Neue Welt des Arbeitens

Es begann Mitte des 20. Jahrhunderts. In der digitalen Revolution der Wirtschaft ist kein Stein  auf dem anderen geblieben. Unsere Kommunikationsmittel, das Erstellen, Verbreiten und Speichern von Information, ja sogar Geschäftsprozesse selbst haben sich massiv verändert. Steigende Rechenleistung wird auf immer kleinerem Raum verbaut. Die Welt ist heute dank Telekommunikation zusammengerückt, sie ist zum Dorf geworden. Ein Volksschulkind hat auf seinem Smartphone mittlerweile mehr IT-Power konzentriert, als den Militärs weltweit Ende des Zweiten Weltkriegs zur Verfügung stand. Für unseren Alltag bedeutet dies: Neue Endgeräte und immer leistungsfähige Dateninfrastrukturen wandeln auch die Art des Arbeitens. Würde früher das Bild des Angestellten vom unmündige Befehlsempfänger am Schreibtisch geprägt, agieren heute eigenverantwortliche Mitarbeiter. Sie sind mobil, zeitlich flexibel und werken geräteunabhängig.
Der heimische Unternehmensberater HMP hat gemeinsam mit Prof. Michael Bartz von der Fachhochschule Krems und dem Report zum nunmehr dritten Mal die heimische Unternehmenslandschaft auf den Wandel der Arbeitswelt abgetastet. Die Studie »Unified Communication & New World of Work 2013« fokussiert auf moderne Kommunikationsausstattung in und außerhalb der Büros, sowie deren Auswirkung auf Menschen und Firmen. Soziale Netzwerke, Videokommunikation, die Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit über unterschiedlichste Endgeräte – all dies verändert die Kommunikation in Unternehmen, den Kundenservice in der Wirtschaft und auch die Strukturen innerhalb von Firmen. »Diese Faktoren stellen Unternehmen vor zunehmend komplexe Herausforderungen im Zusammenspiel von Geschäftsprozessen und Technologie«, erklärt HMP-Geschäftsführer Thomas Schmutzer. 252 Personen aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen wurden im Herbst 2012 von Schmutzer und seinem Team befragt. Mit knapp 40 % stellen die Teilnehmer aus der IKT-Branche die größte Gruppe dar. Unternehmensberater und die öffentliche Hand folgen mit Respektabstand auf den Plätzen zwei und drei.

>> Verbesserung der Kommunikation <<

Laut Studie werden derzeit einheitliche, vernetzte Telefonie- und Datenlösungen, auch Unified Communication (UC) genannt, in Österreich vor allem zur Verbesserung der internen Kommunikation eingesetzt. Gut zwei Drittel der Befragten gaben an, dass in ihren UC-Projekten dies der Schwerpunkt war. Nur ein Viertel der Teilnehmer hat noch keine entsprechenden Projekte gestartet. Und auch in den nächsten Jahren wird weiter investiert. Besonders interessant wird es bei folgendem Studienergebnis für die Zuliefer und Integratoren von Kommunikationslösungen: 28 % der Unternehmen werden in den nächsten 24 Monaten Investitionen im Wert von bis zu 50.000 Euro tätigen. Doch bringt eine totale Vernetzung aller Endgeräte und die Erreichbarkeit von Firmendaten auch mobil nicht auch mehr Risiko? »Für die Entscheidungsträger ist viel wichtiger, bewusstseinsbildende Maßnahmen hinsichtlich IT-Risiken umzusetzen als technische Konzepte zu verfolgen«, betont HMP-Studienleiter Hellmuth Leinfellner. Der mündige Mitarbeiter, der sich seiner Verantwortung bewusst ist, ist Unternehmen wertvoller als die Umsetzung von Verboten und Beschränkungen. Denn eines ist vielen klar: Gerade durch die Vermischung von Arbeits- und Freizeitwelten sind wir am Ende des Tages alle mobile User.

Die Nutzer können mit modernen Lösungen von überall aus auf die gleichen Funktionen zugreifen – am Schreibtischtelefon, am Notebook oder unterwegs. Die HMP-Studie zeigt: 2011 waren in
63 % der Unternehmen sämtliche Arbeitsplätze mit Festnetztelefonen ausgestattet. Zwei Jahre später sind es nur noch 53,4 %. Gleichzeitig ist ein signifikanter Anstieg an Laptops festzustellen: 2011 gab es lediglich 20,1 %, die allen Mitarbeitern Laptop oder Datenkarte bereitstellten. 2013 sind es bereits 30,6 %. »Dies ist eine klare Verschiebung in Richtung Mobilität«, sieht Leinfellner hier »einen eindeutigen Trend«.

>> Erwartungen an moderne Kommunikation <<

Die Studienteilnehmer und die Unternehmen die sie repräsentieren, haben naturgemäß bestimmte Erwartungen an Investitionen. Nach wie vor werden vor allem »Verbesserungen in der Zusammenarbeit« durch die Einführung von UC erwartet – dies zeigt, dass für Teilnehmer der qualitative Nutzen und die damit verbundenen Konsequenzen für die Organisation im Vordergrund steht. In Anbetracht der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen wurde im Vorfeld der Studie vermutet, dass Unified-Communication-Lösungen wohl eher als Instrument zur Kostensenkung verstanden werden. »Die Widerlegung dieser These lässt aber wiederum den Schluss zu, dass die Teilnehmer sich schon eingehend mit der Thematik auseinandergesetzt haben und sie nicht als reines Kostensenkungstool verstehen«, so Leinfellner weiter. Somit stehen bei den Entscheidungsträgern überwiegend die mitarbeiterbezogenen Aspekte, die die Zusammenarbeit betreffen, im Vordergrund. Auch Thomas Schmutzer ist überzeugt, dass moderne Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit Interaktionen beschleunigen und IKT-Kosten reduzieren können. »Dies ist weiterhin ein wichtiges Thema in österreichischen Unternehmen, das Potenzial wurde aber noch nicht ausgeschöpft, sondern maximal erste Schritte gesetzt«, so Schmutzer.

