Auf Achse

Das Jahr 2009 möchte Hanno Kirsch nicht mehr erleben. »Erinnern Sie mich nicht daran«, sagt der Präsident der Austrian Business Travel Association (ABTA) heute. Im Zuge der Finanzkrise war das Segment Geschäftsreisen um 27 % eingebrochen. »Einen solchen Einschnitt hatten wir 20 Jahre nicht erlebt und wir brauchten drei Jahre, um wieder auf Vorkrisenniveau zu gelangen«, erzählt Kirsch.

Inzwischen bewegen sich die Anzahl der verkauften Flugtickets und die Umsätze wieder in etwa auf dem früheren Niveau. Nur 6 % von rund 300 Travel Managern in österreichischen Betrieben, die im Rahmen einer Studie befragt wurden, erwarten für 2012 einen Rückgang der Reisetätigkeit. 63 % gehen von gleichbleibender Intensität aus, 29 % rechnen sogar mit einer Steigerung.

>> Billigflüge bevorzugt <<

Reisen werden nach wie vor als Bestandteil erfolgreicher Geschäftsbeziehungen gesehen. Wie früher ist jedoch nichts mehr. Die Krise hat zu einer empfindlichen Straffung des Kostenmanagements geführt. Selbst in den Chefetagen gilt inzwischen die Vorgabe, für Flüge nur noch Economy-Class zu buchen, zumindest auf Kurzstrecken. »In Europa ist die Business Class de facto abgeschafft. Auf Intercontinental-Flügen hat inzwischen wieder ein Umdenken eingesetzt: Wer zehn oder zwölf Stunden zu wichtigen Verhandlungen fliegt, soll dort auch ausgeruht ankommen«, erklärt Kirsch.

Jedes zweite Unternehmen bevorzugt Angebote von Billigfluglinien. »Gesucht wird der günstigste Anbieter für eine bestimmte Strecke in einem passenden Zeitfenster. Das geht sehr emotionslos und richtet sich nur nach dem Preis«, so der ABTA-Präsident. Geschäftstermine werden zudem so angesetzt, dass sich der Abendflieger noch ausgeht und keine Nächtigung anfällt.
Manche Unternehmen übertreiben es mitunter: Mitarbeiter in der österreichischen Niederlassung eines Schweizer Maschinenbauzulieferers fliegen zu Meetings in der Konzernzentrale nicht mehr mit Lufthansa direkt von Wien nach Basel, sondern mit Air Berlin nach Zürich. Die restliche Strecke wird mit dem Zug zurückgelegt. Kostensenkung geht vor Komfort und Zeitersparnis.

>> Optimierungspotenzial <<

Weniger kostenbewusst agieren die Unternehmen bei der internen Abwicklung. »Das läuft manchmal noch holprig. Die Reisekostenabrechnung erfolgt manuell und wird erst dann elektronisch erfasst – das geht alles eleganter«, erkennt Kirsch hier noch Optimierungspotenzial. Denn die Kos­ten für den administrativen Aufwand betragen im Schnitt zwischen 30 und 80 Euro, bei 1.000 Dienstreisen pro Jahr kommt so eine beträchtliche Summe zusammen.

Professionelle »Travel Assistants«, die Geschäftsreisen in einem Unternehmen organisieren, sind eher die Ausnahme. In der Regel wird diese Aufgabe von der Assistentin der Geschäftsleitung »nebenbei« erledigt. In manchen Firmen übernehmen die reisenden Mitarbeiter sogar selbst die Planung. Die meisten dieser »unmanaged« getätigten Buchungen erfolgen zu teureren Konditionen. Nur vier von zehn Firmen buchen über ein elektronisches Tool oder nutzen einschlägige Online-Portale. Kompliziertere Reisen von mehreren Personen mit Hotelbuchungen und Mietwagen werden dagegen gerne an ein Reisebüro delegiert. Einige Unternehmen haben eigene Tarife mit Autovermietungen und Hotels vereinbart und nutzen die Bonussysteme der Airlines. »Seit 2009 wird beim Einkauf von Reiseleistungen schärfer verhandelt«, bestätigt Christoph Crepaz, Director Marketing & Sales der Falkensteiner Michaeler Tourism Group. »Wir haben uns jedoch auf diese Situation eingestellt und punkten im Angebot für Geschäftsreisende mit einem Extra an Service. Hier machen es oft kleine Details aus, die unsere Firmenkunden zu schätzen wissen – wie beispielsweise die eigene Espressomaschine inklusive gratis Kaffee am Zimmer.«

Die Gefahr, dass künftig Telefon- oder Videokonferenzen die Business-Trips ersetzen könnten, sieht Verbandspräsident Kirsch nicht. Zwar setzen schon viele Unternehmen die neuen Technologien (82 % Telefonkonferenzen, 48 % Videokonferenzen) ein, allerdings vornehmlich für firmeninterne Besprechungen. Gerade zur Anbahnung und Pflege von Kundenbeziehungen ist der persönliche Kontakt nach wie vor unerlässlich.

