Smarte Arbeitswelt

Sie kennen die Situation sicher: In zwei Stunden ist die Deadline für einen Vortrag, eine Powerpointpräsentation oder die Übergabe einer umfassenden Faktura. Die Arbeit ist fast erledigt – was fehlt, ist der letzte Check. Es braucht Konzentration und Ruhe, aber genau daran mangelt es. Im Büro wird telefoniert, Kollegen plaudern, Drucker arbeiten und ständig läutet ein anderes Medium. In nahezu jedem Büro sind Mitarbeiter mit dieser Situation konfrontiert. Die Zusammenlegung einzelner Teams hilft nicht immer. Isolierte Arbeitsverhältnisse sind auch keine Lösung. Bei dieser Disharmonie muss es aber nicht bleiben. Abhilfe verspricht das »Smarter Working Office« von Plantronics, Spezialist für Kommunikationslösungen. Die Bausteine dafür sind innovative Infrastruktur- und Technologieelemente sowie Änderungen in der Jobstruktur.

>> Acoustic Engineering im Office <<

Ziel des Projekts Smarter Working Office ist ein Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeiter wohl fühlen und produktiver arbeiten. Auf Basis einer Studie zu den Bedürfnissen der Belegschaft hat das Unternehmen gemeinsam mit Leesman, einem Strategen für Arbeitsraum und -design, eine Büroumgebung geschaffen, die mit unterschiedlichen Räumlichkeiten für jeden Arbeitstyp das passende Design bietet. »Unsere Arbeitsbereiche sind in vier Zonen aufgeteilt: Concentrate für fokussiertes, individuelles Arbeiten, Collaborate für anregende Gruppensessions, Contemplate, um die Batterien aufzuladen, sowie Communicate für die virtuelle oder Face-to-face-Zusammenarbeit«, berichtet Philip Vanhoutte, Senior Vice President und Managing Director EMEA. Dazu werden schalldichte Wände und Decken, Besprechungskabinen sowie Mobiliar wie Raumteiler und Sitzecken, die speziell für Schallabsorption ausgelegt sind, montiert. »Die Coucheinheiten sind nicht nur da, weil sie hübsch aussehen. Sie agieren als Schilder. Die Raumdecken absorbieren 85 Prozent des Schalls. Sie bestehen aus einem speziellen Material, das auch in Soundräumen eingesetzt wird«, informiert der Plantronics-Manager. Viele Unternehmen vernachlässigen Vanhoutte zufolge Lärmprävention oder haben die Effekte noch nicht durchgerechnet. Wer seine Räume nicht umbaut, dem bieten sich innovative Technologielösungen.

>> Acoustic Intelligence <<

»Das traditionelle Arbeitsumfeld verändert sich zunehmend«, ist Philip Vanhoutte überzeugt. Tools sind gefragt, die auf die Bedürfnisse des Mitarbeiters abgestimmt sind, die produktivitätssteigernd wirken und die Kommunikation verbessern. In der Sprache von Plantronics bedeutet das Acoustic Intelligence. Innovative Headsets sind eine vielversprechende Lösung für die Unternehmenskommunikation. Sie können auch in gängige Unified- Communications-Anwendungen integriert werden. Nicht zu unterschätzen ist die Optimierung der Stimme. Dazu greift Plantronics auf Studiendaten der TU Berlin zu Audiokommunikation zurück. Im Zentrum stehen Überlegungen zur Sprachverständlichkeit, zur Klangqualität sowie zur Bedeutung von Stimmschulung für erfolgreiche Geschäftskommunikation. In der Stimmschulung gibt es für Vanhoutte noch viel Kapazität. »Für eine kräftige Stimme muss viel Luft in den Lungen sein. Dazu muss man aufstehen und herumgehen. Dann erfolgt das Telefonat aktiver und überzeugender.«

>> Flexibler Arbeitsalltag <<

»Seit Jahrzehnten kommen Mitarbeiter ins Büro und verrichten ihre Arbeit von 9 bis 17 Uhr. Wenige haben darüber nachgedacht, wo sie am besten arbeiten.« Diesem Manko tritt Plantronics mit dem Smarter Working Office ebenfalls entgegen. »40 Prozent unserer Mitarbeiter verfügen über Working Arrangements. Natürlich kommt dafür nicht jede Tätigkeit infrage.« Mit dem Programm LISA (Location Independency Suitable Analysis) wird zuerst die Eignung des Jobs für flexible Arbeit geprüft, danach analysiert das Unternehmen die Psychologie des Mitarbeiters. »Nicht jeder kann von zu Hause aus arbeiten. Für mich wäre das die Hölle«, lächelt Vanhoutte. »Ich brauche den Kontakt zu Menschen, das gibt mir Kraft. Ich spreche mit Körper, Händen und Gesicht. Arbeit von zu Hause aus reduziert das.«

>> Mehr Engagement und Motivation <<

Interaktives E-Learning soll sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit dem richtigen Wissen, den notwendigen Ressourcen und dem Bewusstsein ausgestattet sind, von überall erfolgreich tätig zu sein. Ein Verfügbarkeitsstatus der Mitarbeiter für Kollegen, Kunden und Geschäftspartner vermeidet personelles Chaos. »Die neue Arbeitsstruktur kommt bei unserer Belegschaft sehr gut an«, fasst Vanhoutte zusammen. Mit dem Konzept Smarter Working Office hat Plantronics die Fläche seiner Firmengebäude auf ein Drittel reduziert. Ein weiteres Plus ist das höhere Engagement der Mitarbeiter. »Wer sich Arbeitszeit und -ort frei einteilen darf, ist motivierter und engagierter. Ich erhalte oft Mails um Mitternacht. Da haben die Mitarbeiter Ruhe und können konzentrierter arbeiten.« Die Form des mobilen Dienstnehmers muss laut Vanhoutte massiv an Wertschätzung gewinnen. Denn: Bis 2013 steigt die Zahl der Mobile Workers um über 50 Prozent auf 129,5 Millionen. »Mitarbeiter sind keine Maschinen. Sie wissen selber, von wo sie am besten arbeiten. Ich beobachte das an mir. Kreativ bin ich beispielsweise am Morgen unter der Dusche oder bei einer Fahrradfahrt. Kein PC lenkt ab, keine Zeitung. Vor Besprechungen findet man mich oft auf dem Rad«, erzählt er. »Ich bin fasziniert und überzeugt von dieser neuen Arbeitswelt. Je nach Situation nutze ich Smartphone, Headset oder iPad.« Seine Assistentin profitiert ebenfalls von den flexibleren Arbeitszeiten. »Ich benötige sie in den Morgen- und Abendstunden. Dazwischen steht es ihr frei, private Tätigkeiten auszuführen. Sie muss aber telefonisch erreichbar bleiben«, schränkt Vanhoutte ein. »Neue Technologien schaffen neue Freiheiten, aber auch neue Herausforderungen. Und damit müssen Mitarbeiter erst umgehen lernen«, blickt er in eine smartere Zukunft.