Chancen der Firmenkommunikation

Der Wiener Technologie- und Organisationsberater HMP hat gemeinsam mit dem Report die mittlerweile zweite Ausgabe der Studie »Unified Communications in Österreich« durchgeführt. Was brachte das Jahr 2011 für den Markt für Kommunikationslösungen? Was ist für 2012 zu erwarten? Fazit: Die moderne Kommunikation am Arbeitsplatz ist weiterhin ein Trend, doch wurde das große Potenzial von Unified Communications (kurz UC, siehe Kasten auf der nächsten Seite ) von den heimischen Unternehmen erst ansatzweise realisiert. »Die steigenden Anforderungen an die interne Kommunikation und die Realisierung von Effizienzgewinnen durch den Einsatz moderner Werkzeuge wie UC- und Collaboration-Tools führen bei vielen Unternehmen aktuell zur Planung von Voice-over-IP Systemen. Im Zuge dessen werden auch neue Funktionen wie Mobilfunkintegration und Voice-over-WLAN evaluiert und bewertet«, berichtet HMP-Geschäftsführer Thomas Schmutzer. Dem Experten zufolge sind Unified-Communications-Lösungen nicht nur Thema für die Top-100-Unternehmen, sondern für alle Firmen »mit hoher Kommunikationsintensität, hoher Mobilität von Mitarbeitern beziehungsweise mehreren Standorten«. Einige Unternehmen hätten auch im Vorjahr zur Einführung einer alles vereinenden Kommunikationslösung Lizenzen gekauft und die Produkte ausgerollt. Dennoch ist vielerorts eine Integration von Unified Communications in den Büro- und Arbeitsalltag noch nicht gelungen. »Hier müssen Kommunikationsprozesse und Kommunikationskulturen adressiert und der Nutzen für den Menschen hervorgehoben werden«, betont der Berater.

>> Hoher Wissensstand <<

Österreichische Unternehmen sind hinsichtlich der Vorteile von Unified Communications weiterhin gut informiert und wissen, dass bei Umsetzungen neuer Kommunikationslösungen vor allem eines wichtig ist: den Willen der Mitarbeiter auf seiner Seite zu haben. Mehr als 300 Entscheidungsträger gaben online Auskunft zum Thema Unified Communications in ihrem Unternehmen. Die Teilnehmer stammen aus unterschiedlichen Branchen, am stärksten ist auch in dieser zweiten Studienausgabe der Bereich IT & Telekommunikation mit rund 42 % der Teilnehmer vertreten. Die öffentliche Hand ist mit 12,2 % an nächster Stelle zu finden. Nach Umsatzgröße sind in der Befragung Firmen mit einem Umsatz bis zehn Millionen Euro am stärksten vertreten. Gesteigert wurde der Anteil an Umfrageteilnehmern bei Managern (29,4%, 2010 waren es noch 22,7%) und Geschäftsführern (25,9% nach 2010 mit 20,4%).

Noch wird laut den Erfahrungen von HMP das Thema Unified Communications eher mit IT und Technik als mit den Bereichen Organisation und Kommunikation in Verbindung gebracht. »In den Gesprächen mit Unternehmen ist es wichtig zu betonen, dass die Lösungen zwar auf Technik aufbauen, aber vor allem Projekte sind, welche die Art und Weise, wie effizient und innovativ Unternehmen funktionieren können, auf positive Weise verändern können«, rät Studienleiter Hellmuth Leinfellner der Branche. Es gehe schlichtweg um die Veränderung von Geschäftsprozessen und um völlig neue Kommunikationsmöglichkeiten für die Mitarbeiter. Im Alltag werden diese massiven Vorteile für den Querschnittsprozess Kommunikation in Unternehmen zu wenig wahrgenommen. Durch Unified Communications werden Kunden- und Lieferantendaten und Kontaktmöglichkeiten besser integriert, wodurch auch der Kundenservice deutlich verbessert werden kann. »Wir sehen UC als einen integralen ersten Baustein für den Arbeitsplatz der Zukunft«, so Leinfellner weiter. Nur durch die Sicherstellung von ortsungebundener Kommunikation wie in der Telefonie, bei Kurznachrichtensystemen sowie in der Anbindung an Informationen und Dokumente in den unterschiedlichen Geschäftsprozessen können die Mobilitätsgrade und dadurch die Struktur nachhaltig geändert und an neue Arbeitsmodelle angepasst werden. Um das Dilemma jener Technologiedienstleister, in denen vor allem Techniker an vorderster Front am Werk sind, auf einen Nenner zu bringen: »Unternehmen sind eher bereit, ihre bestehenden Strukturen im Zuge einer Diskussion zur Firmenkultur in der Kommunikation zu überdenken als über den Weg einer technischen Prozessoptimierung«, so die beiden HMP-Berater.