Trotz trüber Konjunkturprognosen stellt sich die Branche heuer auf ein stabiles Wachstum von 5 bis 10 % ein. Die traditionell starken Monate für Geschäftsreisen September bis November sichern ein gutes Ergebnis. Für kommende Jahr will aber niemand eine Vorhersage wagen. »Bestimmte Märkte wird die Krise sicher stärker treffen als andere. Hier haben wir schon in der Vergangenheit gezeigt, dass wir in der Vermarktung auch regional flexibel genug sind, um Verluste aus einzelnen Quellmärkten wie zum Beispiel Italien zu kompensieren«, bleibt Falkensteiner-Manager Crepaz optimistisch. Die Hotelgruppe eröffnet demnächst in Belgrad ein neues City-Hotel, ein weiteres folgt im Frühjahr in Wien-Margareten.

Egencia, nach eigenen Angaben das fünft­größte Travel-Management-Unternehmen der Welt, prognostiziert basierend auf einer aktuellen Marktanalyse für 2013 steigende Ticket- und Hotel-Tagespreise für die Topziele von Geschäftsreisenden in Europa, Nordamerika und Asien. Erneute Beschränkungen der Reiseintensität sind gut möglich.

Hans-Henning Romberg, Geschäftsführer der German Business Aviation Association (GBAA), sieht indessen einen neuen Trend, der langsam auch in Europa Interessenten findet. »Das Fliegen mit Airlines wird zunehmend unangenehmer und zeitaufwendiger«, so Romberg. Um flexibler zu sein, würden inzwischen nicht nur betuchte Fluggäste Reisen im Privatjet bevorzugen. Erschwinglich wird der Flug durch Billiganbieter, die auf den üblichen Luxus und First-Class-Betreuung gänzlich verzichten.

Ein anderes Konzept sorgt in den USA bereits für starke Nachfrage: Je mehr Mitflieger per Internet angeworben werden, desto günstiger wird der Flug für den Erstbuchenden. Werden alle Plätze verkauft, fliegt er sogar gratis. 

Steuern & Kosten:

Bei Geschäftsreisen sind Fahrtkosten, Kilometergelder, Tagesgelder und Aufwendungen für die Nächtigung als Betriebsausgabe absetzbar. Zu den Fahrtkosten zählen Aufwendungen für Bahn, Bus, Taxi, U-Bahn, Flugzeug etc. Ein Kraftfahrzeug ist dem Betriebsvermögen nur zuzurechnen, wenn es dauernd zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke eingesetzt wird. Voraussetzung für die Geltendmachung von Kilometergeld ist, dass für jede betriebliche Fahrt ein Fahrtenbuch geführt wird.

Das Tagesgeld beträgt maximal 26,40 Euro. Bei Auslandsreisen gelten für den Mehraufwand der Verpflegung für jedes Land unterschiedliche Höchstsätze. Macht ein Unternehmer die pauschalen Reisekostensätze geltend, kann er die darin enthaltene Umsatzsteuer von 10 % als Vorsteuer abziehen. Bei Auslandsreisen ist das nicht möglich. Bei Fahrkosten kann die Vorsteuer nur von den Kosten laut Rechnung abgezogen werden, nicht aber vom Kilometergeld.

Ein altes Konfliktthema ist die private Nutzung von geschäftlich erworbenen Bonusmeilen. Dies stellt einen geldwerten Vorteil da – ähnlich einem Dienstwagen – und muss versteuert werden. Der Verwaltungsgerichtshof stellte dazu 2010 in einem Erkenntnis klar: Es fällt keine Lohnsteuer und Lohnnebenkosten, sondern nur Einkommenssteuer an, die im Zuge der Veranlagung durch den Dienstnehmer erfasst werden muss. Allerdings erst, wenn die Bonusmeilen tatsächlich eingelöst werden, und nur, wenn die Ersparnis die Steuerfreigrenze übersteigt. Die Sozialversicherungspflicht ist noch nicht abschließend geklärt. Die Frage ist jedenfalls nur dann relevant, wenn der Dienstnehmer mit dem Bezug die Höchstbeitragsgrundlage überschreitet.