Und wieder geschlossen!

„So ein Ärger, wieder zu spät dran! Das ist mir in diesem Monat schon zweimal passiert!“, denkt sich Herr Ö aus T., der schon wieder vor den verschlossenen Türen des Gemeindeamtes steht. Dabei hat Herr Ö das Formular für die Kindergartenanmeldung seiner Tochter vorab von der Gemeinde-Homepage heruntergeladen, ausgedruckt und vollständig ausgefüllt. Nur das mit dem Abgeben scheint nicht so recht zu klappen. „Vielleicht doch mit der Post schicken?“, denkt sich Herr Ö. „Oder gleich elektronisch?\" Beim E-Banking klappt’s ja auch.

Was Herr Ö nicht weiß, ist, dass bereits viele Amtswege rund um die Uhr elektronisch zur Verfügung stehen. Wenn Herr Ö sich bei der Antragstellung im Internet besonders sicher ausweisen und elektronisch unterschreiben muss, braucht er dazu eine Bürgerkarte. Die Bürgerkartenfunktion kann er kostenlos und unkompliziert auf seiner E-Card aktivieren. Hilfe dazu findet er online unter www.bürgerkarte.at.

Herr Ö könnte bereits eine Vielzahl von elektronisch verfügbaren Behördenwegen von zu Hause aus erledigen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die zuständige Behörde das jeweilige Verfahren bereits elektronisch anbietet. Viele Gemeinden und Städte setzen dabei auf den kommunalen Formularanbieter „amtsweg.gv.at“, der bereits 100 barrierefrei nutzbare Standardformulare anbietet. Der im Jahr 2006 aus einem interkommunalen Kooperationsprojekt mit Unterstützung des Österreichischen Städtebundes hervorgegangene Formulardienst stellt außerdem rund 350 Formularbausteine zur Verfügung um eine unlimitierte Anzahl weiterer gemeindeeigener Online-Formulare umzusetzen. Informationen findet die Heimatgemeinde von Herrn Ö unter amtsweg.gv.at.

Wenn Herr Ö also einen solchen Online-Antrag ausgefüllt hat, kann er ihn elektronisch unterschreiben und direkt an die Behörde senden. Dort werden die Daten von den zuständigen SachbearbeiterInnen geprüft, die Bescheide elektronisch erstellt und elektronisch unterschrieben. Der Bescheid-Versand erfolgt anschließend entweder individuell oder über zentrale Druckstraßen. Im Idealfall ist aber selbst der Druck und der – sehr kostenintensive – Papier-Versand mittels RSa- oder RSb Briefen nicht mehr erforderlich, da Herr Ö im Zuge der Bürgerkartenanmeldung gleich der elektronischen Übermittlung zugestimmt oder sich bei einem elektronischen Zustelldienst angemeldet hat. Folglich muss unser fortschrittlicher Antragsteller seinen Bescheid nicht mehr am Postamt abholen. Er wird einfach per E-Mail verständigt, dass ein Zustellstück auf seinem Zustelldienst für ihn hinterlegt wurde und er dieses abholen kann.

Die Vorteile des elektronischen Amtsweges liegen auf der Hand. Nicht nur, dass Herr Ö sich zukünftig eine Vielzahl an Behörden- und Postwegen sparen wird, auch für die Gemeinde fallen Arbeiten, wie etwa das lästige Einscannen von eingebrachten Papierdokumenten weg. Wer heute glaubt, dass seine Papierschriftstücke in den Gemeinden wie vor 20 Jahren immer noch in dicken Akten von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, sollte mal seiner Gemeinde einen Besuch abstatten und wird überrascht sein, wie diese heute wirklich arbeitet. Effiziente und schnelle Bearbeitung ist ohne den Einsatz neuer Technologien schwer oder schlichtweg gar nicht mehr möglich. Permanenter Kosten- und Leistungsdruck haben auch vor der öffentlichen Verwaltung nicht halt gemacht. Deshalb lohnt es sich auf elektronische Prozesse zu setzen.

Dokumente, die in der Gemeinde heute in Papierform eingehen, werden im Regelfall zentral geöffnet, gescannt und anschließend elektronisch an die einzelnen SachbearbeiterInnen verteilt. Nur in Ausnahmefällen werden diese Papierdokumente von der Scanstelle als „Originale“ in Papierform angefordert und bei den Sachbearbeitern aufbewahrt. Ein Großteil der eingescannten Post wird wenige Wochen nach dem Scannen endgültig vernichtet. Dies gilt sowohl für große Städte, die eigenen Scan- und Druckstraßen betreiben, als auch für kleinere Gemeinden, die oftmals auf lokale Einzelplatzscanner oder zentrale Scanservices der Post zurückgreifen.

Zentral steuerndes Element sind hierbei elektronische Aktenverwaltungssysteme, oder kurz ELAKs (wie zum Beispiel Acta Nova), die heute bereits in vielen Städten und Gemeinden im Einsatz sind und die Arbeit der SachbearbeiterInnen maßgeblich erleichtern. Mit Acta Nova (www.acta-nova.eu) wurde von der Firma Public-Management Consulting in Zusammenarbeit mit dem Österreichischen Städtebund und Rubicon-IT ein vollwertiges ELAK-System entwickelt, das Verwaltungsabläufe durchgängig unterstützt und die wesentlichen österreichischen E-Government-Funktionen bereits integriert hat. Heute werden diese Kompetenzen im Bereich der IT-Beratung, Umsetzung von Projekten, Produktadaptierung und Betrieb von Anwendungen für die kommunale Verwaltung in der IT-Kommunal, einem Tochterunternehmen von Public-Management Consulting, Rubicon-IT und Vertretern der Städte und Gemeinden gebündelt.  

Wenn künftig also auch die Heimatgemeinde von Herrn Ö auf elektronische Verwaltung setzen würde, wird nicht nur das Bürgerservice gesteigert und Herr Ö ein zufriedener Kunde seiner Verwaltung sondern die Gemeinde erspart sich Geld, das somit wieder in andere Projekte investiert werden kann. UND: Herr Ö muss sich wenigstens bei der Gemeinde nicht mehr ärgern, wenn er wieder mal fünf Minuten zu spät ist.

Der Autor
René Lorber, IT-Kommunal, ist langjähriger Projektleiter im Bereich E-Government und bei der Einführung von ELAK-Systemen.