Akzeptanz für IT

Report: Sie beschäftigen sich bereits seit Monaten mit »SharePoint 2010«. Was ist das Besondere an der Plattformlösung?
Christian Ekhart: Die IT-Abteilungen hatten mit SharePoint bislang Intranetlösungen gebaut, die zwar Dokumentenverwaltung unterstützten – aber nicht in einem besonders großen Ausmaß. Das Problem dabei: Oft waren Techniker am Werk, die von Nutzererfahrung wenig Ahnung hatten. Mit Version 2010 hat Microsoft nun das Dokumentenmanagement und das professionelle Arbeiten mit Akten verstärkt. Durch hierarchische Zuordnungsstrukturen und »Managed Metadata« sind bessere Klassifizierungen von Dokumenten möglich. Hinzugekommen ist aber auch eine externe Komponente, das Portal Publishing für Webportale. Ein einziges System bildet nun Informationsmanagement und Dokumentenverwaltung intern und extern ab. Auch die Usability-Experten der Internetportale können ihr Wissen nun für attraktive interne Mitarbeiter- und Partnerportale einsetzen.
Wir haben es mit der Umsetzung unserer eigenen Website, die bisher mit unserem Content-Mangement-System betrieben wurde, selbst ausprobiert und sind absolut glücklich damit. Auch im Design ließ sich das System gut anpassen, sodass wir uns auch vom typischen Aussehen einer SharePoint-Lösung entfernen konnten.

Report: Mitunter scheitern Portallösungen aber an der Akzeptanz durch die Nutzer. Wo liegen in der Regel die Missverständnisse zwischen den IT-Dienstleistern und den Kunden?
Ekhart: Projekte wie eben Portale oder Informationsmanagement sollten nicht ausschließlich IT-Technikern überlassen werden. Denn ein SharePoint-Projekt ist keine reine IT-Lösung. Ein wirklich erfolgreiches Projekt geht über die Grundfunktionen, die ein Programm oder ein Portal erfüllt, aber auch über die reine Nutzerfreundlichkeit hinaus. Die besten Lösungen begeistern die Anwender so sehr, dass ein »Joy of use« erreicht wird – der berühmte Apple-Effekt. Wenn es Spaß macht, damit zu arbeiten, sind Change-Prozesse optimal durchführbar – bei voller Benutzerakzeptanz.
Wichtig dabei ist nicht nur das schöne Aussehen der Benutzeroberfläche, sondern auch das Verständnis des Anwenders, wofür einzelne Prozessschritte in einem Formular etwa überhaupt notwendig sind. Dazu gehört auch, die Dinge auch so zu benennen, dass sie allen Nutzern intuitiv verständlich sind. SharePoint 2010 integriert die Microsoft-Office-Welt auf jeden Fall noch intensiver. Gibt ein User beispielsweise die Daten zu Gesprächsteilnehmern in einem Formular ein, wird dies automatisch von SharePoint übernommen. In einem weiteren Bereich, der Suchfunktion, wird wiederum auf die Schwarmintelligenz der User gesetzt. Dabei werden dem User ähnliche Suchergebnisse angezeigt, die auf verwandte Inhalte hinweisen. Bereits in der Planungsphase von Projekten ist es wichtig, über Prozesse bis hin zu einzelnen Buttons und Eingabefeldern mit den Fachbereichen zu sprechen. Eine visuelle Konzeption ist dabei unbedingt nötig. Die Nutzer müssen sich von den Oberflächen bereits im Vorfeld ein Bild machen können. Steht dagegen einmal das Gebäude, sind Veränderungen nur noch mit dem Vorschlaghammer möglich. Und das wird meistens teuer.

Das Unternehmen
icomedias ist spezialisiert auf digitale Geschäftsprozesse für elektronische Akten und Sitzungen im öffentlichen Bereich und hat bereits eine große Anzahl von Web- und Intranetprojekten erfolgreich umgesetzt. Mehr unter www.icomedias.com