Prozessautomation im Personalwesen: Service-Management verbessert HR-Abläufe

Gerade in Unternehmen mit wenigen hundert Mitarbeitern sind zahlreiche Abläufe des Personalwesens häufig nach wie vor papierbasiert: Das Einstellen eines neuen Kollegen, seine Ausstattung mit Equipment, Urlaubsanträge, Reisekosten, Fortbildungen – all das ist mit zahlreichen Formularen und Ausdrucken verbunden. Ein Service-Management, wie man es von IT-Abteilungen her kennt, kann diese Abläufe deutlich verschlanken und beschleunigen.

Ein Fachartikel von Fabian Henzler, Director Product Marketing bei Matrix42.

Jedesmal, wenn ein kleineres mittelständisches Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellen will, steht dem Verantwortlichen für das Personalwesen (Human Resources, HR) ein ausgewachsener Papierkrieg bevor: Er muss das gewünschte Profil des künftigen Kollegen im Gespräch mit dem Geschäftsführer oder Fachabteilungsleiter umreißen und für den internen Gebrauch schriftlich festhalten; dann muss er eine offizielle Version des Anforderungsprofils erstellen, um es an Personalvermittler und Jobbörsen herauszugeben. Bewerbungsunterlagen – selbst wenn sie per E-Mail als PDF-Anhang eintreffen – muss er ausdrucken und dem Verantwortlichen vorlegen. Und sobald man sich für einen Bewerber entschieden hat, steht die Erstellung einer Personalakte an.

Damit der oder die Neue von Beginn an ungehindert arbeiten kann, ist weiterer Schriftverkehr nötig: Mal ist ein zusätzlicher Schlüssel oder ein Mitarbeiterausweis zu ordern, mal sind es Büromöbel, Dienstkleidung, ein neues Smartphone, Notebook oder auch – etwa für den Außendienst – ein Firmenfahrzeug. All diese Abläufe gilt es im Blick zu behalten und zeitlich zu koordinieren. Schließlich will man vermeiden, dass der Neuzugang am ersten Arbeitstag zwar über einen Dienstwagen verfügt, ihm aber mangels Schlüssel oder Chipkarte der Zutritt zur unternehmenseigenen Tiefgarage verwehrt bleibt.

IT-Abteilung als Vorbild

Am einfachsten gestalten sich derlei Beschaffungsprozesse meist bei der IT-Ausstattung. Denn die IT-Abteilungen haben ihre Abläufe in aller Regel in den letzten Jahren auf ein softwaregestütztes Service-Management umgestellt. Mit einer entsprechenden Service-Managementlösung erfolgen sämtliche Veränderungen an der IT prozessbasiert und auf optimierte, standardisierte Weise – sei es die Beschaffung neuer Hard- und Software, das Aufspielen von Software-Updates, die Einrichtung eines E-Mail-Kontos für einen neuen Mitarbeiter – oder eben auch die Deaktivierung des Kontos, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt.

Was liegt also näher, als eine solche moderne Service-Managementlösung auch für andere Fachbereiche zu nutzen? Denn als Basis für die Abbildung automatisierter Abläufe dient hier eine sogenannte Workflow Engine – und für den Einsatz dieser Workflow Engine ist es unerheblich, ob der abzubildende Prozess einer aus dem Bereich IT ist, aus der Gebäudeverwaltung, dem Fuhrpark-Management oder eben dem Personalwesen.

HR-Prozesse bequem aufsetzen und verwalten

Für die Einrichtung und Ausgestaltung der jeweiligen Prozesse bieten fortschrittliche Lösungen dieser Art eine anwenderfreundliche, Web-basierte Benutzerschnittstelle. Dadurch kann ein Anwender den gewünschten Prozess mit wenigen Mausklicks zusammenstellen – ohne dafür eine aufwändige Schulung oder gar Programmierkenntnisse zu benötigen. Bei Veränderungsbedarf sind auch nachträgliche Anpassungen eines Prozesses jederzeit möglich, zum Beispiel wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet hat und dieser nun in den Abläufen mit zu berücksichtigen ist.

