Lecapell: Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Seit drei Jahrzehnten beschäftigt sich Lecapell, ein Familienbetrieb in der 2. Generation mit Sitz in Waizenkirchen (Oberösterreich), ausschließlich mit der Veredelung von Leder und ist mittlerweile einer der führenden Produzenten für Lederlenkräder in der Automobilindustrie. Dementsprechend schnell ist das Unternehmen gewachsen und benötigte eine umfassende betriebswirtschaftliche Softwarelösung zur Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Gefragt war ein stabiles System, das alle Prozesse sämtlicher Abteilungen abdeckt und mit der Firma mitwächst. Die Enterprise Resource Planning Lösung (ERP) sollte zum Herzstück des Unternehmens werden.

Neue Strukturen

Nach der Übergabe des Unternehmens im Jahr 2008 an die nächste Generation, Wolfgang und Sybille Lehner-Mayrhofer, wurde nicht nur die Firma neu strukturiert, sondern es stand fest, auch in ein EDV-System zu investieren, das offen sein sollte und zukünftig mitwächst. Dafür gab es ein Auswahlverfahren, bei dem sich die Geschäftsleitung für Microsoft Dynamics NAV (jetzt Microsoft Dynamics 365 Business Central) und NAVAX entschieden hat. Ausschlaggebend dabei waren nicht nur die Abbildung der Prozesse, die Funktionalität sowie die Ausbaufähigkeit und Zukunftssicherheit der digitalen Lösung, sondern auch die Verlässlichkeit und persönliche Betreuung durch den Partner. All diese Anforderungen konnte das IT-Systemhaus am besten erfüllen.

Begonnen hat die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer umfassenden Analyse der Anforderungen von Lecapell. Dementsprechend wurde mit einem Testsystem für die Lagerwirtschaft und Buchhaltung, mit 8 Usern und 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, gestartet, das ohne Komplikationen live gegangen ist. Zentrale Aufgabe war die Datenübertragung in Microsoft Dynamics NAV, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Lecapell, nach vorheriger Schulung, selber vorgenommen haben. Das hatte zur Folge, dass die Daten konsequent bereinigt worden sind. Jeder Artikel wurde neu angelegt und der jeweiligen Kategorie zugeordnet: Damit waren alle Daten „frisch“.

Von diesem Zeitpunkt aus ist Lecapell stetig gewachsen und die ERP-Lösung ebenfalls.

Keine Insellösungen & totale, gesetzeskonforme Transparenz

Dann folgte die Integration der Produktion in das ERP-System: Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf, Finanzbuchhaltung sowie die klassische Warenwirtschaft samt Auftragsabwicklung laufen seitdem über eine einzige Plattform. Auch die Partnermodule Automotive & EDI (Electronic Data Interchange) von Cosmo Consult und die Lohn- und Zeiterfassung von Omega Solutions wurden integriert. Das sind wichtige Module, die die branchenspezifischen Anforderungen der Automobilbranche abdecken und zur automatisierten Auftrags- und Rahmenauftragserfassung dienen. Damit wird die Abwicklung der Auslieferung an den Kunden inklusive genormter Dokumente unterstützt. Bestimmte Kunden sind elektronisch angeknüpft, es wird Papier vermieden, Zeit gespart und Transparenz geschaffen. Im Personalbereich hilft Omega Solutions nicht nur bei der Zeiterfassung und Personalverrechnung, sondern auch Schulungen und Fortbildung werden abgebildet – und das alles gesetzeskonform.

NAVAX war aber auch mit Eigenentwicklungen gefordert, z.B. zum Thema Instandhaltung: Maschinenzyklen werden abgebildet und es erfolgen automatisiert Benachrichtigungen betreffend zeitgerechter Wartung. Weiters gibt es auch Add-ons, um das Projektmanagement zu verbessern, die Prozesse zu stabilisieren sowie Fehleingaben zu vermeiden. Dabei geht es um das Zusammenspiel von Mensch und Maschine. Dafür wurde auch in Folge das Personalmanagement-Tool von Omega Solutions erweitert: Das Schulungsmodul macht z.B. „Schulung am Punkt“ möglich, was eine enorme Produktions- und Qualitätssteigerung zur Folge hat und Fehler in der Produktion vermeidet. Alle Zusatzmodule sind ebenfalls standardisiert und durch den Hersteller zertifiziert, was für Lecapell maßgeblich wichtig ist.

Auch der Bereich der Kostenrechnung wurde mit dem Standardmodul umgesetzt, um auf jeder Maschine die Kosten wie Energie, Instandhaltung, menschliche Arbeitsleistung und Abschreibung der Maschine zusammenzufassen und transparent zu machen.

Mittlerweile gibt es keinen Prozess mehr im Unternehmen, der Microsoft Dynamics NAV nicht berührt. Das ist, neben dem stetigen Wachstum des Unternehmens, sehr bemerkenswert.

Zusätzlich dazu fand auch das Upgrade von Microsoft Dynamics NAV 2009 auf 2016 statt: Ein umfangreiches Projekt, das aber, bedingt durch gute Planung im Vorfeld, professionell und zur vollsten Zufriedenheit von Lecapell umgesetzt worden ist. Mit der Nutzung von Microsoft Office 365 hat auch die Outlookintegration in Microsoft Dynamics NAV stattgefunden.

Konkreter Nutzen

Alle Bereiche profitieren von der ERP-Lösung. Die Buchhaltung hat beispielsweise weniger Arbeit mit den Buchungen, da fast 80% automatisch gebucht wird. Die Produktion profitiert von der Echtzeitstandserfassung und ermöglicht somit Echtzeitauswertungen. Die Lagerstandsführung ist immer am aktuellen Stand und die Lagerbestände werden korrekter angezeigt - Korrekturbuchungen verringert. Auch der digitale Lieferschein erleichtert die gesamte interne Abwicklung, wodurch Fehler vermieden und Zeit gespart wird.

Generell kann festgehalten werden, dass sämtliche Daten am aktuellen Stand sind und die Prozesse nachvollziehbar sowie strukturierter sind.

Zukünftige Projekte

Bereits in der Umsetzung ist die Integration der Customer Relationship Management (CRM) Lösung von Microsoft und zusätzlich dazu sind weitere Projekte in Planung.

„Unser Ziel war es, in ein offenes System zu investieren, das mit uns mitwächst und einen Partner an unserer Seite zu haben, der unseren speziellen Anforderungen gerecht wird. In NAVAX haben wir diesen beratenden Partner mit Prozessverständnis gefunden, der uns langfristig sehr professionell unterstützt und mit uns gemeinsam immer eine Lösung gefunden hat und sicher auch zukünftig finden wird. Dazu trägt das Projektmanagement auf beiden Seiten maßgeblich bei, das perfekt funktioniert. Ich freue mich schon auf die kommenden Projekte“, erklärt Wolfgang Lehner-Mayrhofer, Eigentümer und Geschäftsführer Lecapell.

„Einen Neukunden wie Lecapell zu gewinnen und über die Jahre hinweg zu betreuen sowie mit zu entwickeln macht einfach Spaß. Das Produktionsunternehmen hatte zum Ziel, sich am NAV-Standard zu orientieren und hat demenentsprechend alle Prozesse intern ausgerichtet – eine Herangehensweise die optimal ist, aber in der Realität normalerweise schwer umsetzbar ist. Wir freuen uns, auf weitere Herausforderungen, die wir gemeinsam meistern werden“, ergänzt Oliver Krizek, Eigentümer und Geschäftsführer der NAVAX Unternehmensgruppe.