Hauptbahnhof Special: »Keine Entscheidungen ohne Information«

Report: Wie wichtig ist bei einem Großprojekt wie dem Hauptbahnhof in Wien eine strukturierte und nachvollziehbare Projektdokumentation?

Georg Pleva: Die größten Herausforderungen liegen in diesem Großprojekt in der Komplexität und im extrem engen Terminkorsett. Auch aufgrund der vielen an der Umsetzung beteiligten Unternehmen ist eine transparente und vollständige Dokumentation unbedingt erforderlich. Sie dient sowohl als Basis für ein effizientes Projektmanagement und eine reibungslose Abwicklung als auch als Nachschlagewerk zur Klärung möglicher Unstimmigkeiten.

Report: Wie kann Sie eine internetbasierte Projektplattform bei diesen Aufgaben unterstützen?

Pleva: Bauprojekte sind von drei Risiken geprägt: Zeit, Kosten und Qualität. Oder anders formuliert: Wichtige Entscheidungen müssen schnell und richtig getroffen werden. Das ist an sich nichts Neues, nur ist es heutzutage oft schwieriger, die richtigen Informationen als Entscheidungsgrundlage sofort parat zu haben. Die Informationsflut, die täglich über uns hereinbricht, ist eine große Herausforderung für jeden und ein wahrer Zeitfresser. Daher müssen alle Kommunikationsvorgänge im Projekt kanalisiert werden, und es muss möglich sein, die dazugehörenden Informationen und Dokumente ohne großen Aufwand zu finden. Dies zu unterstützen, sehe ich primär als wichtigste Aufgabe und sinnvolles Einsatzgebiet von Projektplattformen.

Report: Für eine lückenlose Dokumentation müssen alle ARGE-Partner dieselbe Dokumentationsplattform verwenden. Wie schwierig ist es, eine Lösung für alle ARGE-Partner zu finden?

Pleva: Das ist tatsächlich nicht einfach. Es gab natürlich eine Evaluierung verschiedenster Lösungen. Wir hatten verschiedene Systeme zur Auswahl. Schlussendlich haben wir uns aber für die Plattform think project! entschieden. Damit kommt die Projektplattform sozusagen von einem neutralen Dritten. Auf diese Weise verschaffen wir uns eine »sachliche Zone« ohne Interessenkonflikte. Wir können uns nun auf das Projekt Hauptbahnhof konzentrieren und überlassen den gesamten Service rund um die Projektplattform für die nächsten Jahre dem think-project!-Team.

Report: Welche Prozesse bilden Sie auf der Projektplattform ab?

Pleva: Im ersten Schritt haben wir die Verwaltung des Posteingangs komplett digitalisiert und zentralisiert. Um die enorme Flut an E-Mails, aber auch die zahlreichen konventionellen Briefe von externen Projektpartnern nachvollziehbar zu halten, wird alles über einen zentralen Posteingang verwaltet. Dort wird die eingehende Korrespondenz qualifiziert und anschließend über die Plattform an die entsprechenden Personen weitergeleitet und strukturiert abgelegt.

Report: Welchen konkreten Vorteil sehen Sie darin?

Pleva: Durch den zentralisierten Eingang aller Korrespondenz sparen wir uns sehr viel Zeit. Zu 80 Prozent füllt das Sekretariat die Ablage, in der uns alles übersichtlich zur Verfügung steht und die später langfristig archiviert werden kann. Selbstverständlich laufen E-Mails auch direkt bei Projektmitgliedern ein. Diese werden dann ebenfalls zentral abgelegt. Das Team auf der Baustelle ist optimal bedient und kann sich auf die tägliche Arbeit konzentrieren.
Als nächsten Schritt werden wir die Stellen optimieren, an denen Listen mehrfach geführt werden, zum Beispiel beim Planmanagement, bei Berichten und Prüfprotokollen.

Report: Sie erwähnten bereits das Thema Archivierung. Die Projektdauer beträgt sechs Jahre. Was geschieht mit den Daten am Ende dieses Großprojekts?

Pleva: Wie wir nach Projektende mit den Daten umgehen, ist ein sehr wichtiger Punkt. Wir werden das think-project!-Archiv nutzen. Mit dieser Archivlizenz sind alle gesammelten Informationen und
E-Mails einschließlich aller Anhänge physisch in unserem Besitz. So haben wir keinen Informationsverlust. Alle Dateien werden an uns übergeben und die gewohnte Plattform-Oberfläche steht uns ebenfalls in der Archivversion zur Verfügung. Funktionen, die im Live-Betrieb möglich waren, können weiterhin genutzt werden.

Meiner Meinung nach wäre es geradezu unverantwortlich, Informationen, die sechs Jahre gesammelt und sauber dokumentiert wurden, in normale Windows-Explorer-Ordner zu «schütten». Aus meiner Sicht können Gewährleistungsfristen und Projektnachbereitungen nur mit einem vollständigen und gut strukturierten Archiv tatsächlich erfüllt werden.