HILFE - was mache ich jetzt nur? Tipps, wie du dich gut auf ein Excellence Assessment vorbereiten kannst

Der Staatspreis-Bewerb 2019 hat begonnen, zahlreiche Anmeldungen sind erfreulicherweise bereits bei uns eingelangt und das bedeutet folglich, dass sich derzeit schon einige Unternehmen auf ihr bevorstehendes Assessment vorbereiten. Aber: wie gelingt das am besten?

Vorbereitung ist das A&O – eh klar, oder doch nicht?

Vielleicht bist du ja auch selbst gerade in dieser Situation: Dein Unternehmen möchte sich einem Assessment unterziehen, vielleicht ist das Anmeldeformular sogar schon ausgefüllt…doch: wie geht es nun weiter?

Oder vielleicht spielst du gerade auch nur mit dem Gedanken, eventuell, eines Tages, mit deinem Unternehmen am Staatspreisbewerb teilzunehmen.

Erfahrungsgemäß erscheint vor allem für Newbies die Phase zwischen der Entscheidung ein Assessment zu durchlaufen bis zum tatsächlichen Site Visit zunächst als herausfordernd.

Doch das muss es nicht sein. Wir haben für euch in der Erfahrungsschatzkiste gekramt - und voila: das „Best Of“ der Tipps für die Phase der Vorbereitung zusammengetragen.

Welche Tipps geben erfahrene Staatspreis-Bewerber?

Die Tipps von erfahrenen Staatspreis-Bewerbern sind natürlich individuell, jedes Unternehmen tickt anders. Aber vielleicht ist ja trotzdem für dich der eine oder andere nützlich Tipp dabei.

• Etiketten Carini: „Wichtig für uns war, dass wir die Abwicklung der Bewerbung zum Staatspreis als Projekt aufgebaut haben. So hat das Ganze eine klare Struktur und einen guten Zeitplan.“

• AMS Österreich: „Für uns war es wichtig, den "Roten Faden" von der Vision/Mission hin zur Strategie und zu den Zielen über die Prozesse hinweg zu den gewünschten Ergebnissen herauszuarbeiten“

• B.Braun Austria GmbH: „Es hat extrem geholfen, in der Vorbereitungszeit bei der Erstellung des Einreichdokuments unsere Prozesse transparent zu machen. Wichtig war außerdem die intensive Kommunikation im Unternehmen.“

• Geriatrische Gesundheitszentren Graz: „Stellen Sie ein Commitment über alle Leitungsebenen her. Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Führungsebene frühzeitig über die Teilnahme und darüber, was auf sie zukommt. Bilden sie ein möglichst heterogenes, kleines Team zur Ausarbeitung der Bewerbungsunterlagen, beschreiben Sie nur die Realität.“

• FH Campus Wien: „Jene Person soll den Fragebogen bearbeiten, die am meisten Ahnung von den Abläufen und Tätigkeiten der Organisation hat. Eine EFQM – Ausbildung ist sinnvoll.“

• ÖSB Consulting: „Sehr zeitnah nach der Entscheidung für die Staatspreis-Teilnahme haben wir eine Arbeitsgruppe aus Leitung und Führungskräften ins Leben gerufen, die sich intensiv mit dem (in der Regel ja noch neuem) Thema EFQM auseinander setzt, gemeinsam den Fragebogen bearbeitet und sich dabei gegenseitig austauscht.“

• Univ. Augenklinik am LKH-Univ. Klinikum Graz: „Wir haben: Informationen eingeholt, uns ins EFQM Modell eingelesen, Fortbildungen zum Thema EFQM besucht, Qualitätsbeauftragte installiert, interdisziplinäre Teams gebildet, Mitarbeiterinnen laufend informiert und mit einbezogen.“

• Pollmann International GmbH: „Aus unserer Erfahrung bei der ersten Teilnahme ist es auch oft schwierig die gestellten Fragen auf Anhieb inhaltlich verständlich und in erforderlichem Umfang zu beantworten. Dazu sollte die vorbereitende Abstimmung mit dem Betreuerteam der Quality Austria, dem Assessorenteam oder anderen Staatspreisteilnehmern mit Erfahrung angestrebt werden.“

• VBV Vorsorgekasse: „Basics schaffen: Ausbildung im eigenen Haus, Dokumente sichten, zusammentragen und Strategie vom Vorstand schreiben lassen. Fragebogen für den Staatspreis befüllen und einreichen: Einfach tun – es ist keine Hexerei. Von Assessment zu Assessment wird man besser.“

Viele weitere Tipps von ehemaligen Bewerbern rund um die Staatspreis-Teilnahme findest du übrigens hier: https://www.staatspreis.com/toolbox/praxis-tipps/

Welche Tipps geben wir?

Was die Erstellung der Unterlagen betrifft, so möchten wir noch diese Aspekte hervorheben:

• Der Fragebogen ist DIE Informationsquelle für Assessoren in der Vorbereitung auf den Site Visit. Basierend auf dem Fragebogen machen sich die Assessoren ein erstes Bild über dein Unternehmen und bereiten auch die Site Visit Fragen vor.

• Außerdem sind die vorab übermittelten Informationen wichtig, damit die Assessoren das Unternehmen verstehen, den Kontext, das Umfeld, die besonderen Herausforderungen.

• Es lohnt sich also ein bisschen Energie zu investieren, die Informationen sorgfältig zusammenzutragen und darauf zu achten, dass die Informationen auch von externen Personen verstanden werden.

• Gehe nicht davon aus, dass die Assessoren sofort alles, was in den Einreichunterlagen steht, auch verstanden haben. Vor allem nicht, wenn die Informationen in den Unterlagen sehr lückenhaft sind – erlaube den Assessoren, nachzufragen oder biete ihnen an, zusätzliche Informationen mit ihnen zu teilen.

• Trotzdem, bitte nicht zu umfangreich!

Zur Site Visit Vorbereitung beachtet diese Tipps:

• Rechtzeitig damit beginnen

• Der regelmäßige Kontakt mit dem Lead Assessor bzw. der Lead Assessorin ist immens wichtig! (die Site Visit Agenda wird gemeinsam erstellt)

• Das Assessment intern kommunizieren und die MitarbeiterInnen darauf vorzubereiten, erklären, worum es bei dem Assessment geht und wie das Assessment abläuft

• Wichtig ist, auch die Beweggründe für das Assessment offen zu kommunizieren und die Erwartungshaltung.

• Es passiert sehr oft, dass die Gesprächspartner im Site Visit nicht wissen, warum sie gerade interviewt werden. Und manche sind aus diesem Grund dann auch verschlossen und antworten nicht offen auf die Fragen – was wiederum für die Assessoren in der Bewertung sehr schwierig ist. Wichtig beim Site Visit ist eine offene Gesprächsatmosphäre, damit die Assessoren die relevanten Informationen erhalten. Daher ist es essenziell schon vorab die interviewten Personen dahin gehend zu briefen.

• Den Termin für den Site Visit rechtzeitig intern bekannt geben. Vor allem Schlüsselpersonen, die beim Site Visit dabei sein sollen, frühzeitig über den Termin informieren (erfahrungsgemäß vor allem bei der Geschäftsführung wichtig).

Entspannt in das Assessment gehen

Abschließend möchten wir diesen Punkt noch besonders betonen: Jeder muss einmal beginnen und niemand erwartet das perfekte Assessment (gibt es das überhaupt?). Also erlaubt euch ruhig, entspannt in das Assessment zu gehen. Und bewahrt euch eure offene Grundhaltung.