6 Tipps für Onboarding-Prozesse: Oft vernachlässigt, aber extrem wichtig

Onboarding-Prozesse: Ist der Einstieg in den neuen Job nicht gut vorbereitet, kann Motivation rasch zur Demotivation werden. (Hinweis: Bezeichnungen von allgemeinen Personengruppen in diesem Text beziehen sich auch auf Männer. Die sind mitgemeint.)

Bis eine neue Mitarbeiterin an Bord kommt, gab es vorher bereits viele Schritte: Es erfolgten unter anderem eine Ausschreibung und ein aufwendiger Suchprozess. Ist dann endlich die neue Mitarbeiterin da, besteht die Gefahr, dass diese wieder nach kurzer Zeit kündigt – und alles beginnt von vorne.

Die Hintergründe für eine Kündigung sehe ich oft darin, dass die ersten Tage als neue Mitarbeiterin zwar von Neugierde und Motivation geprägt sind, aber auch von großer Unsicherheit und Orientierungslosigkeit. Ist der Einstieg in den neuen Job nicht gut vorbereitet, kann die Motivation rasch zur Demotivation werden. Hinzu kommt, dass diese Mitarbeiterin oft mehrere Bewerbungsgespräche geführt hat und vielleicht just in dieser unsicheren ersten Phase ein weiteres Angebot erhält. Fühlt sie sich im Unternehmen nicht wohl, fällt der Ausstieg leicht.

Möchte man eine Wunschkandidatin auch behalten, sind folgende Punkte wichtig:

1. Die neue Kollegin benötigt einen Arbeitsplatz, alle relevanten Zugänge zu Mail, Intranet etc., und Arbeitsmaterial (Computer, Telefon, Login, ...). Am ersten Tag sollte eine Vorstellungsrunde gemacht werden, um Kolleginnen und deren Arbeitsbereiche kennen zu lernen.

2. Gibt es bereits ein Mitarbeiterinnenhandbuch, dann sollte das mit der neuen Kollegin durchbesprochen werden. Falls es so einen Leitfaden nicht gibt, ist es sinnvoll, zumindest eine Telefonliste und die wichtigsten Basisinformationen zusammenzustellen.

3. Übernimmt die neue Kollegin den Job einer Vorgängerin, sollte eine geregelte Übergabe besprochen werden.

4. Des Weiteren hat sich das Mentorinnensystem als sehr erfolgreich erwiesen. Dabei nimmt eine Mitarbeiterin, die sich gerne um neue oder junge Kolleginnen kümmert, diese für eine vorgegebene Zeit (3 bis 12 Monate) je nach Einarbeitungsdauer unter ihre Fittiche und steht für Fragen und Feedback zur Verfügung.

5. Idealerweise gibt es für jede Stelle einen Einarbeitungsplan, der individuell auf die Kenntnisse abgestimmt wird. In der Einarbeitungsphase sollte sich die Vorgesetzte Zeit für Gespräche nehmen und Fortschritte besprechen.

Fazit: Auch wenn ein Onboarding-Prozess viel Zeit kostet, sind der Aufwand und die Kosten im Vergleich zu einer erneuten Suche wesentlich geringer. Das sollten sich Unternehmen auch bei knappen Zeitressourcen immer vor Augen führen.