Tipps für Systemzertifizierung in Zeiten von Corona

Aufgrund des Ausbruchs der COVID-19-Pandemie mussten auch für die Zertifizierung von Managementsystemen langjährig bewährte Auditroutinen adaptiert werden, um die Infektion von Menschen durch den Corona-Virus zu verhindern. Um unseren Kunden auch in diesen schwierigen Zeiten die Verlängerung ihrer Zertifizierung zu ermöglichen, haben wir von der Quality Austria angepasste und akkreditierungskonforme Rahmenwerke für die Durchführung von Audits erstellt. Das neue Auditverfahren wurde binnen kurzer Zeit von der Akkreditierungsbehörde anerkannt, was uns die umgehende operative Umsetzung von Audits ermöglicht hat.

Auch wenn die stärksten Einschränkungen im Wirtschaftsleben seit Anfang Mai wieder schrittweise gelockert werden, werden uns einige Vorschriften noch länger begleiten. Dabei gelten je nach Managementsystem unterschiedliche Regeln, die für Audits in Corona-Zeiten zur Anwendung kommen. Kunden sollten daher das persönliche Gespräch mit dem Auditor suchen, der Unklarheiten beseitigen und alle Fragen rund um die Auditierung von Managementsystemen beantworten kann. Die Regeln und Bedingungen, die bei den Audits zur Anwendung kommen, werden vom Auditor in jedem Fall individuell in Bezug auf das jeweilige Unternehmen geprüft.

Überblick:

Bereich Qualität, Umwelt, Sicherheit, Bildung, Business Continuity und Medizinprodukte-QMS: Für Audits in den Bereichen ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 29990, ISO 22301, ISO 13485 etc. erlauben es die Vorgaben in bestimmten Fällen Remote-Audits durchzuführen. Wichtig ist, dass die Auditziele erreicht werden können. Wenn Audits aufgrund der COVID-19-Krise derzeit weder vor Ort noch virtuell durchgeführt werden können, sind auch Verschiebungen von bis zu sechs Monaten möglich.

Automobil-Audits: Für Audits nach IATF 16949 hat die IATF ein Dokument auf der Website der IATF veröffentlicht, das die maximalen Fristverlängerungen (häufig ca. drei Monate) für die unterschiedlichen Auditsituationen festlegt. In speziellen Fällen ist auch ein „IATF 16949-Monitoring“ erforderlich, mit dem Risiken im System des Kunden remote identifiziert werden können. Für VDA 6.x Audits gibt es zu den jeweiligen Auditsituationen bezüglich der Fristverlängerungen eine ähnliche Festlegung.

Audits im Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen sind Stage 1 und Überwachungsaudits remote durchführbar. Bei Zertifizierungs- und Verlängerungsaudits ist eine Vor-Ort-Begehung notwendig, bei der Patientenkontakte zu meiden sind. Zusätzlich kann bei Verlängerungsaudits der geplante Termin um bis zu sechs Monate verschoben werden.

EMAS: Alle EMAS-Begutachtungen betreffende Fristen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können um bis zu fünf Monate verlängert werden. Voraussetzung hierfür ist ein formloser Antrag der registrierten Organisation mit kurzer Begründung an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Eine Vereinbarung von Gutachtern und Organisationen, dass vorab bereits eine Dokumentenprüfung erfolgt, ist möglich.

Umwelt-CoC-Standards (FSC® CoC und PEFC CoC): Erst-Zertifizierungen und Rezertifizierungen sollten vor Ort durchgeführt werden. Allerdings gelten für Rezertifizierungen bestimmte Ausnahmeregelungen, bei denen auch ein Remote-Audit möglich ist. Andernfalls kann das Audit zur Neubewertung der Lage auch um drei Monate verschoben und die Gültigkeit des Zertifikates um drei Monate verlängert werden.

Lebensmittelbranche: Für Audits im Bereich GFSI (IFS, BRC, FSSC) ist in jedem Fall eine Risikobewertung durchzuführen, aus welchem Grund ein Audit nicht wie geplant vor Ort durchgeführt werden kann. Im Falle von FSSC 22000 und BRC können Zertifikate um sechs Monate verlängert werden; bei IFS ist das nicht möglich. ISO 22000 Audits können als Remote-Audits begonnen und innerhalb von sechs Monaten mit einem Vor-Ort-Audit abgeschlossen werden. Zertifikate werden rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit verlängert. Die Übergangsfrist von der Version ISO 22000:2005 auf die Version ISO 22000:2018 wurde aufgrund der Corona-Krise um sechs Monate bis zum 29.12.2021 verlängert.

Luft- und Raumfahrt: Auch im Bereich Luft- und Raumfahrt gibt es Sonderregeln. Remote-Methoden sind zwar möglich, aber nur eingeschränkt. In vielen Fällen wird deswegen auf die möglichen Verschiebungen zurückgegriffen, falls ein reguläres Audit derzeit nicht durchgeführt werden kann. Auf der OASIS-Website finden sich die temporären COVID-19-Regelungen sowie weitere Informationen.

Ob und in welchem Ausmaß ein Remote-Audit durchgeführt werden kann, hängt immer vom jeweiligen Standard und den damit verbundenen Akkreditierungsvorgaben zusammen. Wie die Durchführung eines Remote-Audits funktionieren kann und worauf dabei besonders zu achten ist, erklärt qualityaustria Netzwerkpartner Wolfgang Pölz in einem kurzen Video. Darüber hinaus steht eine Checkliste zur Vorbereitung von Audits unter den COVID-19-Rahmenbedingungen zur Verfügung.

Die besonderen Audit-Rahmenbedingungen sind zeitlich begrenzt. Sobald diese Rahmenbedingungen von der Akkreditierung wieder zurückgestellt werden und die Audits wieder vor Ort durchgeführt werden können bzw. müssen, werden betroffene Kunden entsprechend informiert.

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Bild: pixabay.com/geralt und unsplash.com/Freddie Marriage