Beglaubigungen, elektronisch

Das elektronische Beglaubigungsregister der Justiz soll die in den österreichischen Bezirksgerichten händisch geführten Beglaubigungsbücher ablösen und den BürgerInnen die Möglichkeit bieten, das beglaubigte Dokument kostenfrei im Urkundenarchiv der Justiz zu speichern. Damit können BürgerInnen bei Eingaben im Grundbuch und Firmenbuch auf eingestellte Dokumente verweisen und müssen diese nicht nochmals vorlegen und scannen lassen.

Ursprünglich wurden Beglaubigungen von Unterschriften bei den österreichischen Bezirksgerichten in den Beglaubigungsbüchern händisch protokolliert. Seit 1. Jänner 2010 werden die Beglaubigungen nun im bundesweiten elektronischen Beglaubigungsregister der Justiz erfasst und beglaubigt, welches alle Vorteile einer EDV-Lösung bietet. Diese sind unter anderem Suchen nach Antragsteller, Auffinden der Fälle über Jahrzehnte hinweg, Auswertungen für statistische Zwecke, automatisierte Gebührenberechnungen und die Revisionsunterstützung. Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, die beglaubigten Urkunden im Urkundenarchiv der Justiz für eine allfällige Weiterverwendung einzustellen. So kann in einem Antrag an das Firmenbuch oder Grundbuch auf eine eingestellte Urkunde verwiesen werden. Benutzer dieser neuen IT-Anwendung sind die Kanzleikräftein 220 Bezirksgerichten.

Umfangreiche Vorteile
Die Vorteile für die BürgerInnen liegen in der Zeiteinsparung durch die zentrale Ablage der Dokumente auf andere Anwendungen wie Firmenbuch oder Grundbuch zugreifen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die BürgerInnen im Falle eines Verlusts beglaubigte Kopien ausstellen lassen können. Die Vorteile für die Justiz liegen in Zeiteinsparung durch den Wegfall mehrfacher Scanvorgänge und der händischen Dokumentation, durch erleichterte Auffi ndbarkeit und die Möglichkeit von Auswertungen und nicht zuletzt durch Platzeinsparung durch den Entfall der Ablage der Beglaubigungsbücher.

Das Bundesministerium für Justiz setzt gemeinsam mit dem Bundesrechenzentrum dieses Projekt um. Derzeit wird an einem Webportal gearbeitet, welches auch das Abrufen von Urkunden via Internet ermöglicht. »Mit der erfolgreichen Umsetzung des elektronischen Beglaubigungsregisters mit dem Bundesrechenzentrum konnte ein weiterer wichtiger Schritt zur Langzeitarchivierung und Verfügbarkeit von Urkunden erzielt werden, dessen Vorteile der Bevölkerung und der Justiz gleichermaßen zu Gute kommen. Im vergangenen Jahr wurden knapp 40.000 elektronische Beglaubigungen vorgenommen und rund 3.500 Urkunden in das Archiv eingestellt«, berichtet der Projektverantwortliche und CIO der Justiz Dr. Martin Schneider.

Shared Services
»Mit diesem Projekt kann das Justizministerium weitere Synergien durch die Wiederverwendung bestehender Services - sogenannter Shared-IT-Services – wie zum Beispiel das Justizarchiv nutzen. Das Bundesrechenzentrum kann mit dem Projekt das Justizministerium insofern unterstützen, als zum Thema Green IT die Beglaubigungsbücher wie auch der Platz für deren Lagerung entfallen, das Thema Security durch eine EDV-Lösung erreicht wird, damit auch die Datenqualität steigt und ein sinnvolles Controlling gemacht werden kann und einheitliche Prozesse bundesweit inder Justiz zu tragen kommen«, so DI Richard Schmid, zSPM, Umsetzungsverantwortlicher im Bundesrechenzentrum.


>> Das Projekt
Entsprechend den Vorgaben des Berufsrechts-Änderungsgesetzes 2010 wurde das bisher schriftlich und dezentral geführte Beglaubigungsregister der österreichischen Justiz auf automatisierte Datenverarbeitung umgestellt. Gerichtsbedienstete werden dadurch in die Lage versetzt, Daten von Parteien und Urkunden im Beglaubigungsverfahren elektronisch zu erfassen und zu verwalten. Für den Geschäftsprozess notwendige Protokolle können elektronisch archiviert und zu beglaubigende Urkunden in das Urkundenarchiv der Justiz eingestellt werden.