»Keiner darf davon ausgenommen sein«

Social Collaboration kann positive Veränderungen in der Kommunikation eines Unternehmens bringen, aber ohne Spielregeln auch für das Management geht es nicht.

Das ist der Albtraum jedes Managers heutzutage? Wenn er auf eine seiner Fragen folgende Antwort bekommt: »Oh, hast du etwa die Info nicht bekommen? Komisch…«

Information und Kommunikation – das Duo zum Erfolg. Beherrscht man beides, ist man High Potential‚ »auf der Überholspur«, begnadeter Netzwerker oder auch einfach: ein erfolgreicher Manager. Beherrscht man sie nicht, ist man schnell am Abstellgleis. In der Neuen Welt des Arbeitens drängen neue Kommunikations-Tools förmlich auf den Markt. Aber werden dafür alte Kommunikationsmittel ersetzt, die stattdessen einfach nicht mehr genutzt werden? Mitnichten. Der Pool an verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten erweitert sich ständig. Ein schönes Beispiel dafür ist Fax. Altmodisch, unpraktisch – und immer noch in Verwendung.

Der Info-Overload und seine Auslöser

Ganz oben auf der Liste der Auslöser: Email. Wobei der Begriff »Broadcasting« manchmal viel treffender wäre. Denn was oft als Austausch zwischen zwei Personen beginnt, kann sich über Funktionen wie CC und BCC in kürzester Zeit zu enorm großen Verteilern entwickeln. Information, die niemand mehr wirklich verarbeiten kann.

Derartige Ineffizienzen gibt es viele. Sie alle anzuführen, würde mehr als nur eine Kolumne füllen. Viel spannender außerdem ist es doch, sich damit zu beschäftigen, wie man dieses Thema lösen kann.

Die Lösung: Kommunikation mit Regeln

Wenn Sie nun gleich lesen werden, dass ich Social-Collaboration-Tools für wirklich geeignet halte, viele unserer aktuellen Kommunikationsprobleme zu lösen, werden Sie – wenn überhaupt – maximal milde überrascht sein. Das ist jetzt nichts wirklich Neues. Der Trick jedoch ist, die Tools richtig einzusetzen. Denn weltweit werden bereits Collab Tools von rund 70 % der Unternehmen genützt. Jedoch nur mit einer mageren Erfolgsquote von 10 %. Einfach nur kaufen und den Mitarbeitern »überzustülpen« ist scheinbar zu wenig. Ein neues Tool führt noch lange nicht dazu, dass Mitarbeiter ihr Kommunikationsverhalten auch verändern. Der Anschaffung sollte auf jeden Fall eine Analyse der aktuellen Kommunikationskultur ebenso wie die Festlegung von Zielen, was konkret verbessert werden soll, vorangehen. Ein Überblick über die bestehende Systemlandschaft ist definitiv von Vorteil. Ein genauer Blick auf die Mitarbeiter kann auch nicht schaden. Wie viele Digital Natives gibt es, wie viele Digital Immigrants, welche anderen Gruppen? Das Collab Tool soll von allen akzeptiert und genutzt werden – was aber nur gelingt, wenn es die Bedürfnisse aller erfüllt. Wie aber sorgt man nun dafür, dass alle mitmachen, dass alle im Boot sind?

Mein Tipp ist: Schulen Sie nicht das Werkzeug, schulen Sie vielmehr, was der Mitarbeiter damit erreichen kann, und der Nutzen für den Einzelnen wird klar auf der Hand liegen.

Viele Collab Tools ermöglichen sowohl 1:n- als auch 1:1-Kommunikation. Stellen Sie also Regeln für die Nutzung auf! Oder würden Sie auf Facebook (1:n) genauso kommunizieren wie im Chat (1:1)? Diese Regeln müssen natürlich tunlichst von allen eingehalten werden, auch vom Top-Management. Keiner darf davon ausgenommen sein. Nutzt es der Boss nicht, nutze ich es auch nicht, auch wenn er (oder sie) noch so oft das Gegenteil predigt.
Social Collaboration kann also tatsächlich positive Veränderung in die Kommunikation eines Unternehmens bringen – aber ohne Spielregeln für alle geht es nicht.