IT-Koordinator im Fachbereich

Eine leistungsfähige IT hat für den Fachbereich und für die Unternehmen und Verwaltung eine immer höhere Bedeutung. Nur so kann eine optimierte Unterstützung der Geschäftsprozesse erfolgen, können die anfallenden Arbeiten von den Fachkräften auf einem hohen Niveau erledigt werden und kann das Unternehmen erfolgreich am Markt agieren. Aber: Anwender äußern vielfach durchaus Unzufriedenheit mit der Qualität der IT-Lösungen, die die IT-Abteilung bzw. der IT-Dienstleister bereitstellt.
Eine Optimierung ist unerlässlich. Bedeuten kann dies unter anderem, dass die Prozesse und die Kompetenz auf allen Seiten verbessert werden. Auch organisatorische Lösungen – etwa die Einrichtung einer besonderen Koordinationsstelle und von besonderen Rollen (IT-Beauftragte in den Fachbereichen) – werden für unverzichtbar gehalten.

Im Kern kann die mit der Kunden- und Serviceorientierung angestrebte höhere Akzeptanz bei der Gestaltung der IT-Services durch die Fachbereiche nur dann erreicht werden, wenn die Anforderungen der Anwender und Enduser aus den Fachbereichen bekannt sind und angemessen bei der Lösungsentwicklung berücksichtigt werden. Zentrale Forderungen an die IT sind dann beispielsweise ein zentraler Ansprechpartner für alle auftretenden Probleme, Übersicht über den Status der Bearbeitung laufender Probleme und ein störungsfreier Betrieb trotz permanenter Veränderungen in der IT.

Um zu guten, der Sache angemessenen und fachgerechten Anforderungen zu gelangen, ist natürlich der richtige Ansprechpartner auf Seiten der Anwender eine äußerst wichtige Erfolgsgröße (im Fachjargon Requirements-Provider genannt). Um als Ansprechpartner für die Anforderungsentwicklung erfolgreich fungieren zu können, sollten die Personen über verschiedene Voraussetzungen verfügen. Am Beispiel der Entwicklung von Software-Anforderungen können genannt werden:

- Erfahrung und Sachverstand im Anwendungsgebiet;
- Interesse und Verständnis für das angedachte Lösungskonzept;
- Kenntnisse der einschlägigen Vorschriften (Rechtsvorschriften, Normen). Daraus lassen sich Anforderungen ableiten, die verpflichtend sind, weil von dritter Seite vorgeschrieben;
- technische Kompetenz, um technische Vorgaben festzulegen, die bei der Realisierung zu befolgen sind und den IT-Lieferanten bei der Gestaltung der Lösung einschränken;
- technisches Verständnis, um die Abbildung der User Requirements auf System Requirements nachvollziehen zu können;
- ausreichende Entscheidungskompetenz, um tragfähige Vereinbarungen abschließen zu können (denken Sie da­ran: Qualität basiert auf Vereinbarungen über Anforderungen).

Erfahrungen der Praxis zeigen, dass das Aufstellen von Anforderungen allein nicht ausreicht, sondern für die erfolgreiche Realisierung eines IT-Produktes oder IT-Systems ein umfassender Prozess des ganzheitlichen Anforderungsmanagements notwendig ist. Anforderungsmanagement ist eine Managementaufgabe für die effiziente und fehlerarme (störungsfreie) Entwicklung und Bereitstellung komplexer IT-Systeme bzw. IT-Lösungen. Anforderungsmanagement ist vor allem dort von Bedeutung, wo komplexe IT-Produkte bzw. IT-Systeme konzipiert werden und sehr arbeitsteilig an deren Entwicklung und Implementierung gearbeitet wird.
Um ein professionelles Anforderungsmanagement zu realisieren, finden sich in vielen Organisationen mittlerweile mehr oder weniger viele Koordinatoren; entweder im IT-Bereich angesiedelte Rollen oder aus den Fachbereichen stammende Personen (synonym finden sich auch Bezeichnungen wie Key User, Power User, IT-Beauftragter, Fachkoordinator oder Business-Analyst).

Qualifizierungsangebote für eine Aufgabe bzw. für die Rolle als IT-Koordinator gibt es unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung. Das ADV-Qualifizierungs­angebot gibt letztlich einen Einblick in Prozesse, Methoden, Instrumente sowie organisatorische Vorgehensweisen, die sich bei der Realisierung eines leistungsfähigen IT-Anforderungsmanagements in der Praxis bewährt haben und in die IT-Koordinatoren effizient eingebunden sind. Im Sinne einer erfolgreichen Positionierung der IT und hochwertiger Lösungen für die Anwender und Enduser lohnt es sich, diese Herausforderungen anzunehmen.