Unbekannter Kostenfaktor »Druck«

Knappe Budgets, immer kürzere ROIs – an allen Ecken und Enden wird bis zum Anschlag gespart und optimiert. Vor allem IT-Projekte müssen sich fast schon in Echtzeit amortisieren. Aber kaum ein Unternehmen kennt seine Druck- oder Kopierkosten. Dabei sind via Druck-Outsourcing wahre Kostenschätze zu heben. Das »papierlose Büro« ist eine der Visionen, die bald Jahrzehnte durch die Business-Welt geistern, aber nie so recht Realität wurden. Wann das Schlagwort erstmals in die Welt gesetzt wurde, liegt schon im Dunklen. Gefühlt muss es Anfang der 80er gewesen sein, als in den Büros noch die Nadeldrucker kreischten. Diese Mischung aus Zahnarztbohrer und Sägewerk kostete Nerven. Aber noch mehr Nerven und Zeit kostete es, wenn der »Sound« verstummte. Es folgte der Kampf mit verklemmten Zahnrädern, staubigem Endlospapier, Farbbändern und Druckerköpfen.

Wie viele Arbeitsstunden so weltweit vergeudet wurden, ist unbekannt. Aber es müssen Milliarden gewesen sein. Heute ist alles besser: Die Laser und Tintenstrahler flüstern, die Bedienung ist im Vergleich zu Urzeiten kinderleicht. Aber vieles ist gleich geblieben: Das Büropersonal kämpft jetzt nicht mehr mit Zahnrädern, sondern mit Toner-Kartuschen und Tintenpatronen – und gibt nicht selten auf. Dann müssen Helpdesk oder Servicepersonal einspringen. Billig ist dieser Verbrauch an Zeit- und Personalressourcen ohnehin nie. Noch etwas teurer wird es natürlich, wenn externe Dienstleister oder Service Level Agreements für Drucker oder Kopierer bezahlt werden müssen. Erstaunlich genug, sind sich die wenigsten Unternehmen bewusst, welche Kostenlawinen damit über sie hereinbrechen. Oft genug werden die Kosten für Output-Management auf einfachste Faktoren heruntergebrochen.

>> Kostenwirklichkeit <<

Der Einkauf kalkuliert nicht nur Einstandspreise für Drucker auf den Euro, sondern auch etwa noch durchschnittliche Toner- oder Papierkosten auf den Zehntelcent genau. Das ist ein ehrbares Unterfangen, trifft jedoch bei vielen Unternehmen nicht die Kostenwirklichkeit. »Die reinen Druckkosten sind irrelevant«, lässt etwa Canon Marketingmanager Thomas Zinner aufhorchen. Laut Canon Europe werden Druck- und Kopierkosten in Unternehmen zumeist nicht kontrolliert und gesteuert. Die Ausfallzeiten von Druckern allein belaufen sich nach einer Canon-Untersuchung für europäische Unternehmen auf durchschnittlich 17.000 Euro pro Jahr, woraus sich alleine für diesen Einzelposten für Gesamteuropa eine jährliche Kostensumme in mehrstelliger Millionenhöhe ergibt. Canons Einschätzung wird nicht nur von Studienergebnissen aus dem eigenen Haus geteilt. So gut wie alle namhaften Untersuchungen kommen zu ähnlichen Ergebnissen (siehe unten). Laut Marktforscher IDC wissen etwa rund 90 % der Unternehmen nicht einmal, welche Kosten Druck/Kopie oder allgemeiner gesagt Output-Management tatsächlich verursachen.

