Wie immer vor Weihnachten fühle ich mich überfordert und gestresst von allen „Weihnachtserledigungen“. Da sind die Geschenke zum Kaufen und Einpacken, Grußkarten zum Schreiben und Versenden und so vieles mehr. Das bringt mich immer auf die Palme und ich werde gezwungen mich zu besinnen und zu fragen, was das alles bringen sollte? Unweigerlich komme ich auf den Gedanken, dass es alles für den Kuckuck ist. Es hätte ja auch viel schlimmer sein können.

Arianna Huffington, von Huffington Post, schrieb neulich in ihrer LinkedIn Timeline über ihre „Große Idee“ für 2013: „Weniger Stress, mehr Leben“.  Sie beschreibt ihren Ansatz so; Schritt 1) Über Stress reflektieren und ihn erkennen; Schritt 2) Kurs-Korrekturen setzen. Nur so meint sie, können wir „unser Zentrum finden und in Balance bringen und unsere Kreativität, Weisheit und Fröhlichkeit wieder zum Vorschein bringen“.  Ihre Mitarbeiter werden sich mit Yoga und Massagen nächstes Jahr vermehrt beschäftigen, um das herbeizuführen.

Vielleicht hilft es Ihnen aber ich kann mir das nicht vorstellen. Um eine Kurs-Korrektur herbeizuführen, kann ich mir einige Sachen vorstellen, aber Yoga ist nicht dabei. Folgendes würde mir eher helfen: a) 10 Jahre ältere Kinder, b) 10 Jahre jüngere Mutter,  c) schnelleres Gehirn, und d) Intersport sollte seine Snowboards wieder lagernd halten, damit ich ein Weihnachtsgeschenk für meine Kinder kaufen kann.

Das Beste an Frau Huffingtons Posting ist, dass sie es schafft, sowohl in Plattitüden zu sprechen und gleichzeitig falsch zu liegen. Überhaupt die Idee von „Weniger Stress, mehr Leben, führt zu Flight or Fight Reaktionen bei mir, mit ansteigendem Adrenalinpegel.  Erstens steht Stress und Leben überhaupt nicht in Konflikt. Würden wir kein Stress spüren, würden wir erst recht nicht rechtzeitig aufstehen um es in der Arbeit zu schaffen. Weiters ist es meiner Meinung nach falsch an Stress überhaupt zu denken. Wenn ich mich gestresst fühle,  ist darüber Nachzudenken genau das Falsche. Sogar das Wort an sich ist schlimm. Stress ist viel zu schwammig; was wir meinen ist ja eigentlich eines von drei Dingen: a) ich bin zu Beschäftigt – wofür die richtige Respons wäre weniger zu tun, b) ich bin zu müde – geh ins Bett, oder c) ich bin besorgt über irgendetwas – wofür die richtige Respons wäre, es direkt aufzugreifen und sich für Handlungsschritte zu entscheiden, um die Sache Schritt für Schritt zum Abschluss zu bringen.

Yoga ist definitiv nicht der richtige Weg um Stress zu lösen. Es ist gut um steife Muskeln zu lösen, aber nur wenn man viel Gerede über Chakras toleriert (was wieder Stress bei mir hervorbringt). Stress an sich kann nicht erschlagen werden; das zu versuchen führt unweigerlich zu mehr Stress!

So hier ist meine große Idee für 2013: Streichen wir das Wort aus unserem Vokabular, damit wir uns auf die genaueren Ursachen besinnen können, um sie identifizieren und beseitigen zu können.

„Zu oft kontrolliert unser E-Mail-Client wie ein Sklavenhalter den Arbeitsrhythmus, und der Drang zum ständigen Nachsehen und Drücken des Empfangen-Knopfes ist oft schon suchtartig. Schraubt man die E-Mail-Nutzung und das Surfen im Internet um ein Drittel herunter, bringt das viel zusätzliche Zeit für produktives Schaffen\", behauptet Autorin Anitra Eggler in ihrem neuen Buch „E-Mail macht dumm, krank und arm“ (http://anita-eggler.com).

Wie kommen Mitarbeiter aus dieser Falle heraus? Ihnen einfach Outlook und Browser vor die Nase zu setzen, ohne dazu gewinnbringende Arbeitsweisen und eine gute Methodik anzubieten, ist zu wenig. Privates vermischt sich in der Arbeitszeit mit Beruflichem und führt zu viel vergeudeter Zeit.

Tatsächlich ist es mit einfachen Mitteln möglich, Mitarbeiter von schlechtem E-Mail- und Surf-Verhalten abzubringen. Der Gewinn ist riesig und führt schnell zu einem hohen Return On Investment. Die wichtigste Maßnahme ist, die Mitarbeiter in eine gute Arbeitsmethodik und einen effizienten Workflow einzuschulen.

ProWork® ist eine Methode, die genau diese Problematik aufgreift. Dabei lernen Mitarbeiter alle neuen Informationen – sei es E-Mails, gelesene Webseiten, Briefe, Faxe, Sprachnachrichten, etc. – nach dem gleichen Workflow zu verarbeiten. Immer wird zuerst und sofort überprüft, ob die Information arbeitsrelevant ist und ob etwas getan werden muss. Und wenn ja, wird auch gleich entschieden, was. Genau diese Entscheidung ist wichtig, weil man sonst das Gefühl, dass etwas zu tun ist, nicht los wird. Die Folge ist ein Kopf voller Ramsch und fehlende Konzentration für die Aufgabe, die eigentlich gerade dran ist.

