Betriebsübergabe im digitalen Umfeld – Was alles beachtet werden muss

Während klassische Themen wie Betriebsablauf, Produktionsdetails, wirtschaftlicher Gesamtstatus und Co. gerne ins Feld geführt werden, vergisst man oftmals auf den ebenso wichtigen digitalen Baukasten und die dazugehörigen Bestandteile. In einer von Digitalisierung geprägten Zeit müssen die zentralen Fragen in der digitalen Nachfolge für beide Seiten beachtet und zeitgerecht gestellt werden.

Optimalerweise kann der Betrieb bereits an eine/n junge/n „Wilde/n“ übergeben werden. Die nachkommende Generation ist mit allen digitalen Themen erwachsen geworden und in der Wissensbasis bestens ausgestattet. Die Millennials stehen im Zeichen der Digitalisierung, verfügen über eine hohe Affinität zur aktuellen, technischen Agenda und sehen das Smartphone als ihre zweite Home Base. Besonders die Erfahrung der nächsten Generation mit den schnelllebigen Kanälen bedeutet aber auch, dass ausreichend Zeit für eine fachliche Übergabe bleiben muss.

Nicht immer geschieht dies in der Praxis reibungslos und problemfrei. Denn gerade die unterschiedlichen Einstellungen, prägende Erfahrungen, relevante Vorstellungen und leider auch falsches Halbwissen tragen zu einem erhöhten Informationsbedarf zwischen der alten und neuen Welt bei. In der Betriebsübergabe zeigt sich somit eine starke Diskrepanz zwischen Vorgänger und Nachfolger. Gelegentlich wird auf die digitalen Kanäle sogar völlig vergessen und eine sinnvolle und für die Zukunft wichtige Übergabe kann nur unzureichend erfolgen. Das alles kann mit gezielten Fragen und einer umfassenden Vorbereitung allerdings verhindert werden.

Bestandsaufnahme: Jedes Detail muss dokumentiert sein

Wir haben bereits gelernt, dass Daten alles sind und ohne Daten keine Online-Präsenz möglich ist. Eine detaillierte Bestandsaufnahme ist zu machen und zentrale Fragen sind zu stellen. Welche Daten sind im Unternehmen vorhanden und wem gehören diese? Gibt es eine Dokumentation über die Hard- und Software, welche CRM-Systeme und Datenbanken sind im Einsatz? Wer ist für den Fachbereich zuständig und wie sieht die Planung für die nächsten Monate/Jahre aus? Ist das Unternehmen bereits DSGVO-konform aufgestellt oder besteht Verbesserungsbedarf? Was ist mit den wichtigsten Kundendaten passiert, wie werden diese verwaltet? Wer ist der „Herr der Daten“? Und wie sieht die digitale Marketingstrategie allgemein aus? Man sieht, dass eine husch-husch-Beantwortung der wichtigsten Fragen nicht ausreicht, wenn man fundierte Informationen und vor allem Zeit für die Erfassung benötigt. Die Struktur und die Aufbereitung der digitalen Bereiche sind entscheidend um vorprogrammiertes Chaos zu vermeiden.

Beim Thema Datenschutz empfiehlt es sich, dafür einen zentralen Ansprechpartner zu installieren – falls das nicht ohnehin schon passiert ist. Der Datenschutzbeauftragte übernimmt die Verantwortung dafür, dass das Unternehmen gemäß der DSGVO agiert. Er weiß, wie die wichtigsten Kundendaten bisher verwaltet wurden und wie sie DSGVO-konform gemanagt werden. Er weiß außerdem, welche Daten ausgeschieden werden müssen und wo es noch Handlungsbedarf in Sachen Datenschutz gibt.

Wer macht was?

Auch das Partner- und Ressourcen-Management müssen genau dokumentiert sein. Arbeitet ein Unternehmen beispielsweise mit einer Digital-Agentur zusammen, dann muss auf einen Blick klar sein, welche Aufgaben intern und welche extern erledigt werden. Außerdem sollte bekannt sein, wie viel Budget überhaupt für digitale Aktivitäten zur Verfügung steht und wie diese Aktivitäten in die Gesamt-Marketingstrategie eingebettet sind. Die strategische Ausrichtung des Unternehmens für die kommenden Jahre – Stichwort Businessplan – ist ebenfalls ein Punkt, der bei der digitalen Übergabe unbedingt berücksichtigt werden muss. Auch die Frage, welche digitalen Kanäle bereits bespielt werden und welche das Unternehmen künftig stärker einsetzen möchte, gehört hierher. Dazu muss natürlich auch ersichtlich sein, wem die wichtigsten Accounts in der Bewerbung gehören und wo die Zugangsdaten zu den unterschiedlichen Kanälen liegen. Besonders wichtig ist zu wissen, welche Personen/Partner überhaupt Zugriff auf die Systeme haben.

Bei all diesen Fragen ist es zu guter Letzt schon Luxus, über Methoden der Erfolgsbewertung und -kontrolle zu sprechen. Das entsprechende KPI (key-performance-indicators) und OKR (objective-key-results) Matching zeigt aber schnell, wie digital das zu übernehmende Unternehmen unterwegs gewesen ist.

Die ultimative Checklist

•    Welche Daten sind im Unternehmen vorhanden?
•    Wem gehören diese Daten?
•    Gibt es eine Dokumentation über die Hard- und Software?
•    Welche CRM-Systeme und Datenbanken sind im Einsatz?
•    Wer ist für den Fachbereich zuständig?
•    Wie sieht die Planung für die kommenden Monate/Jahre aus?
•    Ist das Unternehmen bereits DSGVO-konform aufgestellt oder gibt es Verbesserungsbedarf?
•    Was ist mit den wichtigsten Kundendaten passiert und wie werden diese verwaltet?
•    Wer ist „Herr der Daten“?
•    Wie sieht die digitale Marketingstrategie allgemein aus?
•    Welche Aufgaben werden intern und welche extern erledigt?
•    Wie viel Budget steht für digitale Aktivitäten zur Verfügung?
•    Wie sind digitale Aktivitäten in die Gesamt-Marketingstrategie eingebettet?
•    Welche digitalen Kanäle werden bereits bespielt?
•    Welche digitalen Kanäle möchte das Unternehmen künftig stärker einsetzen?
•    Wem gehören die wichtigsten Accounts für die Bewerbung?
•    Wo liegen die Zugangsdaten zu den verschiedenen Kanälen?
•    Wer hat Zugriff auf die Systeme?
•    Welche Methoden der Erfolgskontrolle und –bewertung werden eingesetzt?