Was tun Manager wirklich? ^Featured

Laut einem Artikel im Business Kurier vom 16.02.2012 verbringen Manager 85% ihrer Zeit mit dem Aufbauen und Erhalten von Beziehungen. Das ist wirklich viel Zeit, aber was genau bedeutet das? 85% von welcher Gesamtarbeitszeit?

In dem Artikel werden dazu noch andere Resultate einer Studie der Harvard Business School von 2011 erläutert. Manager verbringen auch 2 bis 3 Stunden pro Tag mit dem Verarbeiten von E-Mails, weitere 2 Stunden mit Recherche und etwa 2,5 Stunden mit administrativen Arbeiten. Das ergibt 7,5 Stunden pro Tag. Dann sollten sie auch noch 85% ihrer Zeit mit anderen Leuten verbringen können? Das würde bedeuten, dass Manager einen Arbeitstag von 50 Stunden haben!

Aber es sind nicht diese 85%, die mir komisch vorkommen. Manager sollten doch so viel Zeit wie möglich in Networking investieren, was ja der wichtigste Teil ihres Jobs ist. Stutzig machen mich die unglaublichen 7,5 Stunden pro Tag, die ein Manager – großteils völlig unnötig – für Emails, Recherche und Administratives aufbringen muss.

Klingt das viel? Ich denke schon. Aus meiner Erfahrung werden dafür nicht mehr als 3 bis 4 Stunden aufgewendet, was aber trotzdem viel zu viel ist. In den unzähligen Coachings und Seminaren, die ich in den letzten Jahren als Produktivitätsexperte durchgeführt habe, ist es immer das gleiche Problem, das von den Teilnehmern genannt wird: „Ich habe zu viel zu tun“. Wenn man sich die überfüllten Schreibtische, chaotischen Notizen und Klebezettel bis hin zu den explodierenden E-Mail-Eingängen ansieht, könnte man das auch glauben. Nach einem ProWork® Coaching oder ein bis zwei Monate nach einem Seminar sieht es gleich anders aus: Geordnete Ablagen, richtig abgelegte E-Mails und keine Zettel oder überfüllten Notizblöcke mehr. Das bedeutet: man hat viel Zeit gewonnen, die man produktiv nützen kann. Aber wie gelangt man zu einem solchen Ergebnis?

Mit der ProWork® Methode werden ein paar einfache Verhaltensregeln eingeübt und mit einem einfachen Workflow werden Erledigungen sofort weiterverarbeitet: entweder delegiert oder als klare Aufgabenstellung für einen selbst dargestellt. Alle Informationsträger (wie E-Mails, Zettel, Briefe, etc.) sind nicht relevant: alleine die Entscheidungen über das Handeln sind relevant (Peter Drucker, frei übersetzt).
Wenn alle Informationen sofort nach gewissen Prinzipien als mögliche Handlungen definiert werden (der Rest wird weggeschmissen oder archiviert) – was bleibt dann übrig? Ihre tatsächliche Arbeit! Nun lassen sich auch endlich mit Hilfe des gewonnenen Überblicks qualifizierte Entscheidungen darüber treffen, was wichtig und was richtig ist und was getan werden muss.

Tests, die ich immer mit meinen Kunden vor und nach den Coachings durchführe, zeigen dass im Durchschnitt 66 Minuten pro Tag gewonnen werden. Wenn wir von 3 bis 4 Stunden Aufwand sprechen, ist diese eine Stunde ein 25%iger Gewinn. Das ist dann doch ein kleiner Urlaub pro Jahr, der eingespart wird! Nicht wenige Empfehlungen sprechen da für sich. http://bit.ly/Empfehlungen

Nur Sie können sagen wie viel Zeit Sie täglich mit Arbeiten verbringen, die eigentlich nicht den Kern Ihres Jobs betreffen. Ich kann Ihnen aber versprechen, dass es möglich ist, diesen Aufwand effektiv zu minimieren. Sie möchten eine Stunde pro Tag für das was Ihnen wichtig ist gewinnen? Reden wir doch miteinander, wie!

Göran Askeljung

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