PIM: Grundstein für die Digitalisierung der Baubranche

Fakt ist: Projektinformationen richtig zu managen, ist für Unternehmen in Zeiten von zunehmender Vernetzung, Digitalisierung und Big Data eine immer größere Hürde. Unzählige Informationen, verpackt in E-Mails, Plänen, Verträgen, Besprechungsprotokollen, Bestellungen, Markups oder Modellen, werden bei Projekten in der Bau-, Architektur- und Ingenieursbranche täglich erstellt, bearbeitet und versendet. Neben der schieren Masse ist problematisch, dass Projektinformationen v.a. bei großen Bauvorhaben häufig nicht zentral und gebündelt an einem Ort liegen, sondern bei verschiedenen Mitarbeitern, Abteilungen oder Subunternehmern.

Der Umgang mit Informationen wird folglich immer komplexer, Prozesse dauern viel länger, auch die Zusammenarbeit zwischen Projektteams wird erschwert. Im schlimmsten Fall arbeiten Projektbeteiligte mit verschiedenen oder veralteten Versionen eines Dokuments – mit fatalen Folgen für den Erfolg eines Projekts.  Ein weiteres Problem: Häufig sind einzelne Mitarbeiter für das Informationsmanagement zuständig. Dies führt zu mangelnder Transparenz, Überlastung, stockendem Informationsfluss (»Stovepiping«), ungeklärten Zuständigkeiten, später Erkennung von Projektproblemen durch das Management, Verlust von Unternehmenswissen bei Mitarbeiterwechseln und einem erhöhten Risikopotenzial infolge mangelnder Prozesskontrolle. Ferner kostet die Verwaltung von Informationen extrem viel Zeit, die Unternehmen für die Entwicklung und Planung eines Bauvorhabens nutzen könnten.

Vorsprung durch Big Data

Big Data muss aber nicht zwangsläufig ein Nachteil sein. Mit dem richtigen Werkzeug bietet es sogar großes Potenzial. Können Nutzer alle für ein Projekt relevanten Informationen und Dokumente sofort finden und sie auch im richtigen Kontext verwenden, entsteht ein enormer Informationsvorsprung. Hierfür müssen Informationen aber mit effektiven Methoden erfasst, strukturiert und verwaltet werden.  Zu diesem Zweck führt New­forma mit seinen Projektinformationsmanagement (PIM)-Lösungen sämtliche Daten in einer zentralen Anwendung zusammen. Architekten, Ingenieure, Bautechniker und Eigentümer sind damit deutlich besser miteinander vernetzt und finden Informationen, d.h. alle Dokumente, Kontakte sowie die gesamte interne und externe Kommunikation, wesentlich schneller und unkomplizierter. Innerhalb von Sekunden können sie – ähnlich wie bei Google – alle Dateien eines Projekts durchsuchen, und zwar unabhängig davon, wo diese sich befinden – verteilt auf mehreren Servern, in verschiedenen Ordnern, im Anhang einer E-Mail, in einem PDF oder in anderen Formaten.

Kommunikationsabläufe optimieren und leichter nachvollziehen

Trotz klar definierter Prozessabläufe kann es bei Projekten zu Abweichungen im Umgang mit Dateien kommen. Ein PIM-System gleicht Unterschiede bei der Dateibenennung und -ablage aus und stellt sicher, dass nur die aktuellste Version genutzt wird. Originäre Dateien werden nicht verändert, sodass weder Duplikate noch Redundanzen entstehen. Stattdessen können Projektbeteiligte Teilinformationen einer Datei mit Markups versehen und dann mit anderen teilen. Über einen Link, der via E-Mail verschickt wird, arbeiten alle Empfänger am gleichen Dokument.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Arbeits- und Kommunikationsabläufe zwischen Projektbeteiligten geraten nicht ins Stocken, außerdem ist die Kommunikation aller Informationen samt Änderungen sauber nachvollziehbar: Was wurde wann, an wen geliefert, wer hat es bekommen, heruntergeladen und geöffnet oder bearbeitet? Eine gute Audit-Fähigkeit und effektive Such- und Katalogisierungsfunktion sorgen zusätzlich dafür, dass sich rechtliche Fragen leichter klären lassen und die Suche nach Fehlern vereinfacht wird.

Zeitaufwand und Komplexität reduzieren

Indem Informationen jederzeit und auf jedem Gerät innerhalb weniger Sekunden abgerufen werden können, gewinnen Akteure wertvolle Zeit, die sie für die Entwicklung, Planung und Zusammenarbeit nutzen können. Der Informationsaustausch sowie alle Prozesse eines Bauvorhabens werden unterstützt und beschleunigt. Durch das effiziente Management der Projektinformationen bleibt wertvolles Unternehmens- und Projektwissen auch bei Mitarbeiterwechseln bestehen, sodass das Management stets die Übersicht behält und das Projekt entsprechend steuern und zum Erfolg führen kann. Unternehmen können dadurch steigende Komplexität und das damit verbundene erhöhte Risikopotenzial minimieren.