Aufbruch in ein neues Druckzeitalter

Heterogenität in der Drucklandschaft und oft übersehene, versteckte Produktionskosten bergen in vielen Unternehmen das meiste Optimierungspotenzial, immerhin werden bis zu 15 % des Umsatzes für Dokumentenmanagement ausgegeben. Nur rund 10 % der Gesamtkosten werden in Hardware und Verbrauchsmaterialien investiert, weitere 10 % werden durch Support, Belastung des Helpdesks, Netzwerkanbindung sowie Installation verschlungen und 5 % beanspruchen Administration und Einkauf sowie Bestellwesen und Lagerhaltung für Verbrauchsmaterialien.

Ein oft übersehener Kostenblock liegt im Document Process: Einscannen, Archivieren, Ablegen, Versand, Verpackung, Binden und zum Schluss die Entsorgung eines Dokuments vereinen während des ganzen Lebenszyklus 47 % der Kosten auf sich. Auch ineffiziente Produktionsprozesse verschlingen Kosten: Das Versenden eines Papier-Dokuments als E-Mail oder eines Word-Dokumentes als Fax lässt sich von den Mitarbeitern aufgrund der Medienbrüche nicht in einem Arbeitsschritt bewältigen. Dieser Produktivitätsverlust bedingt weitere 28 % der Gesamtkosten.

Zu überhöhten Kosten führt auch die schwache Auslastung der einzelnen Geräte in heterogenen Outputumgebungen. Teilen sich nur zwei Mitarbeiter ein Gerät, beträgt die Auslastung im Schnitt rund neun Minuten oder 1,8 % pro Tag. Eine Optimierung der Geräteflotte bringt nicht nur Kosteneinsparungen, sondern reduziert auch den Energieverbrauch und die Umweltbelastung durch Treibhausgase deutlich – Werte von rund 50 % Reduktion des Energieverbrauchs können im Optimalfall erreicht werden. Ist der Gerätepark einmal konsolidiert, empfiehlt sich der Einsatz einer Monitoring-Software, um die Outputströme zu beobachten und zu steuern sowie die Auslastung der Geräte weiter zu optimieren. Auch Tools zur Überwachung der Verbrauchsmaterialien oder für die Fernwartung machen das Gerätemanagement einfacher und effizienter. Im Rahmen von Managed Print Services übernimmt all diese Aufgaben Xerox.

Viele billige Tintenstrahl- und Laserdrucker sind zwar in der Anschaffung günstig, erweisen sich aber oft als die größten Kostentreiber, verursacht durch Folgekosten, die nicht selten die drei- bis zehnfache Summe des Anschaffungspreises ausmachen. Als Ersatz für viele kleinere Geräte bieten sich moderne Multifunktionsgeräte mit Laser- oder Solid-Ink-Technik an, wie zum Beispiel die Xerox ColorQube, die als Drehscheiben des Dokumenten-Workflows agieren. Hinzu kommt die Fähigkeit, nach Kostenstellen getrennte Abrechnungen zu generieren. Bei der Anschaffung sollte darauf geachtet werden, dass sie für die parallele Verarbeitung ausgelegt sind: Wenn ein Mitarbeiter nicht faxen kann, weil das Gerät gerade druckt, sind die Kosteneinsparungen schnell wieder weg.