Auch bei den Kostendimensionen sind sich Marktforscher, Anbieter und Consulter einig: Während im Einkauf Preise für Verbrauchsmaterial etwa ins Aberwitzige gedrückt werden, bleibt der Blick auf das Ganze oft aus. Und vor allem dieser zahlt sich aus, wenn man unerhebliche Kostendetails ausblendet. Tendenziell gleich lautend weisen alle Untersuchungen aus, dass der Kostenblock »Druck und Kopie« nicht nur weitgehend unbekannt, sondern auch noch gewaltig ist. So kam etwa der Facility-Consulter FaciCon zum dem Schluss, dass dieser nicht nur die durchschnittlichen Aufwendungen für Gebäudereinigung um rund 35 % übersteigt. Selbst Telekommunikations- oder Energiekosten werden damit noch um 50–70 % getoppt. Die teuren Mietkosten werden zwar nicht erreicht, aber immerhin verschlingen »Druck und Kopie« noch rund ein Drittel derselben.

>> Zusatzgeschäft für Dienstleister <<

Platzhirsche wie etwa Xerox, Ricoh, Canon oder HP definieren MPS oder »Managed Print Services«, wie Druck-Outsourcing neudeutsch genannt wird, freilich noch etwas übergreifender. Ohne das Buzz-Word »ganzheitliche Sicht« kommen die Anbieter nicht aus – bei diesem Thema wahrscheinlich zu Recht. MPS berücksichtigt neben oberflächlichen Kosten auch Faktoren, an die ad hoc kaum jemand denken würde, Sicherheit etwa. Zumeist sind Druck-Jobs an PIN-Codes oder Smart-Cards gebunden. Auch bei Inbound/Outbound-Steuerung tun sich neue Optimierungsmöglichkeiten auf, die MPS-Anbieter berücksichtigen. Rechnungen kommen etwa nicht nur papierlos, sondern werden im Workflow auch gleich an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Das Sorglospaket für MPS-Kunden eröffnet auch Facility-Unternehmen neue Marktchancen.
Im Bestreben nach »ganzheitlicher Sicht« fehlt den MPS-Anbietern oft ein nicht unerheblicher manueller wie praktischer Faktor: Wer füllt etwa tatsächlich Papier oder Toner auf, wenn die »Zeiger« des MPS-Outsourcers auf Rot stehen? Canon-Manager Zinner weiß das schon zu schätzen: »ISS etwa füllt Verbrauchsmaterial wie Klammern, Toner oder Papier nach, wenn sie gebraucht werden.« Konzerne schätzen MPS ohnehin mehr und mehr. Xerox realisierte erst kürzlich für die OMV ein »Druckpaket« für etwa 1.200 heterogene Arbeitsplätze. Es geht aber auch kleiner: Laut Thomas Zinner sollte man bei rund zehn bis 15 Druckern beginnen, über Einsparungen ernsthaft nachzudenken.

> Erstaunliche Druckkosten:

Wenn da oder dort vereinzelt Studienergebnisse publiziert werden, könnte man das möglicherweise noch als »Auftragsstudie« eines Anbieters abtun, der davon profitiert. Aber beim Thema Druck- und Kopierkosten – oder allgemeiner Outputmanagement – sind sich Dutzende Experten und Studienautoren einig. Im Kern: Druckkosten in Unternehmen werden häufig nicht kontrolliert und gesteuert und nur wenige Betriebe wissen, wie hoch diese tatsächlich sind. Laut Marktforscher IDC trifft das auf rund 90 % der Unternehmen zu. Xerox, Hewlett-Packard, Canon und Co kommen zu ähnlichen Ergebnissen. Übereinkunft herrscht auch darüber, dass der Kostenblock gewaltig ist. Der Facility Consulter FaciCon hat etwa errechnet, dass Druckkosten die der Reinigung um 35 % oder Energiekosten gar um 70 % übersteigen (siehe Grafik). Einigkeit besteht auch darüber, was durch Druck-Outsourcing eingespart werden kann. Dutzende Fallstudien legen rund 20-30 % der Kosten nahe. Bleibt die Frage, ab wann sich Druck-Outsourcing rechnet. Die Mitarbeiteranzahl ist weniger hilfreich, eher schon die der eingesetzten Drucker: Wer zehn bis 15 Drucker im Unternehmen stehen hat, sollte einen Anbieter kontaktieren.