Handlungsentscheidungen sollten auch nach System gesetzt werden. Die Informationsquelle selbst, i.e. der E-Mail-Eingang, ist nicht als Übersicht geeignet, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden oder Prioritäten von weniger dringlichen Angelegenheiten zu trennen. Allein die ominöse Markierung „Rote Fahne“, sagt nichts darüber aus, was dran ist – mit der Folge, dass Sie später das E-Mail nochmals lesen und darüber nachdenken müssen, was Sie eigentlich damit tun wollten. Daher sollten Handlungsentscheidungen in ein anderes System transferiert werden – vorzüglich in Aufgaben- und Projektlisten.

Im ProWork® Kurs lernen Mitarbeiter, wie aus E-Mails und Informationen aus anderen Quellen Handlungsentscheidungen entstehen und diese schnell und effizient in ein System aus Aufgaben und Projekten eingebracht werden. Das ist, gewusst wie, mit wenig Zeitaufwand verbunden und bringt erhebliche Vorteile mit sich. Dadurch schiebt sich der Fokus weg von „Posteingängen“ hin zu „Arbeitslisten“, was die ständige Ablenkung und den Drang zum wiederholten Drücken des Empfangen-Knopfes beseitigt. Die beste Suchtprävention ist, Verhaltensweisen einzuüben, die zu einem produktiven Arbeitsrhythmus führen.

Anita Eggler legt z.B. Wert darauf, den Arbeitstag offline zu beginnen, fixe E-Mail-Öffnungszeiten zu definieren und das anderen auch mitzuteilen. Mit ProWork® wird das zur Selbstverständlichkeit. Der richtige Umgang mit E-Mail, Kalender und Aufgaben wird gelernt und bringt laut Untersuchungen im Durchschnitt 66 Minuten Zeitgewinn pro Mitarbeiter und Tag. So rentieren sich die zwei Tage Schulung schnell und schaffen noch dazu Stressentlastung für den einzelnen Mitarbeiter!

Mehr Infos: http://bitly.com/prowork

Laut einem Artikel im Business Kurier vom 16.02.2012 verbringen Manager 85% ihrer Zeit mit dem Aufbauen und Erhalten von Beziehungen. Das ist wirklich viel Zeit, aber was genau bedeutet das? 85% von welcher Gesamtarbeitszeit?

In dem Artikel werden dazu noch andere Resultate einer Studie der Harvard Business School von 2011 erläutert. Manager verbringen auch 2 bis 3 Stunden pro Tag mit dem Verarbeiten von E-Mails, weitere 2 Stunden mit Recherche und etwa 2,5 Stunden mit administrativen Arbeiten. Das ergibt 7,5 Stunden pro Tag. Dann sollten sie auch noch 85% ihrer Zeit mit anderen Leuten verbringen können? Das würde bedeuten, dass Manager einen Arbeitstag von 50 Stunden haben!

Aber es sind nicht diese 85%, die mir komisch vorkommen. Manager sollten doch so viel Zeit wie möglich in Networking investieren, was ja der wichtigste Teil ihres Jobs ist. Stutzig machen mich die unglaublichen 7,5 Stunden pro Tag, die ein Manager – großteils völlig unnötig – für Emails, Recherche und Administratives aufbringen muss.

Klingt das viel? Ich denke schon. Aus meiner Erfahrung werden dafür nicht mehr als 3 bis 4 Stunden aufgewendet, was aber trotzdem viel zu viel ist. In den unzähligen Coachings und Seminaren, die ich in den letzten Jahren als Produktivitätsexperte durchgeführt habe, ist es immer das gleiche Problem, das von den Teilnehmern genannt wird: „Ich habe zu viel zu tun“. Wenn man sich die überfüllten Schreibtische, chaotischen Notizen und Klebezettel bis hin zu den explodierenden E-Mail-Eingängen ansieht, könnte man das auch glauben. Nach einem ProWork® Coaching oder ein bis zwei Monate nach einem Seminar sieht es gleich anders aus: Geordnete Ablagen, richtig abgelegte E-Mails und keine Zettel oder überfüllten Notizblöcke mehr. Das bedeutet: man hat viel Zeit gewonnen, die man produktiv nützen kann. Aber wie gelangt man zu einem solchen Ergebnis?

Mit der ProWork® Methode werden ein paar einfache Verhaltensregeln eingeübt und mit einem einfachen Workflow werden Erledigungen sofort weiterverarbeitet: entweder delegiert oder als klare Aufgabenstellung für einen selbst dargestellt. Alle Informationsträger (wie E-Mails, Zettel, Briefe, etc.) sind nicht relevant: alleine die Entscheidungen über das Handeln sind relevant (Peter Drucker, frei übersetzt).
Wenn alle Informationen sofort nach gewissen Prinzipien als mögliche Handlungen definiert werden (der Rest wird weggeschmissen oder archiviert) – was bleibt dann übrig? Ihre tatsächliche Arbeit! Nun lassen sich auch endlich mit Hilfe des gewonnenen Überblicks qualifizierte Entscheidungen darüber treffen, was wichtig und was richtig ist und was getan werden muss.

Tests, die ich immer mit meinen Kunden vor und nach den Coachings durchführe, zeigen dass im Durchschnitt 66 Minuten pro Tag gewonnen werden. Wenn wir von 3 bis 4 Stunden Aufwand sprechen, ist diese eine Stunde ein 25%iger Gewinn. Das ist dann doch ein kleiner Urlaub pro Jahr, der eingespart wird! Nicht wenige Empfehlungen sprechen da für sich. http://bit.ly/Empfehlungen

Nur Sie können sagen wie viel Zeit Sie täglich mit Arbeiten verbringen, die eigentlich nicht den Kern Ihres Jobs betreffen. Ich kann Ihnen aber versprechen, dass es möglich ist, diesen Aufwand effektiv zu minimieren. Sie möchten eine Stunde pro Tag für das was Ihnen wichtig ist gewinnen? Reden wir doch miteinander, wie!

Göran Askeljung

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