Mit einer modernen Service-Managementlösung gestaltet sich das Einstellen eines neuen Mitarbeiters dann wie folgt: Der Personalleiter hat ein Formular für Mitarbeiterprofile angelegt, das der jeweilige Vorgesetzte per Web-Browser einfach online ausfüllen kann. Die Angaben aus diesem Web-Formular – mit Ausnahme der als „intern“ markierten Details – speichert der Personalleiter als PDF ab und verschickt es per E-Mail an Jobbörsen und Personalvermittler.

Für jeden Bewerber legt er dann eine digitale Bewerberakte an. Schriftliche Dokumente speichert er dort als PDF, ebenso einfach ordnet er per E-Mail eingegangene Unterlagen zu. Für den Zugang zu den Bewerberakten hat er einen Workflow eingerichtet: Der Fachabteilungsleiter kann Bewerber als „zum persönlichen Gespräch einladen“ markieren, andere verwerfen. Beim Kandidaten, für den man sich entscheidet, wird die Bewerberakte in die Personalakte überführt, der Arbeitsvertrag liegt dann dort ebenfalls digital vor.

Online-Katalog für die Beschaffung

Je nach Fachbereich und Rolle des neuen Kollegen kann der Personalleiter – stets per Self-Service aus dem übersichtlichem Online-Katalog der Service-Managementlösung – nun das erforderliche Equipment bestellen bzw. dessen Beschaffung anordnen: im Fall eines Außendienstmitarbeiters eben all die genannten Puzzlesteine wie Mitarbeiterausweis, den neuen Bürostuhl, ein Smartphone, Notebook und den Firmenwagen. Das Elegante an diesem Ansatz: Da die IT die gleiche Service-Managementlösung im Einsatz hat, nutzt sie nun die identische Prozessbasis und das einheitliche Software-Interface, um das Smartphone und Notebook zuzuordnen und zu konfigurieren. Über den Status der Beschaffung gibt die Lösung per Fortschrittsbalken Auskunft, sodass alle Beteiligten den Status jederzeit einsehen und Verzögerungen frühzeitig erkennen können. So findet der neue Kollege am ersten Tag das gesamte benötigte Equipment vor und ist sofort arbeitsfähig.

Ein zusätzlicher Nutzen: Neben der Personalakquise lassen sich unterschiedlichste weitere Abläufe des Personalwesens ebenso einfach einrichten. Urlaubsanträge kann ein Mitarbeiter nun bequem per Web-Browser am Arbeitsplatz ausfüllen; sie werden automatisch zur Genehmigung an den zuständigen Vorgesetzen geleitet, der sie per Mausklick annehmen oder ablehnen kann. Ebenso zügig sind Reisekosten erfasst oder Fortbildungen beantragt und genehmigt. Selbst die Organisation der alljährlichen Weihnachtsfeier – „Was war da nochmal alles zu bestellen und zu organisieren?“ – lässt sich als einheitlicher Prozess hinterlegen und dann routiniert abarbeiten.

Zeitgewinn durch Automation

Eine moderne Service-Managementlösung wie zum Beispiel Matrix42 Service Management – in den IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen in jahrelangem Einsatz bewährt – bietet auch anderen Abteilungen eine ausgereifte Basis, um Prozesse und Abläufe auf einfache Weise selbst einzurichten, zu automatisieren und damit zu beschleunigen. Dank der hinterlegten Workflows sinkt die Fehleranfälligkeit: Es ist kaum mehr möglich, einen Arbeitsschritt oder Aspekt zu vergessen. Und die Abläufe IT-gestützt einfacher und schneller abgewickelt werden, kann der Personalleiter statt für Papierkram mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge wie Mitarbeitergespräche und Fortbildungsinititativen aufwenden.

Über den Autor: Fabian Henzler

Als Senior Product Manager ist Fabian Henzler für die strategische und operative Entwicklung der Bereiche Workspace Management und Matrix42 Marketplace verantwortlich. Er greift auf viele Jahre Erfahrung im Produktmanagement, im Vertrieb und im Marketing zurück. Bevor er 2014 bei Matrix42 startete, war er in mehreren Positionen, zuletzt als Head of Product Management, bei Consulting4IT tätig gewesen, davor bei Cynaps Pro und bei Softbroker.