Push für Produktivität

Jeder kennt das Problem: E-Mails sollen beantwortet werden, während das Telefon klingelt. Im Faxgerät warten Bestellungen zur Abarbeitung, Kollegen stürmen ins Büro und brauchen dringend Hilfe. Da kommt es schon einmal vor, dass eine Aufgabe vergessen oder übersehen wird. Wie aber können wir Schritt halten, in einer Welt, die sich jeden Tag schneller bewegt?

»Die Lösung kann nur in einem ebenso hoch entwickelten System liegen, wie es unsere Gesellschaft mittlerweile ist«, behauptet der Produktivitätsberater Göran Askeljung. »Selbstverständlich nehmen wir heute das Auto zur Arbeit und nicht mehr die Kutsche, haben ein Handy bei uns und sind nicht mehr bloß auf eine Telefonzelle angewiesen«, vergleicht der Schwede. Dennoch würden die meisten Menschen nach wie vor einen einfachen Taschenkalender zum Planen ihrer Tätigkeiten verwenden – ein Planungsinstrument, das mit Einführung der Zeitmessung erfunden wurde. »Der Kalender hat in seinen Kernkompetenzen, also bei fix feststehenden Terminen mit hartem Zeitrahmen, durchaus noch seine Daseinsberechtigung«, so Askeljung weiter. Doch würden Systeme, die veraltet sind, in einem zukunftsorientierten Umfeld meist nicht einmal mehr Standardanforderungen genügen. Askeljung empfiehlt vielmehr ein »universelles System«, in dem sämtliche Verantwortungsbereiche von Beruf über Familie und Hobby bis hin zu persönlichen Notizen Platz finden. Der Experte, der bereits in großen Konzernen wie Microsoft zum Thema Zeitmanagement beraten hat, ist dazu bei dem steirischen Unternehmen Comm-Unity EDV fündig geworden.

Modernes Werkzeug
Das Aufgaben- und Informationsmanagement-Tool »KOI« steht für Kommunikation, Organisation und Information und macht damit schon mit seinem Namen klar, was Programm ist. Unbegrenzte und frei zu vergebende Kontexte und Tags, Dokumentenanhang sowie übersichtliche Menüführung lassen das Erfassen von Aufgaben leicht von der Hand gehen. Die Nutzer haben ihre Planung damit auch unterwegs immer dabei – am iPhone, iPad oder Smartphone. Die Plattformunabhängig­keit, die Integration von Outlook und Cloud-Computing-Funktionalitäten heben das Programm von der Masse ab. Weitere Features werden mit Projektplanung und Workflow-Management geliefert. »Dennoch bleibt die unterstützende und weiterführende Information durch einen Coach ein absolutes Nonplusultra am Markt«, wirbt Askeljung weiterhin auch für seine Dienste. Er will Zeitmanagement so auch über die Software hinaus erlebbar machen. Es geht schlichtweg um die Steigerung von Effizienz im unternehmerischen Alltag.

In einer Firmenvariante lässt sich KOI an vorhandene Strukturen in Unternehmen anpassen und macht vernetzte Zusammenarbeit möglich. Mithilfe von zentralem Dokumentenmanagement und der Delegierung von Aufgaben direkt an andere Mitarbeiter kann KOI mitunter sogar zum zentralen Kommunikationsmittel im Unternehmen werden. Die Möglichkeit, Dokumente öffentlich abzulegen, erlaubt es der gesamten Abteilung, sich über den Stand eines Projekts zu informieren. Auch lassen sich eigene Unternehmensprozesse definieren und darüber abbilden. »Verblüffend einfache Anwendungen, wie die Erstellung einer Aufgabe aus einem E-Mail per Drag and Drop, machen KOI zu einem echten Konkurrenten des altbewährten Kalenders«, wirbt der Coach. »Der aktuelle Erfolg von KOI beweist, dass wir ein Produkt geschaffen haben, das auch international Beachtung findet – was die zahlreichen User aus den unterschiedlichsten Ländern beweisen«, schließt Comm-Unity-Geschäftsführer Michael Stark.

Mehr unter  www.koi-community.com