Best of Sharepoint und Microsoft 365

Bechtle: Fachhochschule Kufstein Tirol

Gemeinsam mit dem Bechtle IT-Systemhaus Österreich hat die Fachhochschule Kufstein Tirol bereits 2016 ein hybrides ­E-Mail- und Office-Konzept für die Belegschaft und Studierenden umgesetzt. Die Sharepoint-Lösung wurde in den Folgejahren weiterentwickelt und bedient heute mit zwei Mail-Servern vor Ort und Microsoft 365 in der Cloud rund 150 MitarbeiterInnen, 500 Lektor­Innen und gut 2.200 StudentInnen. Mit den Alumni und TeilnehmerInnen der Weiterbildungsprogramme der angeschlossenen FH Business School werden insgesamt rund 5.000 Postfächer verwaltet. Ein »Kemp Load Balancer«, der von Bechtle eingerichtet wurde, steuert die Workloads »on premises« und in der Wolke.

Darin inkludiert ist auch ein »Edge Security Package« für Single-Sign-on, weitreichende Web-Security und Verschlüsselungen auf Netzwerkebene. »Durch Corona ist die Nutzung von Microsoft Teams massiv gestiegen. Mittlerweile werden alle Vorlesungen darüber abgewickelt, ebenso wie unsere automatisierten Planungsprozesse der Unterrichtseinheiten«, beschreibt Sebastian Danninger, Leiter IT Services und Softwareentwicklung der Fachhochschule.

Die StudentInnen der FH erhalten über OneDrive eigenen Speicherplatz und nutzen private Sharepoint-Umgebungen für die Abwicklung ihrer Projekte. »Allein auf lokaler Ebene mit 150 Usern bewegen wir uns bei dem Speicherbedarf im Terabyte-Bereich. Das hätten wir früher so nicht geschafft«, spricht Danninger die Skalierungsoptionen der flexiblen Lösung an.

Kundin: Fachhochschule Kufstein Tirol

Umsetzung: Sharepoint-Lösung und Microsoft-365-Installation für knapp 5.000 User, zusätzlich ein Load-Balancer mit umfangreichen Cybersecurity-Features. Im Lockdown wurde auch die Telefonanlage auf Microsoft Teams umgestellt, sodass die Beschäftigen komplett im Mobile-Office tätig sein konnten – inklusive IT-Abteilung.

Besonderheit: Rund 2.000 Vorlesungen pro Semester werden in der Planung und Koordinierung automatisiert unterstützt – manuell wäre das kaum noch möglich.

Hatahet productivity solutions: Österreichische Post

Für die interne Kommunikation und den Informationsaustausch war bei der Österreichischen Post bis vor kurzem eine traditionelle Infrastruktur mit einem klassischen Intranet im Einsatz, das den Anforderungen eines modernen Arbeitsplatzes nicht mehr gerecht wurde. »Das unternehmensweite Wissen war nicht vernetzt – Stichwort Datensilos –, wir hatten zu viele Tools ohne zentralen Zugang im Einsatz, und das Intranet erwies sich zunehmend als Informationsfriedhof. Wir mussten zudem viel Zeit für die Suche aufwenden«, berichtet Miriam Mayer, Senior Internal Communications Manager, Österreichische Post AG.

Das Team des Modern-Workplace-Spezialisten Hatahet unterstützte Mayer und ihr Team bei der Konzeption und technischen Realisierung von OSKAR, dem digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Der Projektname steht für »Online, Suchen, Kommunizieren und Arbeiten«, nutzt die Mittel von Microsoft 365 und basiert auf dem »Workplace Architecture Model« von Hatahet. Mit der Lösung verfügen MitarbeiterInnen über einen zentralen Zugang zu allen Informationen, Dokumenten und Applikationen, die sie für ihren Arbeitsalltag, für die Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen.

Nun folgen die Informationen den Usern – der Suchaufwand wird auf ein Minimum reduziert, die Produktivität wird gesteigert. In einem persönlichen Bereich können MitarbeiterInnen ihre Dokumente und Aufgaben selbst verwalten, die Lösung passt sich personalisiert an die unterschiedlichen Bedürfnisse an. »Der Transformationsexperte Nahed Hatahet hat uns dabei unterstützt, unseren eigenen Weg zu finden«, so Mayer.

Kundin: Österreichische Post AG

Ressourcen: Um den Wissensarbeitsplatz und die Zusammenarbeit in der Organisation auf neue Beine zu stellen, wurden bei der Österreichischen Post bereits vorhandene Mittel wie Microsoft SharePoint und Office 365 (nun Microsoft 365) genutzt.

Usability: Mit der Lösung verfügen die MitarbeiterInnen über ein zentrales Frontend, das auf individuelle Bedürfnisse abgestimmt ist und auch bei der Selbstorganisation eine wesentliche Rolle spielt. Automatisiert aufgelistet werden etwa die letztgeänderten Dokumente, Aufgaben und kontextsensitive Links.

Microsoft: Raiffeisen Bank International

Die Raiffeisen Bank International (RBI) stellt mit Hauptsitz in Wien das Tor zu Zentral- und Osteuropa dar. Rund 46.000 Bankangestellte betreuen 16,7 Millionen KundInnen in gut 2.000 Geschäftsstellen. Es ist ein umfassendes Bankgeschäft, das mit der Corona-Krise schlagartig ins Homeoffice verlegt werden musste. Bereits im Dezember 2019 schloss die RBI das Projekt, Microsoft Teams sowie entsprechende Schulungen allen MitarbeiterInnen zur Verfügung zu stellen, in nur drei Monaten ab. Zusätzliche Online-Schulungen, vor allem zu Beginn von Homeoffice, haben die MitarbeiterInnen in diesem Jahr bei der Nutzung von Teams unterstützt.

Microsoft Teams als Kollaborationsplattform wurde auf allen Ebenen implementiert und ist abteilungsübergreifend in Betrieb. Mit Hilfe der zahlreichen Funktionen der Kommunikationsplattform konnten neue Brücken zwischen den Abteilungen gebaut und die interne Zusammenarbeit verbessert werden. Ein weiterer positiver Effekt war, dass durch Live-Calls und Events ein direkter Draht vom CEO zu allen Ebenen ortsunabhängig hergestellt werden konnte. Bis zu 900 MitarbeiterInnen aus 14 Ländern haben virtuell an den wöchentlichen Live-Events über Teams teilgenommen. Anschließend standen die Inhalte als Aufnahme und Transkript zur Verfügung.

Das Format wurde so gut angenommen, dass es auch zukünftig fortgesetzt wird – wenn auch in größeren Intervallen. Neben berufsbezogenen Informationen wurde die Plattform »Corona-Hub« immer mehr zum virtuellen Austausch für die Belegschaft – von Buchtipps über virtuelle Coffee-Talks bis hin zu den neuesten Fitness- und Yoga-Übungen für zuhause.

Unternehmen: Raiffeisen Bank International

Umsetzung: Einführung der Kollaborationsplattform Microsoft Teams sowie die Umsetzung von neuen, virtuellen Abläufen.  Der konzertierte Einsatz von Teams hat trotz der notwendigen räumlichen Distanz in den vergangenen Monaten zu einer größeren Nähe innerhalb des Unternehmens geführt.

Ausblick: Die Homeoffice-Option wird bei RBI auch mit zukünftigen Hybrid-Lösungen ermöglicht, damit die Teams nahtlos in Verbindung bleiben können.