Neben einem Einsparungspotenzial von bis zu 70 Prozent pro Unternehmen ist die elektronische Rechnungslegung (e-invoice) dem Software-Integrator Data Systems Austria zufolge ein "wichtiger Meilenstein österreichs in der Realisierung von umfassendem E-Business". Der im Sommer 2005 erschienene Erlass des Finanzministeriums hält nunmehr ausdrücklich fest, dass elektronisch übermittelte Rechnungen immer mit einer digitalen Signatur zu versehen sind und erteilt der so genannten "fortgeschrittenen digitalen Signatur" grünes Licht.Die fortgeschrittene digitale Signatur gewährleistet in erster Linie Authentizität und Integrität einer Rechnung. "Im ersten Anlauf wird immer von Kosten gesprochen," sagt Peter Neugschwendtner, Geschäftsstellenleiter der Data Systems Austria Linz, "danach von möglichen Schwierigkeiten, die eigenen Kunden vom neuen Medium e-invoice zu überzeugen; und zuletzt vom unnötigen Medienbruch, wenn man eine elektronisch versandte Rechnung erst ausdrucken und ablegen muss." Dies sei aber falsch, meint Neugschwendtner, der das übel der mangelnden Information im Unwissen um die gesetzlichen Regelungen in österreich und deren praktischer Umsetzung sieht.Ende für Faxrechnungen ab 2006 Ein aktueller Erlass des Bundesministeriums für Finanzen vom Sommer 2005 (BMF-010219/0183-IV/9/2005) regelt sehr eindeutig die rechtlichen Rahmenbedingungen für Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen. So müssen "e-invoices" mit einer so genannten "fortgeschrittenen digitalen Signatur" versehen sein, die die Authentizität (Von wem stammt die Rechnung?) und die Integrität (Ist die Signatur gültig? Ist das Dokument unversehrt?) der Rechnung gewährleistet. Per E-Mail verschickte pdf- oder Word-Dateien ohne digitale Signatur sollen damit endgültig der Vergangenheit angehören. "Mit ihnen war der Kriminalität Tür und Tor geöffnet", berichtet der DSA-Experte."Um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen, sind diese Formen der Rechnungslegung vom Finanzamt immer schon riskant gewesen", erklärt Neugschwendtner. Auch jene, die ihre Rechnungen bis dato per Fax übermittelt und damit finanztechnisch korrekt gehandelt haben, seien nun von Amts wegen gefordert, auf "e-invoice" umzusteigen. Ab 2006 sind per Fax übermittelte Rechnungen nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt, sofern sie nicht elektronisch signiert sind. Dasselbe gilt für Gutschriften. Auch sie müssen die fortgeschrittene digitale Signatur tragen, um als korrekt anerkannt zu werden.Auch beim Thema Kosten lohnt sich eine genauere Betrachtungsweise. "Schließlich zahlt es sich nicht für jedes Unternehmen aus, seine Rechnungen elektronisch zu signieren und zu verschicken. Ab 1000 Ausgangsrechnungen pro Jahr ist e-invoice aber auf jeden Fall sinnvoll. Pro Rechnung ersparen sich Unternehmen für Handling und postalische Zustellung mindestens einen Euro", so Neugschwendtner weiter. Und nicht zuletzt spare die elektronische Reczhnungslegung den Unternehmen auch erhebliche Zusatzkosten. Bis zu 70 Prozent pro Firma sind möglich - bedingt durch Zeitersparnis beim Handling von Rechnungen und Kosteneinsparung bei der Archivierung, Recherche oder etwa Duplikatzustellung.
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Die 60-Watt-Glühbirne ist passé.![\"J.](\"images/stories/risakjohann.jpg\" "\\"J.")
Aus der Serie: Überlegene Unternehmensqualität schaffen.