Digitaler Arbeitsschein bei der Asfinag

Smartphones und Tablets gehören zum beruflichen Alltag. Doch mobile Anwendungen sind in der Praxis äußerst vielschichtig. Während sie einfach und schnell bedienbar sein sollen und einen klaren Mehrwert für MitarbeiterInnen und Unternehmen darzustellen haben,  müssen sie sicher und in bestehende IT-Systeme integriert sein. Auch der Datenschutzaspekt spielt eine wichtige Rolle, da GPS-Systeme den Standort des Mitarbeiters aufzeichnen können.

Auch die Asfinag, Österreichs Infrastrukturgesellschaft für Planung, Bau, Erhaltung, Betrieb, Finanzierung und Bemautung der Autobahnen und Schnellstraßen in Österreich, wollte eine effizientere, mobile Lösung für seinen Außendienst und übergab Planung und Umsetzung an den IT-Dienstleister Tieto, welcher sich als Bestbieter in einer EU-weiten Dienstleisterausschreibung durchsetzen konnte.

1300 AußendienstmitarbeiterInnen aus 43 Autobahnmeistereien in neun Bundesländern sind täglich im Auftrag der Asfinag in ganz Österreich unterwegs. Ihre Aufgaben erstrecken sich von Winterdienst, Substanzerhaltung, Absicherungen, Streckenkontrolldienst sowie Grünpflege und Reinigung der Verkehrsinfrastruktur.

Die bislang papierbasierende, wöchentliche Arbeitszeit- und Betriebsmittel-erfassung via Excel bedeutete allerdings für jeden handwerklichen Außendienstmitarbeiter einen enormen Zeitaufwand und wurde je nach Autobahnmeisterei unterschiedlich gehandhabt. Die Arbeitsscheine wurden manuell von ca. 60 SachbearbeiterInnen in das SAP-System übertragen. Auch die flächendeckende Planung der Instandhaltungsaufträge, wurde österreichweit vereinheitlicht und in einem SAP-Planungstool umgesetzt. 

2013 übernahm Tieto den Realisierungsauftrag und analysierte in einem gemeinsamen Workshop mit dem Fachbereich und IT-Spezialisten der Asfinag die Verbesserungspotentiale, die in einheitlicher Planung samt Integration in die SAP-Steuerung und einfachere und effizientere Datenerfassung und automatisierte Überleitung in das SAP-Backend und deren Applikationen (HR etc) resultierten.

350 mobile Windows-8-Tablets wurden angeschafft – ein Tablet pro Fahrzeug – und ein auf SAP Mobile Platform 2.2 basierendes Datenaustauschkonzept entwickelt, mit dem alle Änderungen unmittelbar im System sichtbar sind und die Information an den jeweiligen Außendienstmitarbeiter über sein mobiles Gerät oder über ein Terminal in den Straßenbahnmeistereien übertragen wird. Das übersichtliche grafische Konzept am mobilen Endgerät zeigt Person, Arbeitsauftrag & Fahrzeug und verknüpft Arbeitszeit und Einsatzmittel.

Auch ein Qualitätssicherungsprozess wurde eingeführt, bei dem SachbearbeiterInnen nunmehr die Daten der App prüfen und ergänzen. Der Autobahnmeister gibt anschließend die Daten frei und veranlasst somit die automatische Überleitung vom Cockpit in die Lohnverrechnung. Ein gut abgestimmtes Sicherheitskonzept regelt dabei den Zugriff von außen. Nach einer dreimonatigen Pilotierungsphase wurde das neue System beginnend mit Ende Jänner 2014 sukzessive an die AußendienstmitarbeiterInnen ausgerollt und per Mitte 2015 abgeschlossen.

Gerald Wentzel, Leiter des SAP Competence Centers der Asfinag, freut sich über die gute Resonanz: „Der Erfolg des digitalen Arbeitsscheins hängt zu 100 % von der User-Experience ab. Und unsere Anwender sind unterschiedlich. Vom Lehrling bis zum 50+ Mitarbeiter. Wir haben daher von Beginn an ein spezielles Key-User-Konzept entwickelt und die gebündelten Rückmeldungen bereits in der Entwicklung berücksichtigt. Denn die beste Integration in SAP nützt nichts, wenn es Mängel am Bedienkonzept gibt und eventuell sogar Daten verloren gehen. Eine Feedbackinitiative nach den ersten Betriebserfahrungen, in die ebenfalls der Betriebsrat eingebunden ist, wurde gestartet, um die MitarbeiterInnen noch besser einzubinden und die Services zu verbessern.“

„Die Bereitstellung einfach anzuwendender, sicherer Apps für Endverbraucher-Innen unserer Kunden“ ist für Raimund Fukatsch, Leiter der Abteilung Öffentlicher Dienst bei Tieto, „ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie“. Tieto-Kunden erhalten alles aus einer Hand, von der App-Entwicklung auf Windows 8 über die Integration in die  SAP Mobile Platform für Windows 8 und die nachfolgende Buchung in der Zeitwirtschaft. Raimund Fukatsch sieht die enge und gute Zusammenarbeit mit Microsoft und SAP für den Erfolg des Digitalen Arbeitsscheines als sehr wichtigen Punkt: „ Es freut uns ganz besonders, dass die Kooperation mit beiden Unternehmen auch bei diesem Projekt so gut geklappt hat“.

Bei der Asfinag sind die MitarbeiterInnen laut Gerald Wentzel froh über die vielen Vorteile, die sich nun bieten: „Die App läuft am Tablet und auch am Desktop. Sie wurde von Beginn an in enger Zusammenarbeit mit den Endanwendern entwickelt und durch das ansprechende, intuitive Design sofort von den MitarbeiterInnen angenommen. Diese positive „User Experience“ und die qualitative Umsetzung sind wohl jene ausschlaggebenden Kriterien, warum der Digitale Arbeitsschein bei den diesjährigen SAP Quality Awards prämiert wurde.