Der Arbeitsplatz als Service

Die Information Worker der kreativen Klasse – von den Zukunftsforschern Matthias Horx, Zukunftsinstitut, oder Achim Feige, brand:trust, kennen wir sie seit vielen Jahren, als trendige Skizzen einer Zukunft, die uns immer noch weit weg erscheint. Jetzt gibt es auch in Mitteleuropa die Technologie dazu. Die geo­grafische Betonung in dem Fall ist nicht unwesentlich – schließlich importieren wir hierzulande gerade Arbeitsweisen, wie sie im skandinavischen Norden schon seit einiger Zeit genutzt werden: Technologien aus dem Web-2.0-Umfeld werden zum Standard in der Kommunikation in professionellen Organisationen.

Effizienz und Wachstum
Der Information Worker ist ein mobiler, digitaler, bestausgebildeter, anspruchsvoller Mitarbeiter, der in vielen Branchen bereits drei Viertel der Belegschaft ausmacht, etwa in der Consulting-Dienstleistungsbranche, im Bildungsbereich oder am Gesundheitssektor. Die Vereinfachung der Leistungserbringung dieser Mitarbeiter ist der effektivste Hebel für Unternehmen, um kurzfristig und nachhaltig Kosten zu sparen und den Output zu erhöhen. Je effizienter und einfacher Menschen miteinander kommunizieren, desto eher werden Missverständnisse, Stillstands- und Suchzeiten verringert. Es geht darum, Informationssuche einfacher und schneller zu gestalten, eine teils überbordende E-Mail-Flut einzudämmen, unproduktive Reisezeiten abzuschaffen und planungsarme Meetings durch outputstarke Besprechungen (ob real oder virtuell ist nebensächlich) zu ersetzen.

Zudem organisieren sich immer mehr Unternehmen dezentral, sei es durch internationale Präsenz, durch ihre gewachsene Organisation, durch Firmengruppen und Konsortien oder durch Partnerverbünde. Die Arbeit für die Information Worker wird dadurch nicht leichter. Schließlich gilt es, mit immer mehr Kollegen an anderen Standorten oder anderen Zeitzonen zusammenzuarbeiten.

Funktion statt Position
Die Zusammenarbeit von modernen Mitarbeitern zu steigern – dazu gibt es in den wenigsten Unternehmen Tradition. Mit Produktivitätssteigerungen oder Kostensenkungsprogrammen haben Führungskräfte Erfahrung, mit dem Einsatz moderner, digitaler Technologie wird vielerorts erst experimentiert. Das beginnt bereits bei Fundamentalem. Im neuen »Future Office« geht es nicht mehr darum, welche Position in der unternehmensweiten Hierarchie jemand einnimmt, sondern welche Funktion er mittels welcher Arbeitsabläufe ausübt. Erst danach können diese effizient über Mitarbeiter‑, Abteilungs-, Unternehmens-, Landes- und Zeitgrenzen hinweg verbunden werden. Dezentral strukturierte Teams rücken dadurch näher zusammen – so können Produkte schneller entwickelt, Projekte einfacher abgewickelt und die Kommunikation mit Kunden leichter bewerkstelligt werden. Das Konzept des »Future Office« wurde bei Tieto global bereits im vergangenen Jahr umgesetzt: Das Unternehmen ersparte sich dadurch 25 Prozent aller Geschäftsreisen, was monetär mit rund 15 Millionen Euro auf der Plusseite zu Buche schlug und ökologisch mit 10.000.000 kg CO2-Emissionen.

Zukunftstrend
»Ein Klima des aktiven und kreativen Kommunizierens zu schaffen«, das sieht auch Trendforscher Matthias Horx als Credo der Zukunft. Dafür ist, so auch eine Untersuchung der Universität Köln, der Faktor »Wohlfühlen« entscheidend. Im Kampf um die besten Talente sind Unternehmen im 21. Jahrhundert mit anspruchsvollen Mitarbeitern aus der sogenannten »Playstationgeneration«, den »digital natives« (geb. nach 1980), konfrontiert. Und: Immer mehr Menschen werden sich immer mehr Informationen teilen.

Was heißt das konkret: Kanalübergreifende, endgeräteunabhängige Kommunikation: ein Zugang durch z.B. eine einzige Telefonnummer pro Mitarbeiter – das lästige »Festnetz oder Handy?« erübrigt sich dadurch. Zusammenarbeit unabhängig vom Aufenthaltsort durch gemeinsames Nutzen von Dokumenten, Präsenzstatus, virtuelle Meetingräume etc. Hoch performante Videokapazitäten schaffen persönliche Kontakte auf einem Niveau weit über Standardtelefonie. Professionelles Dokumentenmanagement sichert die Qualität gespeicherter Daten und vermeidet Reibungs- und Informationsverlust. Durch zentral verwaltete Daten und eine situations- und funktionsbezogene Verteilung von Information wird Aktualität für jeden Mitarbeiter sichergestellt.

Essentiell bei all dem ist die Tatsache, dass die Vision des »Future Office« nicht alleine auf der Kombination und dem Einsatz neuer, digitaler Technologien beruht, sondern wesentlicher Bestandteil einer neuen Unternehmenskultur ist. Aus der Sicht des Mitarbeiters ist »Future Office« die Evolution des Intranet, das zu einem echten Serviceangebot wird, das seine tägliche Arbeit erleichtert. Erstmalige steht nicht die Technik im Vordergrund, sondern die Informationsbedürfnisse des Mitarbeiters.

Für Unternehmen reduziert das »Future Office« den Administrationsaufwand und damit den Einsatz der Mittel und erhöht gleichzeitig Effektivität und Produktivität. Und das Beste: Tieto-Befragungen von Mitarbeitern in Finnland und Österreich, die bereits damit arbeiten, demonstrieren eine deutlich erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit.

Zum Autor
Thomas Hohenauer ist Managing Director Tieto Austria. Das Unternehmen mit skandinavischen Wurzeln zählt zu den größten IT-Dienstleistern in Europa.