Notfallplan für Unternehmen

Covid-19 stellt die Welt derzeit auf den Kopf. Obwohl Krisenmanagement idealerweise präventiv ansetzen sollte, ist es für Maßnahmen zur Schadensbegrenzung nicht zu spät.

Nicht nur öffentliche Einrichtungen, sondern auch Unternehmen sollten stets einen effizienten, strukturierten Notfallplan in der Schublade haben. „Bei der Planung des Krisenmanagements sollten Unternehmen auch das Worst-Case-Szenario, nämlich die behördliche Schließung des gesamten Betriebes – vielleicht sogar für mehrere Wochen – vor Augen haben,“ empfahl Brigitte Sammer, Partnerin der Kanzlei Taylor Wessing, schon Anfang März.

Dieser Worst Case ist bereits bei jenen Unternehmen eingetreten, die sich nicht mit Homeoffice und eingeschränkten Angeboten über die kritische Phase retten können. Teilweise nutzen Handels- und Gewerbebetriebe, die ihre Betriebsstätte aufgrund der aktuellen Vorgaben nicht mehr offenhalten dürfen, die Zeit für Lager- und Inventurarbeiten. Auch administrative Tätigkeiten wie die Nachbearbeitung von Bestellungen sowie die Kommunikation mit Kunden per Telefon oder E-Mail sind möglich.

Kreative Geschäftsmodelle
Bei Unternehmensberatungen laufen inzwischen die Telefone heiß, wie Claudia Strohmaier, Sprecherin der Berufsgruppe Unternehmensberatung in der Wiener Wirtschaftskammer, berichtet. Die meisten Anfragen betreffen Anträge beim Finanzamt, Stundung der Fälligkeit bei der Sozialversicherung und andere kurzfristige Liquiditätsmaßnahmen.

Strohmaier rät Unternehmen jedoch, gleichzeitig auch die strategische Planung in Angriff zu nehmen. Bei einigen Waren betragen die Lieferzeiten bis zu zwölf Tage. „Das sind Marktlücken, die Unternehmen nützen können“, erklärt Strohmaier. „Wenn sich die Menschen jetzt daran gewöhnen, dass man Lebensmittel sehr bequem über das Internet bestellen kann, hat das großen Einfluss auf die Zukunft.“

Auch kleine Geschäfte können alternative Vertriebswege, bei denen kein persönlicher Kontakt zwischen Kunden und Verkaufspersonal notwendig ist, relativ rasch und ohne größeren Aufwand realisieren. In einigen Regionen haben sich beispielsweise Automaten, die regelmäßig mit lokalen Produkten wie Eier, Milch, Honig, Speck und Brot bestückt werden, bereits etabliert. So gibt es etwa in Allentsteig im Waldviertel einen Knödelautomaten, der auf Knopfdruck handgemachte Grammel-, Kartoffel- oder Blunzenknödel der Knödelmanufaktur Klang sowie diverse Wurstwaren auswirft.

Einige Restaurants bieten ihre Menüs nunmehr via Lieferservice an. Auch das Salzburger Startup „Paulina B.“, das ursprünglich erst Mitte April mit neuer Produktpalette durchstarten wollte, nutzt die Gunst der Stunde und ist bereits wieder online. Die gesunden, frischen Gerichte im Glas – ohne Konservierungsmittel und Geschmacksverstärker – gibt es somit nicht nur im Frischeautomat in der Maxglaner Hauptstraße, sondern auch per Postzustellung in ganz Österreich, für Firmen oder auch an Omis Haustür.

Diese Lösungen sind naturgemäß nicht für alle Betriebe und Branchen umsetzbar. Im ganzen Land stehen große Teile der Wirtschaft still. Die Vorbereitungen für die Soforthilfe für betroffene Unternehmen laufen auf Hochtouren. „Die Senkung der Fixkosten ist zwar ein Gebot der Stunde, es geht aber auch darum, die guten Mitarbeiter im Unternehmen zu halten“, plädiert Strohmaier. Da die Möglichkeit von Kurzarbeit nicht für alle Branchen in Frage kommt, sollten Unternehmen auch alle Maßnahmen zum Abbau von Urlaub und angelaufene Überstunden nutzen. Entlassungen sollten jedenfalls der allerletzte Ausweg bleiben.

Sicherheit geht vor
Neben den wirtschaftlichen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen, die Kurzarbeit und Betriebsschließungen mit sich bringen, gibt es auch Sicherheitsmaßnahmen, die bedacht werden müssen, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Aufgrund der raschen Verbreitung von Covid-19 erfolgte die Umstellung auf Telearbeit ohne entsprechende Vorbereitungszeit. Tausende Menschen greifen von ihrem Firmenlaptop oder privaten Endgerät auf das Unternehmensnetzwerk zu – ein nicht unwesentlicher Risikofaktor. Die Geräte sind meist nicht mit derselben Software geschützt wie Firmen-PCs, warnt Gottfried Tonweber, Leiter der Cybersecurity bei EY Österreich: Programme funktionieren nicht, IT-Mitarbeiter versuchen diesen Remote zu lösen und dabei können Schwachstellen in der IT-Umgebung entstehen.“

Gerade die aktuell unsichere Lage könnte von Cyberkriminellen ausgenutzt werden, vor allem über Betrugsstrategien wie Fake President, bei denen die vermeintliche Chefetage Überweisungsaufträge per E-Mail veranlasst, oder Phishing-Mails. Auch Malware kommt jetzt vermehrt über Schwachstellen ins Unternehmen.

Daniel Markuson, Experte für digitalen Datenschutz bei NordVPN, rät dazu, das Heimnetzwerk abzusichern: „Das absolute Minimum ist der Passwortschutz des Routers, falls noch nicht vorhanden.“ Am besten wäre es aber, private und beruflich verwendete Geräte zu trennen. Alternativ kann man auch einen separaten Benutzeraccount auf dem privaten Gerät anlegen. Die Firma kann über eine sogenannte „Whhitelist“ den Zugriff auf bestimmte Server und Systeme erlauben oder unterbinden. Zusätzlich gibt es Tools, die die Verschlüsselung von Dateien sowohl in der Speicherung als auch im Transfer ermöglichen. Für sensible Daten ist eine End-to-End-Verschlüsselung anzuraten.

Recovery vorbereiten

Über die Sicherheitsaspekte hinaus gibt es viele bewährte Gadgets und Tools, die das Teilen von Dokumenten ermöglichen und auch den wichtigen direkten Austausch mit Kollegen und Kunden kultivieren. „Homeoffice ist bei vielen Unternehmen schon seit Jahren Usus. Allerdings hatten diese ausreichend Zeit, ihre digitale Infrastruktur optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Andere trifft es völlig unvorbereitet“, bestätigt Martin Puaschitz, Obmann der Wiener Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie der Wirtschaftskammer (UBIT).

Statt sich mit Klopapier einzudecken und auf Tauchstation zu gehen, sollten Unternehmen sich bereits jetzt Gedanken über die Zeit nach der Krise machen. Strategiepläne geben Sicherheit und eröffnen die Chance, das Unternehmen - konzentriert auf das Wesentliche - in geordnete Bahnen zu führen.