»Das papierlose Amt wird es nie geben«

Gäbe es die berüchtigte Pisa-Studie unter den Gemeinden – die kommunalen Verwaltungen wären Europameister. Eine von der Donauuniversität Krems durchgeführte Studie hat im Auftrag von Bundeskanzleramt und Gemeindebund erforscht, was Österreichs Gemeinden von E-Government halten. Das Ergebnis stimmt Helmut Mödlhammer zuversichtlich: Beinahe alle der 2.358 Kommunen sind bereits mit Services im Internet vertreten. »Die heimischen Gemeinden haben ihre Hausaufgaben in den letzten Jahren gemacht«, ist der Gemeindebund-Präsident mit seinen Schützlingen zufrieden.

Dennoch stellte die Studie auch Defizite fest. 2008 verfügen zwar nahezu alle Gemeinden über einen eigenen Internetauftritt, dieser ist jedoch erst bei der Hälfte barrierefrei gestaltet. »Ein kleines Manko«, räumt Mödlhammer ein. »Aber eines, das wir in den kommenden Jahren beseitigen werden.« Geht es nach dem Gesetzgeber, dürfte dieses Manko eigentlich gar nicht mehr bestehen. Dem E-Government-Gesetz zufolge müssen behördliche Internetauftritte seit Anfang 2008 barrierefrei sein. Nimmt man das heimische Behindertengleichstellungsgesetz ernst, sollten diese Webseiten sogar bereits seit 2006 auch für User mit eingeschränkten Möglichkeiten ohne Barrieren zugänglich sein.

In anderen Bereichen spricht Studienleiter Rainer Parycek von einem »tollen Ergebnis«, etwa bei einer relativ hohen E-Mail-Akzeptanz von 84 Prozent. Die Bürger können heute mit ihrer Gemeinde zu den unterschiedlichsten Themen auch flexibel per E-Mail korrespondieren – vom Verfahrensanstoß über die Kommunikation während des Verfahrens bis zur Erledigung. Drei Viertel der Gemeinden bieten bereits elektronische Formulare an, Ende 2009 planen weitere 20 Prozent, diese einzuführen. Bescheide werden allerdings weiterhin generell postalisch verschickt. Eine elektronische Zustellung als kostensenkende Alternative ist erst einem Fünftel der Gemeinden bekannt. Nur zehn Prozent planen ihre Einführung. Vergleichbare finanzielle und zeitliche Einsparungspotenziale bestehen auch in der internen Kommunikation zwischen den Behörden: Viele Bürgermeister und Amtsleiter geben unumwunden zu, mit Land und Bund künftig nur noch elektronisch kommunizieren zu wollen. Der Bund bietet für die vielfältigen Lebenslagen und administrativen Bedürfnisse seiner Schäfchen auch profunde Hilfestellungen. »Die zentralen Services und Lösungen des Bundes werden gerne angenommen«, weiß der E-Government-Experte der Bundesregierung, Christian Rupp: »Mehr als zwei Drittel der Gemeinden sind mit Bürgerkarten ausgestattet, die 2002 noch weitgehend unbekannt waren. Beinahe die Hälfte nutzt das kostenfreie Angebot der help.gv.at-Formulare.«

Vier Fünftel der Gemeinden arbeiten mit Breitbandzugängen und in beinahe 80 Prozent der Gemeinden sind die PCs vernetzt. Damit ist auch die technische Basis für den durchgängigen elektronischen Akt gegeben, den derzeit allerdings erst fünf Prozent einführen wollen. Trotzdem: Der sinkende Personalstand in den Gemeinden ist eines der Kriterien, künftig verstärkt auf EDV-Lösungen zu setzen. Der Studie zufolge haben die Gemeinden heute um durchschnittlich 18,5 Prozent weniger Personal als noch im Jahr 2002.

Einige Empfehlungen
Parycek formuliert auch die wichtigsten Empfehlungen, die sich aus der Studie ableiten lassen. »Eine der vordringlichsten Aufgaben ist zweifellos die Barrierefreiheit – nicht nur, um dem Gesetz Genüge zu tun, sondern auch aus ethischen und bürgerfreundlichen Gründen. Sämtliche Internetangebote sind so aufzubereiten, dass sie von allen Usern unabhängig von ihren körperlichen oder technischen Möglichkeiten uneingeschränkt genutzt werden können.« Die Amtssignatur und Potenziale der Zustellung müssen noch stärker bekannt gemacht werden. Um beim Porto erhebliche Kostensenkungen erzielen zu können, sind auch Alternativen wie duale Zustellung anzudenken (siehe unten).  Auch jene Regionen, die noch nicht über Breitbandverbindung erreichbar sind, sollten dringend mittels Glasfaser angeschlossen werden. Ebenso ist generell der freie Internetzugang in den Gemeinden zu fördern.

Das Thema E-Government wird übrigens von den Gemeindemitarbeitern mittlerweile klar als Werkzeug für besseren Bürgerservice empfunden. Demnach gibt die Mehrheit der in der Studie Befragten an, dadurch Kundenwünsche besser und rascher abwickeln zu können. Zudem würden die Onlineangebote auf den Portalen zu einem modernen Bild der Gemeinde beitragen und so das kommunale Ansehen fördern.

Doch hat auch der Technologiefokus seine Schattenseite. »Wir haben auch Sorgen und Probleme beim EDV-Einsatz. Fast 30 Prozent der Österreicher haben keinen Internetzugang. Auch auf diese Bürger muss in den Gemeinden natürlich Rücksicht genommen werden«, verweist Mödlhammer auf vor allem ältere Menschen und Gastarbeiterfamilien. Diese müssten gleich behandelt werden, um eine Zweiklassengesellschaft bei den Bürgerservices zu vermeiden. »Das papierlose Gemeindeamt wird es daher in Zukunft nicht geben.«

---

Thema Duale Zustellung
Auch in der Verwaltung hat die elektronische Kommunikation den klassischen Briefverkehr bereits abgelöst.  »Unternehmen und Behörden können mit der elektronischen Zustellung Jahr für Jahr Millionen an Portokosten sparen und in Sekundenbruchteilen wichtige Dokumente, Verträge, Rechnungen oder Mahnungen an tausende Kunden verteilen«, erklärt Josef Schneider, Geschäftsführer des IT-Spezialisten hpc dual. Durch die duale Zustellung ist garantiert, dass jede Sendung verlässlich bei der richtigen Person ankommt. Besitzt ein Empfänger kein elektronisches Postfach bei einem zugelassenen elektronischen Zustelldienst, erfolgt die Zustellung auf postalischem Weg. Das Dokument wird dafür dem Zustellsystem übermittelt, das die Schriftstücke entweder über ein lokales Service oder einen externen Dienstleister als Briefsendung druckt, kuvertiert und ausliefert.