EFQM Modell 2020 im COVID-19 Umfeld - Was verändert das im Assessment?

Assessments mit dem EFQM Modell 2020 im COVID-19 Umfeld – Was ist neu? Was ist anders? Was verändert das im Assessment? Diese Fragen haben uns im Staatspreis Unternehmensqualität 2020 natürlich sehr beschäftigt. Wir haben daher Ing. Mag. Dieter Körbisser, einen langjährigen Lead Assessor im Staatspreis Unternehmensqualität gebeten, seine Erfahrungen mit uns zu teilen.

Die Vorbereitung

Wie immer hat sich unser Assessment Team im Vorfeld sehr gut vorbereitet, die Agenda und die Ansprechpartner wurden mit dem Bewerber abgestimmt, der Fragebogen wurde mehrmals durchgearbeitet und die offenen zu klärenden Punkte, Fragen und Rollenverteilungen für den Site Visit wurden festgelegt.

Im Grunde sollte nichts mehr schieflaufen, es haben uns jedoch zwei Punkte vertieft beschäftigt und das war insbesondere die aktuelle COVID-19 Situation sowie die Anforderungen des neuen EFQM Modells 2020, dies trotz intensiver Beschäftigung mit der Vergleichsmatrix Modell 2013 mit 2020. Zunächst hatten wir uns mit dem Bewerber im Vorfeld mehrfach abgestimmt, ob wir auf Grund von COVID-19 den geplanten Site Visit verschieben oder auf eine Remote-Variante umsteigen sollen. Da der Bewerber jedoch top vorbereitet durch seine eigene COVID -19Task Force war, hatten wir vereinbart, den Site Visit auf jeden Fall durchzuführen. Wir konnten bereits in diesen Punkten sehen, dass das Unternehmen hier agil und nach der RADAR Logik vorgegangen wurde.

Unser Hintergrund war dabei, gleich den Zusammenhang mit der COVID-19 Situation zu reflektieren und aktuell zu sehen, wie gut, flexibel und resilient der Bewerber nach dem neuen EFQM-Modell und der RADAR-Logik mit seiner AUSRICHTUNG und REALISIERUNG umgeht sowie, ob er bei den ERGEBNISSEN für die Zukunft eine tragfähige und herausausragende Leistungsfähigkeit erzielen kann.

Gefreut hat uns gleich zu Beginn, dass der Bewerber das neue Modell 2020 und die Abfolge als sehr sinnvoll erachtet hat und sein Prozess- und Projektmanagementsystem ebenfalls in dieser Logik ausgerichtet und dargestellt hatte. Wir haben es als ein Kompliment bezüglich Praxistauglichkeit der neuen übergeordneten Modelllogik gesehen, die wirklich im Unternehmen verwendet wird und nicht nur darum genutzt wird, um es den Assessoren „leichter zu machen“.

Der Site Visit

Beim Site Visit wurde dann bei den Besprechungen und Interviews ein Mix von persönlichen Besprechungen vor Ort sowie Videokonferenzen mit den unterschiedlichsten Mitarbeitenden im Homeoffice oder in den diversen regionalen Standorten von Österreich geplant und durchgeführt. Das deswegen um zu sehen, ob Kriterium 1 „Zweck, Vision und Strategie“ sowie Kriterium 2 „Organisationskultur und -führung“ wie im Fragebogen beschrieben auch hinreichend gelebt wird.

Dabei konnten an realen Projektbeispielen und verwendeten Videokonferenztools hervorragend die im Fragebogen festgelegte Vision, die Digitalisierungsstrategie, digitale Kommunikationsroutinen, Führung, Kultur sowie die reale Mitarbeitendenakzeptanz und Kreativität getestet werden. Außer kleinen, technischen Hoppalas in der Anwendung war es sehr beeindruckend zu erkennen, wie rasch und resilient Organisationen optimal reagieren und diese Krise als Chance nutzen, um ihre Kommunikation umzustellen und sich in weiterer Folge noch effizienter und effektiver in ihrer Organisation und den laufenden Prozessen abzustimmen.

Auch der Innovationsprozess wurde dabei umgehend verbessert, um neue Geschäftsmodelle zu erkennen und neue intelligente digitale „Produkte“ zu entwickeln und diese dann in den eigenen Projekten zu integrieren. Ich meine daher auch, dass in der REALISIERUNG dem Kriterium 5 „Leistungsfähigkeit und Transformation vorantreiben“ insbesondere bei den Teilkriterien Transformation, Innovation/Technologie und Daten/Information/Wissen ein großes Potenzial liegt, das angesehen und genutzt werden muss.

In der REALISIERUNG beim Kriterium 3 „Interessengruppen einbinden“ sind die einzelnen Interessengruppen im Ecosystem viel besser trennscharf dargestellt und daher besser beurteilbar. Das ist sehr hilfreich, jedoch kommt es zu einigen Redundanzen, da es sich nicht vermeiden lässt, einige Themen später bei anderen Kriterien nochmals zu beschreiben. Eine klare Tagesagenda bezüglich der Fragen aus der Vorbereitung der Assessoren vor dem Site Visit hilft hier natürlich.

Das Kriterium 4 "Nachhaltigen Nutzen schaffen" war für uns unproblematisch zu bewerten, obwohl die Themen „Ein Gesamterlebnis definieren“ und „Nachhaltiger Nutzen“ doch einen geschärften Blick für die gesamte Bandbreite dieser Themen benötigt.

Auf der ERGEBNISSEITE hatte uns nach den neuen Kriterien 6 „Wahrnehmungen der Interessengruppen“ und 7 „Strategie- und leistungsbezogene Ergebnisse“ die große Fülle und Bandbreite an beschriebenen Wahrnehmungen und Kennzahlen einige Bewertungs- und Abstimmungsarbeit beschert. Hier kann es zu Vermischungen und Doppelbeschreibungen kommen, manchmal wäre hier „etwas weniger“ doch „mehr“. Die Herausforderung lag hier im Erkennen des Fokus für die Zukunft, sowie klare Ursachen- und Wirkungsbeziehungen bezüglich Kennzahlen und hinsichtlich der REALISIERUNG und Prozesse aufzuspüren. Da im Unternehmen auch eine Balanced Scorecard vorzufinden war, konnte der rote Faden jedoch hier rasch gefunden werden.

Resumee

Meine persönliche Erfahrung ist, dass es in Krisensituationen viel interessanter ist, ein Assessment durchzuführen, da hier ein ernsthafter Bewerber viel achtsamer ist und die Potenziale und Stärken viel besser zum Vorschein kommen. Auch die gelebte AUSRICHTUNG (Zweck und Strategie, Führung und Kultur, Resilienz) ist klarer zu beurteilen. Es bedeutet für mich auch viel mehr Fingerspitzengefühl und Modellspürsinn für die eingesetzten Assessoren.

Das neue Modell 2020 kann hier auf jeden Fall durch seine verbesserte Ablauflogik und dem breiter gefächerten Ansatz dem Unternehmen eine ausgezeichnete Stütze in Richtung herausragender Leistungsfähigkeit auch in schwierigen Situationen geben.