Personalarbeit mit Weitblick

Neue Mitarbeiter auswählen, Talente entdecken und ausbilden, den Zusammenhalt fördern – Human Resources Management ist mehr als die monatliche Gehaltsabrechnung. Dennoch haben Personalisten in ihrer täglichen Arbeit weniger direkt mit Menschen zu tun als mit Zahlen. Im Schnitt entfallen 39 % der Ressourcen der Personalabteilung auf administrative Tätigkeiten. Digitale Lösungen können diesen Anteil auf 15 bis 25 % reduzieren. Die gewonnene Zeit kann für strategische Aufgaben, etwa Talent Management, genutzt werden. Lohn- und Gehaltsverrechnung, Arbeitszeiterfassung, Reisekostenabrechnung und Personalverwaltung zählen bereits zum Pflichtprogramm eines digitalen HR-Systems. Die Kür erfolgt durch Module, die langfristige strategische Planung ermöglichen. Idealerweise umfasst ein Software-Paket alle Unternehmensbereiche und optimiert sämtliche Personalverwaltungs- und Recruitingprozesse.

Wandel mitgestalten

Mitarbeiter gelten seit langem als wichtigstes »Kapital« eines Unternehmens. Oftmals als Lippenbekenntnis gebraucht, könnte HR-Management künftig tatsächlich eine Schlüsselrolle für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens zukommen.
Diversität in der Belegschaft und Partizipation der Mitarbeiter werden zunehmend als Motor für Innovation betrachtet. Die Förderung von Kreativität, Interaktion und Gesundheit gewinnt an Bedeutsamkeit. Zeitgemäße Personalarbeit stellt Menschen und Organisation in den Mittelpunkt und schafft den Rahmen für die notwendige Kulturveränderung: Möglichkeiten zur Beteiligung von Mitarbeitern, konstruktives Feedback, transparente Entscheidungsprozesse und hierarchiebefreite Kommunikation.
Um diesen Wandel mitzugestalten, muss sich HR-Management jedoch von reiner Verwaltungstätigkeit zur strategischen Beratungs- und Planungsinstanz für den Vorstand mausern. Nur Unternehmen, die vorausschauend das Potenzial ihrer Mitarbeiter erkennen, fördern und ausschöpfen, werden im Wettbewerb erfolgreich agieren können.

Persönlichkeiten gesucht

In der Unternehmensleitung werden künftig Führungspersönlichkeiten gebraucht, die in der Lage sind, komplexe Szenarien zu bewerten und weitreichende Entscheidungen zu treffen. Statt möglichst breite Erfahrungen zu sammeln, reifen Nachwuchskräfte immer häufiger in eng definierten Bereichen heran – zum Beispiel im Finanzbereich vom Buchhalter zum CFO. Diese spezialisierten Experten sind in ihrem Fachgebiet zwar höchst kompetent, für den Chefsessel fehlt ihnen aber der Überblick und die Erfahrung aus anderen Unternehmensbereichen.

Zudem fällt die Nachfolgeplanung meist sehr kurzsichtig aus: Geplant wird nur der nächste Schritt, wenn eine vakante Position im Unternehmen besetzt werden muss – ohne Talente systematisch zu screenen und vorzubereiten. Durchs Talente-Netz schlüpfen auch die »stillen« Guten: besonders loyale Mitarbeiter, die ohne lautes Getöse und weitgehend unbeachtet ihre Aufgaben exzellent erledigen, über ihren Bereich hinaus mitdenken und Verantwortung tragen. Wenn sie entscheiden, den nächsten Schritt in einem anderen Unternehmen zu machen, gehen wertvolle Leistungsträger verloren.

Glossar: Fünf Software-Tools, die jedes moderne Unternehmen haben sollte

1. Recruiting: Professionelles Bewerbermanagement sollte in allen Unternehmen, unabhängig von der Größe, längst Standard sein. Dennoch berichten noch immer viele Jobsuchende, keine Antwort auf ihre Bewerbungsschreiben zu erhalten. E-Recruiting-Software deckt den gesamten Ablauf von der Erstellung und Publikation einer Stellenausschreibung über die Bearbeitung der Bewerbungen bis zum Onboarding ab. Meist ist auch ein Talent-Relationship-Management-Tool (TRM) enthalten. Einige Softwares verfügen über ein Active-Sourcing-Tool, das alle auf Xing oder LinkedIn registrierten Profile oder den firmeneigenen Talentepool scannt und mit den Stellenanforderungen abgleicht.

2. Feedback: Zielvorgaben, die mit regelmäßiger Leistungsbeurteilung und erfolgsorientierter Vergütung gekoppelt sind, werden auf lange Sicht nicht mehr funktionieren. Für die jüngere Generation ist Geld kein ausreichender Anreiz, schon gar nicht als langfristige Motivation. Gefordert sind deshalb individuelle Zielvereinbarungen, bei denen Mitarbeiter ihre persönlichen Pläne und Ideen einbringen können. Tools mit 360°-Feedback sind bereits in viele Talent-Management-Systeme integriert und sollten auch genützt werden, um Nachwuchskräfte und Leistungsträger an Bord zu halten.

3. E-Learning: Lebenslanges Lernen ist im digitalen Zeitalter Pflicht. Arbeitgeber sollten in Hinblick darauf, kontinuierlich Wissen in kleinen Dosen zur Verfügung stellen. Über E-Learning-Tools kann entweder für jeden Mitarbeiter ein individuelles Lernpaket geschnürt werden oder sie wählen im System aus einer breiten Palette von Weiterbildungsangeboten. Wirkungsvoller als klassische Seminare sind oft videobasierte Lösungen. Kollaborative Tools wie Wikis, Chats oder Foren halten den Wissensaustausch unter den Kollegen im Fluss. Über die Analysefunktion lässt sich auch der Lernfortschritt der Mitarbeiter überprüfen.

4. Skill Management: Nur wenn Talente zur richtigen Zeit in der richtigen Funktion eingesetzt werden, kann das Unternehmen profitieren. Spezielle Tools zeigen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter sowie passende Positionen und Entwicklungsmöglichkeiten auf. Bei Vakanzen können zunächst intern bestimmte Schlüsselqualifikationen gesucht werden. Im Sinne einer nachhaltigen Nachfolgeplanung bietet sich eine gezielte Förderung vielversprechender Persönlichkeiten für Fach- oder Führungspositionen an.

5. Personalplanung: Schlüssel-stellen sollten in Unternehmen niemals unbesetzt bleiben. Leerläufe oder Vakanzen schlagen sich in der Performance nieder. Die Personalabteilung muss diese kritischen Positionen, vor allem hinsichtlich bevorstehender Pensionierungen, im Auge behalten. Entsprechende Tools ermöglichen Personalverantwortlichen sogar einen Blick in die Zukunft, indem sie voraussichtliche Veränderungen an einer Position innerhalb einer festgelegten Zeitspanne antizipieren. Erscheint die Wechselwahrscheinlichkeit hoch, kann in einem Feedback-Gespräch geklärt werden, ob unterschiedliche Erwartungshaltungen oder andere Differenzen bestehen. So können drohende Lücken in der Personaldecke gestopft werden, bevor sie entstehen.