>> Wichtigkeit von mobilem Arbeiten <<

In 61,6 % der untersuchten Unternehmen gibt es derzeit bereits die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, entweder mobil oder im Home Office. Bei 30,5 % gibt es diese Möglichkeit zumindest informell. Lediglich bei 7,9 % der Unternehmen ist dies nicht möglich beziehungsweise derzeit nicht angedacht. Acht von zehn Teilnehmern gehen davon aus, dass Unternehmen, die kein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, tendenziell unattraktiv für Arbeitnehmer sind. Wie wichtig den eigenen Mitarbeitern die Möglichkeit eines Home Office im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung sei, beantworteten 38,5 % mit zumindest gleich wichtig. Ein Drittel meint, Mitarbeiter würden die Gehaltserhöhung bevorzugen. Für lediglich
11,5 % ist die Möglichkeit, zu Hause arbeiten zu können, wichtiger als ein höheres Einkommen.

>> Vermischte Gerätewelten  <<

In der neuen Welt des Arbeitens, auch entlang des Konzepts »Bring Your Own Device (BYOD)«, wird Privates und Geschäftliches nicht mehr zwingend getrennt betrachtet. Bei 23,4 % der Unternehmen geht man davon aus, jedem Mitarbeiter zu ermöglichen, seine privaten Geräte in das Unternehmensnetzwerk einzubinden und produktiv zu nutzen. Hier wird derzeit vor allem an die Integration von privaten Tablets gedacht. In 22,8 % der Unternehmen werden die Konsequenzen solcher Konzepte evaluiert oder bereits Pläne für den Rollout geschmiedet. 40 % sind der Meinung, dass ihr Unternehmen nicht binnen der nächsten drei Jahren
BYOD allen zugänglich machen wird. Doch für die Umsetzung von BYOD bedarf es einer Strategie – diese gibt es derzeit bei 56,3 % der Unternehmen noch nicht. Und der Hauptgrund, BYOD in Unternehmen umzusetzen, ist überraschenderweise eine erwartete höhere Mitarbeitermotivation – dies gaben immerhin 72,1 % an. Bessere Hardware  in das Unternehmen zu bekommen oder Produktivitätssteigerungen wurden vergleichsweise niedrig bewertet. Als primäre Triebfeder wird die Attraktivität für jüngere Mitarbeiter, die mit dem mobilen Internet bereits aufgewachsen sind, angegeben. Weniger als ein Viertel gaben an, aufgrund geänderter Kostenstrukturen am BYOD-Konzept interessiert zu sein.

Prinzipiell raten die Autoren: Um Kommunikationslösungen in Unternehmen einzuführen, ist es sinnvoll, sich mit den Unternehmensprozessen zu beschäftigen und jene mit hoher Kommunikationsintensität zu identifizieren. In allen Branchen der Studie werden Kundendienst, Vertrieb und Administration als Bereiche mit dem größten Potenzial für entsprechende Lösungen bewertet. Für mehr als die Hälfte waren in den vergangenen zwei Jahren Investitionen in die interne Kommunikation und Collaboration- und Conferencing-Werkzeuge vorrangig. Für die nächsten 24 Monate erscheint Unternehmen die Verbesserung der Kommunikation mit Externen – Kunden, Lieferanten und Partner – am wichtigsten. Und auch wer nicht investiert, sollte sich über den nahezu unaufhaltsamen Siegeszug von modernen Kommunikations- und Collaborationanwendungen im Klaren sein. Die große Mehrheit der Entscheider, gab an, dass ihre Mitarbeiter auch eigenständig Collaboration Tools nutzen. Lediglich in 16,8 % der Organisationen werden keine Tools zur Zusammenarbeit von Mitarbeitern genutzt – oder die Befragten sind sich dessen nicht explizit bewusst. Soziale Netzwerke wie Face­book oder Xing sind hier deutlich an erster Stelle, Instant-Messaging-Dienste wie Skype an zweiter. Bei Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern verwenden sogar zwischen 60 und 80 % der Mitarbeiter soziale Netzwerke.

>> Wer ist bekannt? <<

Auch die Bekanntheit von UC-Anbietern wurde erhoben. Microsoft wird von 88 % (2011: 92 %) der Studienteilnehmer als bekannter Anbieter angegeben. Cisco belegt den zweiten Platz. Alcatel-Lucent und Avaya konnten ihre Bekanntheit geringfügig steigern, IBM und HP haben im Vergleich zu den Vorjahren Verluste in der Bekanntheit hinnehmen müssen. Unter den Systemintegratoren – jenen IT-Unternehmen, die UC-Lösungen bei den Unternehmen implementieren – wird A1 Telekom Austria vor anderen internationalen Playern genannt. Kapsch folgt dicht darauf, flankiert von Siemens, T-Systems, NextiraOne und Tele2.

Mehr zur Studie und Infografiken finden Sie hier (Link zu HMP)