Durchgängige Umsetzung in Tirol

Durchgängiges E-Government muss sowohl für große Städte als auch kleine Gemeinden leistbar werden. Das enorme Einsparungspotential durch den Empfang und die elektronische Verarbeitung von Kundenwünschen wird in Zukunft in allen Gemeinden Österreichs unabhängig von deren Größe umsetzbar sein. Mit der Tiroler Stadtgemeinde Wörgl wurde von dem heimischen E-Government-Dienstleister IT Kommunal im Rahmen eines Pilotprojekts ein auf das Bundesland Tirol bezogenes Basissystem für durchgängiges, medienbruchfreies E-Government geschaffen.

Im Zuge des Projektes, das von Anfang an von dem Wörgler Bürgermeister Arno Abler aktiv unterstützt wurde, erfolgte eine Integration zwischen einem neuem ELAK-System auf Basis der Open-Source-Suite „Acta Nova“, externen E-Government-Services (wie der Web-2.0-Plattform Vivomondo und amtsweg.gv.at), dem E-Government-Modul der Amtssignatur und erforderlichen Fremd- und Zusatzsystemen, etwa Scanner- und E-Mail-Software. Die Bestandteile wurden aufeinander abgestimmt und implementiert. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten, durch automatische Datenübernahmen, leichte Bedienbarkeit und große Flexibilität konnte ein einheitliches E-Government-Basissystem für Tiroler Gemeinden geschaffen werden. „Schließlich ist es gerade in wirtschaftlich schlechten Zeiten mehr denn je notwendig, Kosten zu sparen und dennoch auf die Anforderungen der Bürger schnell und flexibel zu reagieren“, weiß René Lorber, Projektleiter der Einführung des elektronischen Aktes (ELAK) in Wörgl.

Der Umsetzung vorausgegangen war eine sechsmonatige Reorganisation der Stadtverwaltung Wörgl und eine komplette Umstellung des Posteingangssystems. Im Zuge umfangreicher Recherchen wurden gemeinsam mit IT-Kommunal veraltete Strukturen und Abläufe kritisch analysiert und einem Redesign unterzogen. Besonderes Augenmerk wurde auf die Einbindung aller betroffenen Abteilungen und der Führungsebene der Stadtgemeinde gelegt. Erstes Ergebnis dieser Bemühungen in Wörgl war die erhebliche Vereinfachung der Lehrlings- und der Energieförderung, die nun auch online auf der Homepage der Stadtgemeinde beantragt werden kann. Sämtliche eingegangenen Daten werden von dort aus elektronisch abgeholt und vollautomatisiert verarbeitet. Lediglich die fachliche Prüfung obliegt weiterhin dem Sachbearbeiter. Alle anderen Zuständigkeiten, wie die Aufbereitung für den Stadtrat oder die händische Unterschrift durch den Bürgermeister, sind im neuen, veränderten Ablauf nicht mehr erforderlich. „Im besten Fall kann ab dem Antrag eine fertige Zusage bereits nach fünf Minuten im Postfach des Antragstellers liegen“, berichtet nun Arno Abler.

Die Stadtgemeinde Wörgl plant, ihre Aktivitäten im E-Government weiter zu verstärken und den bestehenden Servicekatalog auszubauen. Mit der Umsetzung der elektronischen Amtssignatur und dem Aufbau eines Mehr-Mandanten-Betriebs, um auch die Nachbargemeinden an ein zentrales ELAK-System anzubinden, wurde bereits begonnen. „E-Government bietet eine Chance für Städte und Gemeinden, effektiv zusammenzuarbeiten“, weiß Abler. "Es ist nun realistisch möglich, dass sich eine Gemeinde in einem bestimmten Fachgebiet spezialisiert und dieses Feld auch für andere Kommunen mitbetreut.“

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Die E-Government-Suite
Mit „Acta Nova“ hat der IT-Anbieter rubicon ein vollwertiges ELAK-System entwickelt, das Verwaltungsabläufe durchgängig unterstützt und die wesentlichen österreichischen E-Government-Funktionen integriert. Der Leistungsbogen spannt sich von der Übernahme von Formulardaten aus bestehenden Verwaltungssystemen, der Integration von Microsoft Outlook und Dokumentenscanning über Protokollierung, Aktenbearbeitung, Schriftguterstellung mit Vorlagenverwaltung, Erledigungsunterstützung, Genehmigung und Aufbringen der Amtssignatur bis zur implementierten Ediakt-II-Schnittstelle und der Möglichkeit einer dualen Zustellung.