Einkauf unter Zugzwang

Demografischer Wandel, Urbanisierung und Digitalisierung sind nur einige der Megatrends, die derzeit die Immobilienwirtschaft bewegen. Hinzu kommt der historische Niedrigzins, der derzeit die brancheninterne Debatte dominiert. Mit Blick auf die aktuellen Nullzinsen gibt es für institutionelle Anleger jenseits des riskanteren Aktienmarktes kaum Alternativen zum Kauf von Immobilien. Der attraktive Immobilienmarkt lockt dabei auch viele Investoren aus dem Ausland. Im Ergebnis werden Rekordsummen in Betongold investiert.

Zentrale Herausforderungen

Nicht nur beim Neubau, auch bei der Sanierung und Modernisierung erlebt die Branche eine Boomphase. Als Hauptinvestitionsfelder haben sich dabei die Bereiche Digitalisierung, altersgerechte Modernisierung und die energetische Sanierung erwiesen. Hinzu kommt, dass die Urbanisierung die Wohn- und Gewerberaumnachfrage in Ballungszentren erheblich steigert. Die Folge sind sinkende Leerstandsquoten und kurze Leerstandszeiten, was den Zeitdruck auf den ohnehin eng terminierten Baustellen zusätzlich erhöht. Versorgungssicherung und Liefertreue spielen daher für die Immobilienwirtschaft eine tragende wirtschaftliche Rolle, da Modernisierungen von Wohnobjekten hinsichtlich Ankündigung, Umsetzung und Mietanpassung zeitlich strengen Vorgaben unterliegen.

Darüber hinaus bewirkt die hohe Nachfrage steigende Mieten, die jedoch teilweise rechtlichen, auf jeden Fall aber marktseitigen Grenzen unterliegen. Vor diesem Hintergrund ist eine wesentliche Optimierung der Nettomietrenditen nur noch über eine Senkung der Bewirtschaftungs- und Baukosten auf der Einkaufsseite möglich.  Ein weiteres aktuelles Beispiel für die enge Verknüpfung von gesellschaftlichen Trends und der Bauwirtschaft ist die gestiegene Nachfrage nach flexiblen Wohn- und Bürokonzepten. Entwicklungen wie Sharing-Modelle und Büros ohne feste Arbeitsplätze, sogenannte Flex Offices, machen ein Umdenken bei Planung, Bau und Bewirtschaftung notwendig. Die heutigen digitalen Möglichkeiten sorgen für hohe Ansprüche an die technische Ausstattung. Nicht nur im Gewerbe, sondern auch in Wohnungen wollen immer mehr Mieter von Smart-Home-Technologien profitieren, wodurch die Investments in diesem Bereich derzeit rasant steigen.

Auch der demografische Wandel bleibt ein wichtiger Investitionstreiber. Umbauten zur Umsetzung altersgerechter Wohnkonzepte stehen dabei genauso auf der Tagesordnung wie die Schaffung barrierefreier Flächen im Handel oder in öffentlichen Gebäuden.

Aufbau eines professionellen Einkaufs

Vor diesem Hintergrund ist es umso verwunderlicher, dass der strategische Einkauf häufig nicht auf der Agenda klassischer Immobilienunternehmen steht. Trotz der schwierigen Marktsituation verfügen nur wenige Firmen über eine ausgereifte Einkaufsfunktion. Es fehlen häufig Einkaufsressourcen, solides Know-how und Anreize zur Optimierung.
Dabei hat der Einkauf wesentlichen Einfluss auf das Geschäftsergebnis: Durch Kostensenkungen kann er die Rendite optimieren und durch den Abschluss von Rahmenverträgen Versorgungs- und Planungssicherheit sowie Compliance gewährleisten. Letzteres ist insbesondere vor dem Hintergrund des Trends zur Vertikalisierung in der Wohnungswirtschaft von Bedeutung: Hierbei übernehmen Immobiliengesellschaften einige Bau- oder Bewirtschaftungsleistungen selbst und legen die intern ermittelten Kosten auf ihre Mieter um. Zur rechtmäßigen Umlage müssen diese Kosten marktüblichen Niveaus entsprechen.

Nur der Einkauf kann hier die notwendige Marktpreistransparenz und passende Benchmarks liefern.
Außerdem verschwenden Unternehmen Geld oder erliegen Risiken, wenn an Immobilien gekoppelte Verträge wie z.B. Wartungsverträge nicht bekannt sind und diese Leistungen mehrfach oder aufgrund fehlender Transparenz gar nicht eingekauft werden. Bei doppelten Vertragsabschlüssen hat generell der Eigentümer den Schaden, da Betriebskosten nicht zweifach auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Und bei ausbleibenden Wartungen verletzen Vermieter ihre Sorgfaltspflicht zur Wahrung der Betriebssicherheit. Auch hier zeigen sich die Vorteile eines Einkaufs, der systematisch Verträge managt und einen Überblick über externe Lieferantenbindungen wahrt.

Optimierungsansätze im strategischen Einkauf

Für Immobilienunternehmen bestehen gleich mehrere Chancen, um über den Einkauf das Geschäftsergebnis deutlich zu verbessern. So lohnt es sich, modulare Leistungsverzeichnisse für Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zu erstellen. Im Idealfall ist es damit möglich, fast sämtliche Lieferantenleistungen über Rahmenverträge abzurufen. Je weiter das Immobilienunternehmen seine Abläufe mitsamt den dazugehörigen Kosten standardisiert, desto größer sind in diesem Bereich die Einsparpotenziale.
Dazu gehört auch der Aufbau von leistungsstarken Lieferanten-Pools. Grundsätzlich empfiehlt es sich hier, eine leistungsfähige und skalierbare Plattform mit Rahmenvertragspartnern aufzubauen, die auch bei dynamischem Wachstum die Versorgung sichern. Ein eigener Einkauf ist dabei in der Lage, die Rahmenvertragsquote zu maximieren und fixierte Preisgerüste für Leistungen und Materialien zu definieren.

Fazit: Mehrwert durch Einkauf

Aufgrund des jährlichen Investitionsvolumens im mehrstelligen Millionenbereich liegen die Vorteile für eine Professionalisierung des Einkaufs klar auf der Hand. Eine kompetente Einkaufseinheit in Immobilienunternehmen bringt deutlich spürbare Einsparungen und amortisiert sich dadurch innerhalb kürzester Zeit. So kann die Rentabilität der Immobilien gesteigert und zudem die Versorgungs- und Planungssicherheit sichergestellt werden.

Der Autor: Pieter Niehues ist Principal bei INVERTO in Köln. Der Diplom-Kaufmann ist Experte für die Neuausrichtung von Einkaufsorganisationen und e-Procurement. Er verantwortet insbesondere Projekte für Unternehmen aus der Infrastruktur- und Baubranche, der Immobilienwirtschaft sowie der Konsumgüterindustrie und dem Handel.

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