Das liebe Papier

Elektronische Rechnungen gewinnen in Österreich nur langsam an Akzeptanz. Das ergab eine Studie des Marktforschungsinstituts AddValue im Auftrag des Rechnungslogistikers Itella Information. Demnach verschicken 94 Prozent der befragten Unternehmen heute noch Papierrechnungen und 46 Prozent erwarten, auch in zwei bis drei Jahren sogar ausschließlich Papierrechnungen zu verschicken. Damit rangiert Österreich in Europa im unteren Mittelfeld, was die Akzeptanz elektronischer Rechnungen anbelangt. So erwarten im Vergleich nur elf Prozent der Unternehmen in Finnland und ein Viertel der britischen Unternehmen reine Papierprozesse in der nahen Zukunft, jedoch 48 Prozent der Deutschen. Viele oder zumindest hauptsächlich elektronische Rechnungen zu verschicken, erwartet in den nächsten Jahren nur jedes sechste österreichische Unternehmen. Nur sechs Prozent der Unternehmen in Österreich versenden schon heute vollelektronische Rechnungen. Jedoch setzen interessanter Weise bereits 47 Prozent der Unternehmen in Österreich auf den Kanal „E-Mail“ zum Versand ihrer Rechnungen.

Die Zurückhaltung österreichischer Unternehmen beim Thema elektronische Rechnungen rührt vornehmlich von einer skeptischen Grundeinstellung dem Thema gegenüber sowie falschen Informationen her. Unsere Erfahrung zeigt, dass häufig Unklarheit darüber herrscht, was die unterschiedlichen Parteien, also Unternehmen auf der einen Seite und offiziellen Behörden auf der anderen Seite, leisten müssen. Auch spielt die Tatsache, dass Papierrechnungen oft noch weitere Dokumente, wie Werbeschreiben oder Preisinformationen beiliegen, eine entscheidende Rolle.

Um die Anwenderlandschaft zur Nutzung zu bewegen, sollten die Kosten- und Zeitersparnisse der elektronischen Rechnungen immer wieder betont werden. Auch, dass die Implementierung von E-Rechnungen kein aufwendiges Projekt ist, ist ein entscheidendes Argument. Technisch ausgereifte Lösungen verlangen keine großen Investitionen in Software, Hardware, oder Upgrades. Das Wissen um diese einfach zu implementierenden Lösungen ist jedoch in vielen Unternehmen noch nicht vorhanden.

Die Gründe für das Aufsetzen eines E-Invoicing-Projekts liegen oft in dem Wunsch, Ressourcen, sprich Kosten und Arbeitszeit, einzusparen – oft sind es aber auch Anforderungen von Kunden oder Lieferanten. In vielen nordeuropäischen Staaten beispielsweise verlangen offizielle Behörden elektronische Rechnungen. Will man als Unternehmen also etwas an diese staatlichen Einrichtungen verkaufen, muss man E-Rechnungen einsetzen. Generell bedeutet die elektronische Übertragung weniger Fehler durch manuelle Eingriffe, schnellerer (Freigabe-)Umlauf der Rechnungen im Unternehmen, beschleunigter Cash-Flow und weniger CO2-Emmissionen.

Zum Unternehmen
Itella Information optimiert und automatisiert dokumentenbasierten Informationsaustausch mit Kunden und Lieferanten in Bereichen wie Rechnungsprozesse, Financial Supply Chain oder Dokumentenprozesse.