>> Erwartungen und Marktanteile <<

Unternehmen haben naturgemäß bestimmte Erwartungen, wenn eine Investition getätigt wird – dementsprechend wurden auch diesmal wieder die größten Erwartungen an Unified-Communications-Lösungen abgefragt. Am deutlichsten wird eine »Verbesserung der Zusammenarbeit« von 67 % der Teilnehmer erwartet. 2010 waren es noch 64,1%. Erst an zweiter Stelle rangieren die Erwartungen an niedrigere Kosten. Als sinnvollste Einsatzbereiche werden Kundendienst und Support mit 72,4 % genannt, Vertrieb mit 58 % und interne administrative Abläufe mit 54,8 %.

>> Bekannte Anbieter <<

Die bekanntesten Unified-Communications-Anbieter sind laut Studie folgende: Microsoft wird von 72 % der Studienteilnehmer als »sehr bekannter« Anbieter angegeben (2011 waren es 69 %). Cisco folgt mit 62 % (2011: 57 %). A1 Telekom Austria wird bei der Bekanntheit der Unified-Communications-Integratoren und UC-Betreiber an erster Stelle genannt, gefolgt von Kapsch, T-Systems, Siemens Enterprise Communications, NextiraOne und Tele2.


>> Stimme aus der Branche <<

Anlässlich eines Business-Breakfasts von NextiraOne mit dem Titel »Das Ende der Telefonanlage« wurden die Chancen und Risiken moderner Kommunikationswerkzeuge eingehend diskutiert. »Die Zeiten unterschiedlicher Geräte für die Telefonie mit vielleicht auch noch verschiedenen Nummern ist definitiv vorbei. Thin-Clients sind im Vormarsch und die Intelligenz wandert in das Rechenzentrum«, brachte man es auf den Punkt. UC-Experte Robert Ludwig, NextiraOne, sieht durch diesen Trend die Flexibilität der modernen Wissensarbeiter künftig gestärkt. Ob am Notebook, am Tablet oder am Smartphone: die Kommunikationslösungen sind damit überall nahtlos möglich. Nutzer haben dabei globale Kontaktlisten, die zentral verwaltet werden und sich mit dem Gerätepark im Feld automatisch synchronisieren. Diese Verknüpfung geht bis zur durchgängigen Übergabe von Festnetzgesprächen ins Drahtlosnetz im Firmengebäude oder in ein Mobilfunknetz beim Verlassen des Firmengeländes. Welche Lösung für Unternehmen die beste ist, sei allerdings nicht pauschal beantwortbar, so Ludwig. Dies hänge stark von den Endgeräten ab, die eingebunden werden müssen. »Auch ein iPad mit all seinen Eigenheiten ist in ein Firmenetz integrierbar. Diese Lösungen sind nicht trivial, aber machbar.«

Unified Communications: Ein hübscher Mix

>>Unified Communications (UC) verfolgen das Ziel, die inzwischen zum Produktivitätsbremser ausgeartete Kommunikation über Mobiltelefonie, Festnetz, Fax, SMS, E-Mail, Social Networks und Collaboration-Werkzeuge wieder effizient und steuerbar zu machen. Der Einsatz von UC bedeutet für den Einzelnen, den richtigen Ansprechpartner in einem Unternehmen für sein Anliegen optimal erreichen zu können. Effizientere Kommunikation durch die Wahl des richtigen Kanals und schnelleres Finden von Informationen können die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen. Einhergehend mit diesen Möglichkeiten wird auch die Arbeitswelt immer mobiler, Freizeit- und Arbeitswelt verschmelzen zu einem Amalgam, das Nutzer auch ein wenig zu ihrem Vorteil formen können – dank UC.

Mehr dazu unter www.hmp-consulting.com