Einschränkungen bei Geschäftsreisen durch Epidemien, Streiks und Umweltereignisse

Wir leben in einer globalisierten Welt, die einen permanenten Austausch mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern erfordert. 2018 gab es laut dem Verband Deutsches Reisemanagement in Deutschland 189,6 Millionen Geschäftsreisen (1). Gegenüber dem Vorjahr bedeutet das eine leichte Steigerung um 1,1%. Demnach ist der persönliche Kontakt in vielen Branchen ein wesentlicher Bestandteil der kontinuierlichen Kommunikation und Zusammenarbeit. Äußere Einflüsse können diesen permanenten Austausch jedoch empfindlich stören.

Im April 2010 brach der Vulkan Eyjafjallajökull aus und legte für rund fünf Tage den gesamten Flugverkehr in Europa lahm. Über hunderttausend Flügen fielen aus. Die Beeinträchtigung des Flugverkehrs kostete die Wirtschaft einer Studie von Oxford Economics für Airbus zufolge rund 3,7 Milliarden Euro (2). Das Sturmtief Sabine wütete im Februar diesen Jahres über Europa und könnte in Deutschland der Versicherungsbranche zwischen 500 bis 700 Millionen Euro kosten (3). In anderen Erdteilen müssen Menschen mit jährlichen Hurrikans oder schweren Schneestürmen rechnen. All dies beeinflusst den Geschäftsreiseverkehr. Zusätzlich sind wir in Europa immer wieder von Streiks im Flug- und Bahnverkehr betroffen.

Aktuell gibt es weltweit große Verunsicherung durch das Coronavirus. Wie gefährlich ist es wirklich und worin unterscheidet es sich von vergangenen Epidemien wie beispielsweise SARS und H1N1? Auch wenn es zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht absehbar ist, wurden große Veranstaltungen wie der Mobile World Congress in Barcelona abgesagt und die Reisetätig bei vielen Organisationen bereits eingeschränkt (4 5). Darüber hinaus rechnen zahlreiche Unternehmen damit, dass sie die Umsatzziele im ersten Quartal nicht mehr erreichen können (6).

Unternehmen und Organisationen, die bereits heute ihren Mitarbeitenden flexibles Arbeiten ermöglichen, haben entscheidenden Wettbewerbsvorteile. So können kleinere und größere Besprechungen einfach in den virtuellen Raum verlagert werden. Interne und externe Schulungen sowie Marketingveranstaltungen können ebenso virtuell geplant und durchgeführt werden. Auch, wenn der persönliche Kontakt heute und in Zukunft eine wichtige Rolle im Geschäftsleben einnimmt, wird dieser durch synchrone Kommunikation und Zusammenarbeit sinnvoll ergänzt. Neben der besseren Prävention in Bezug auf Einschränkungen bei Geschäftsreisen stehen vor allem die Geschwindigkeit und der Kostenfaktor bei der Einführung von Lösungen für Online-Meetings und Webinaren im Vordergrund. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Einsatz moderner Kommunikationslösungen neue Zielgruppen in größerer geografischer Entfernung erschließen.

Im Idealfall startet ein Projekt daher nicht aus dem Gedanken der Prävention gegen Wetterkapriolen, Virus-Epidemien, Streiks und Umweltereignisse, sondern durch eine zukunftsgerichtete Strategie im Kontext einer nachhaltigen Erhöhung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.

Gute Lösungen für Online-Meetings und Webinare überzeugen durch einfachste Bedienung, einen sehr hohen Grad an Sicherheit durch zeitgemäße Verschlüsselung, eine installationsfreie Nutzung für Teilnehmer, einen geringen Bandbreitenbedarf, den Einsatz auf unterschiedlichen Betriebssystemplattformen und einen niedrigen Pauschalpreis. Zu beachten gilt, dass Anwender mit entsprechenden Headsets und Webcams ausgestattet werden müssen. Neben den Investitionen in Soft- und Hardware ist das begleitenden Change-Management, die Identifizierung konkreter Anwendungsfälle und die Etablierung verbindlicher Kommunikationsspielregeln im Projektbudget zu berücksichtigen.

Richtig eingeführt entfalten moderne Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit bereits nach kurzer Zeit das volle Potential und überzeugen durch einen schnellen Return on Investment (ROI). Angenehmer Nebeneffekt: Neben einer besseren Work-Life-Balance reduzieren Mitarbeiter durch den Einsatz von Online-Meetings und Webinaren auch den CO2-Fußabdruck.

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