Im Jahr 2007 wurden am Wiener Flughafen bei 254.870 Starts und Landungen 18,8 Millionen Passagiere abgefertigt. Angeflogen wird der Vienna International Airport von 68 Linienfluggesellschaften, die 192 Destinationen bedienen. Der Administrationsaufwand ist enorm. Das gilt nicht nur für den Logistikbereich, sondern auch für das Rechnungswesen. Mehr als 60.000 Rechnungen und Gutschriften werden pro Jahr ausgestellt. Zu den Kunden zählen neben den Airlines auch die Mieter von Büros, Geschäften und Gastronomieeinrichtungen, die Infrastrukturleistungen wie Telekommunikation, Strom und Wasser beziehen. Im konzerninternen Shared Service Center kümmern sich 35 Mitarbeiter um Fakturierung, Bezahlung und Verbuchung der Belege. Unterstützungen bekommen sie von einer unauffälligen Software, die in die SAP-Landschaft integriert ist. Das Programm stammt vom Stuttgarter Unternehmen Software4Professionals, hört auf den Namen Yambs und hat die Aufgabe, die eingegangenen Zahlungsinformationen den offenen Rechnungsbeträgen zuzuordnen und zu verbuchen. Der so genannte Auszifferungsgrad, also der Anteil der Belege, die die Software problemlos zuordnen kann, beträgt im Schnitt mehr als 80 Prozent. \"Wenn der Verwendungszweck im Beleg richtig angegeben ist, kann die Software die Daten problemlos erkennen und interpretieren\", erklärt Debitorenbuchhalterin Eva Schlagenhaufen. Sind die überweisungsträger per Hand ausgefüllt oder Informationen unvollständig oder fehlerhaft angegeben, muss von Hand nachgearbeitet werden. Knapp zwei Stunden am Tag ist sie mit dieser Aufgabe noch beschäftigt. Bevor Yambs zum Einsatz kam, war dies die Arbeit eines kompletten Acht-Stunden-Tages. Damit sind die Konten am Flughafen Wien taggleich abgestimmt und ein aktueller Stand über die offenen Posten steht zeitnah zur Verfügung. \"Der Einsatz von Yambs hat sich bei uns schnell bezahlt gemacht\", erläutert Franz Imlinger, Leiter Finanz- und Rechnungswesen des Airports. \"Die Software hat mehr als Dreiviertel der Ressourcen einer ganzen Arbeitskraft eingespart. Die Mitarbeiterin kann sich nun vor allem um das Mahnwesen kümmern, was nicht nur eine interessante und anspruchvollere Tätigkeit ist - sie trägt auch zu Mehreinnahmen bei.\"
Im KMU-Einsatz
Auch das Braunauer Direktvertriebsunternehmen im Kleinteilegeschäft, Berner Austria, lässt seine rund 30.000 Rechnungen im Monat von Yambs überprüfen. \"Damit wir wissen, ob der Kunde seine letzten Rechnungen bezahlt hat, müssen wir schnell den überblick über die Zahlungseingänge haben\", erklärt der kaufmännische Leiter Bernd Laibacher. Dazu sind die Kontobewegungen bei den beiden Hausbanken schnellstmöglich mit den offenen Posten im SAP-System abzugleichen und zu verbuchen. Damit waren bis vor einigen Monaten mehrere Mitarbeiterinnen in der Debitorenbuchhaltung beschäftigt. Heute werden die Zahlungseingänge in einem Drittel der Zeit verbucht. Der Auszifferungsgrad liegt bei 85 Prozent. Das bedeutet im Vergleich zu einer früheren Lösung eine Steigerung von zwölf Prozent, was annähernd 2.000 zusätzlichen maschinellen Auszifferungen im Monat entspricht. Damit werden die Buchungen schneller abgewickelt und es können ohne personelle Aufstockung mehr Zahlungseingänge verarbeitet werden. \"Die Mitarbeiter haben nun Zeit für das aktive Forderungsmanagement und für Gespräche mit säumigen Zahlern. Mit dem Softwareeinsatz ist es uns gelungen, die Liquidität zu verbessern und Zahlungsausfälle zu reduzieren\", erklärt Laibacher.
