Bürgerservice auf Wienerisch

Wien hat laut der jüngsten Studie im internationalen Städte-Vergleich die höchste Lebensqualität. Damit das auch so bleibt, sorgen an die 35.000 Mitarbeiter des Magistrats der Stadt Wien in 80 Dienststellen für einen möglichst reibungslosen und bürgerfreundlichen Ablauf aller Verwaltungsprozesse für rund 1,65 Millionen Einwohner. Die flächendeckende Einführung von SAP bei der Wiener Stadtverwaltung – unter dem Projektnamen „SAPHIR“ – führt zu einer maximalen Kosten- und Prozesstransparenz für die Mitarbeiter sowie einer schnelleren Verwaltungsabwicklung. Die Stadt Wien hat mit SAP ein Vorzeigeprojekt entwickelt, das für weltweite Aufmerksamkeit sorgt. Zahlreiche nationale und internationale Besuche lassen sich die Anwendung in der Wiener Stadtverwaltung demonstrieren. "Das neue Rechnungswesen deckt nicht nur die drei Basisanforderungen Haushalts- und Vermögensmanagement sowie Betriebswirtschaft ab, sondern unterstützt insbesondere durchgängige Prozesse, so dass künftig die Daten laufen und nicht die Bürger", betonte Vizebürgermeisterin und Finanzstadträtin Renate Brauner im Rahmen der Projektabschlussfeier.

Modernisierung der IT-Landschaft
Nachdem das alte System „UHU“ (Universelle Haushaltsbuchführung auf UNIX) nach über 20 Jahren an seine Grenzen angelangt ist, war es Zeit für eine zukunftsweisende, flexible Software. Die Entscheidung für SAP liegt vor allem in der Integration aller Prozesse, bereichsübergreifenden Auswertungen und in der Anpassung an gesetzliche Anforderungen für den öffentlichen Sektor. Jährlich werden von der Stadt Wien rund 20 Millionen Buchungen bearbeitet. Um den Ablauf zu vereinfachen und Aufwand zu reduzieren, schuf das Rechnungsamt (MA 6) zusammen mit dem Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung (MA 14) die Voraussetzungen für das neue elektronische Rechnungswesen mit SAP. Einen besonderen Mehrwert bietet das SAP System in dem auch die unterschiedlichsten Fachprozesse – vom Stadtgartenamt, über die Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung bis hin zur Gesundheitsverwaltung – nahtlos in das Rechnungswesen integriert werden.

Die flächendeckende Einführung in alle Wiener Magistratsabteilungen erfolgte schrittweise innerhalb von sieben Jahren. Das SAP Projekt „SAPHIR“ blieb auch wegen dem speziell entwickelten Laborsystem und der intensiven Austestung innerhalb des vorab definierten Zeit- und Budgetrahmens. „Unser Ziel ist ein verbesserter Service für Bürger, wobei möglichst alle Behördenwege beziehungsweise Verfahren und Kontakte zu und mit der Stadt Wien einfacher werden. SAP unterstützt uns wesentlich in der Modernisierung im Sinne eines effizienten Dienstleistungsunternehmens“, unterstreicht Hofrat Franz Döller, Direktor MA 6, die Wahl für SAP.

Maximaler Kosten-Nutzen-Faktor
Der Hauptnutzen für die Mitarbeiter der Stadt Wien liegt neben der papierlosen Bearbeitung in der maximalen Kostentransparenz und der verbesserten Kommunikation zwischen den Abteilungen. „Umfassende Auswertungs- und Analysemöglichkeiten bieten jederzeit einen raschen, bereichsübergreifenden Überblick über den Stand der Projekte und deren Kosten, um Optimierungen vorzunehmen“, fasst der Projektkoordinator der Stadt Wien OAR Ernst Menner, MBA, (MA 6) die Vorteile zusammen. Für die Zukunft ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems geplant. Die Einführung einer automatischen Rechnungsprüfung und die Automatisierung der Eingangsrechnungen ist der nächste Schritt für eine konsequente, einheitlichere und straffere Gestaltung der Prozesse bei der Stadt Wien.

„Die Stadt Wien hat mit SAP ein Vorzeigeprojekt in der elektronischen Stadtverwaltung entwickelt, das weltweit Anklang findet. Die eingesetzten SAP-Lösungen sind flexibel, einfach erweiterbar und somit für zukünftige Aufgabenstellungen bestens gerüstet“, betont Andreas Muther, Geschäftsführer von SAP Österreich.