pures Gift für den geistigen \"Flow\". Denn laut einer Erhebung der Universität Cardiff www.cardiff.ac.uk brauchen wir für eine fünfsekündige Unterbrechung durch E-Mails im Schnitt jedes Mal 64 Sekunden, um uns wieder auf den davor bearbeiteten Sachverhalt konzentrieren zu können. In anderen Studien hat man das entdeckt, dass unser Gehirn ganze 20 Minuten braucht (!) um wieder in diesen Zustand zu kommen in dem es vor der Störung war, wenn die Störung länger als 3 Minuten anhält.

Arbeitsblöcke und E-Mails checken zwischendurch
Experten raten eher zur bestimmte Zeiten, in denen man sich konzentriert und ausgiebig seinem E-Mail-Eingang widmen kann, und dazwischen Arbeitsblöcke von längerer Dauer einzurichten. Ein paar Stunden sind das Minimum um den maximalen Effekt rauszuholen – ein halber oder sogar ganzer Tag ist noch besser. Je mehr Zeit Sie für einen Arbeitsblock am Stück aufbringen, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen!

Effektives Abarbeiten von E-Mails und effiziente Zuordnung jener Arbeitsaufgaben, die daraus resultieren, sind die Voraussetzung um das zu erreichen. Mit der ProWork Methode minimieren Sie den Aufwand um Ihren E-Mail-Eingang auf null zu reduzieren - und lernen gleichzeitig die Stärken von Aufgabenmanagement kennen.

Arbeitsmethodik und Aufgabenmanagement statt überfüllte E-Mail-Posteingänge
Denken Sie kurz darüber nach: Es geht doch eigentlich gar nicht um das E-Mail! Worum es geht, sind die daraus resultierende Handlungen, die Sie erst aus den vielen E-Mails ableiten müssen. Mit dem überfüllten Posteingang lässt sich weder Zeitmanagement oder Prioritätenmanagement richtig durchführen, weil die vielen E-Mails selbst gar keine Auskunft über Ihre Arbeit und Ihre Entscheidungen, was Sie damit machen wollen, wirklich erteilen.

Der ProWork Methodik basiert auf der einfache Tatsache, das aus jedem E-Mail ein Handlungsschritt, i.e. eine Aufgabe, abgeleitet werden sollte. Listen von Aufgaben können Sie nämlich quantifizieren, Zeitaufwände abschätzen, Prioritäten ableiten und somit Ihre Arbeit zum ersten Mal wirklich sichtbar machen! Dadurch werden Sie in der Lage sein:

-    Qualifizierte Entscheidungen über Ihre Arbeit richtig zu machen (statt nur dem nächsten E-Mail nachzulaufen)
-    Geistig loszulassen und sich auf die vorhandene Aufgabe besser fokussieren können (statt aus dem Flow zu raten und ständig getrieben zu sein)
-    Die Effektivität und Qualität Ihrer Arbeit nachhaltig zu steigern (statt dahinschwimmen und immer Feuerlöscher spielen)

Die einfache Umsetzung aus E-Mails Aufgaben zu Gestalten geht im Outlook und Lotus Notes sehr gut. Noch besser funktioniert es mit echten Workflow-Systemen wie KOI. Wichtig ist es, dass Sie Listen mit Aufgaben möglichst ohne Medienbruch gestalten können. Was eignet sich also für Ihren vielen Aufgaben, die Sie aus Ihrem E-Mail selbst ableiten müssen, besser als jene Systeme die Sie ohnehin schon verwenden?

In kommenden Blogs möchte ich noch tiefer in der Umsetzung und damit verbundenen Tipps eingehen, wie Sie jeden Tag wertvolle Zeit im Büro mit gutem Aufgabenmanagement gestalten können. Die 40 Min. und noch mehr sind tatsächlich Zeit die Sie dann einfach einsparen können!

Über den Autor
Göran Askeljung ist Produktivitätstrainer und Geschäftsführer von immediate effects in Wien und war in den letzten 21 Jahren als als Führungskraft in Unternehmen wie Ericsson, framfab und Microsoft international tätig. Kunden wie SAP, Generali, Mobilkom, Raiffeisen u. v. a. haben sich die Methoden von immediate effects zu Nutze gemacht, um eine nachhaltige und messbare Reduktion der Arbeitszeit herbeizuführen. Als Coach betreut er Manager, Unternehmer und andere Entscheidungsträger und hält europaweit Vorträge. Askeljung ist Gastlektor an der FH Joanneum in Graz, Uni Wien und Graz, Mitgründer von KOI-Software in Österreich und eBlizz Inc. in Santa Monica, CA. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer und Beiratsmitglied von WdF in Wien. Aus Schweden stammend, lebt er seit 1990 in Purkersdorf, ist verheiratet und hat zwei Kinder.