Erfolgreiche Strategien für Meetings

Büroangestellte verbringen im Durchschnitt 50 Tage im Jahr in Besprechungen. Zwar werden mittlerweile die meisten Informationen über Cloudservices, E-Mails, Chats oder Telefonate ausgetauscht, doch bleiben Meetings weiterhin fester Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit. Dabei werden Besprechungen oft als zeitaufwendig und wenig produktiv wahrgenommen. Auch stellt sich die Frage, inwieweit die Gestaltung von Meetings mit dem immer weiter voranschreitenden Wandel der Arbeitswelt mithalten kann.

Die Barco ClickShare-Studie hat über 3.000 Büroangestellte weltweit zur Meetingkultur in ihren Unternehmen befragt. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass sich viele Unternehmen immer noch schwer tun, Innovationen in den Arbeitsalltag zu integrieren und Besprechungen effizient durchzuführen. Dabei sind Lösungen oftmals leichter umzusetzen als gedacht. Barco ClickShare identifizierte fünf Faktoren, die für den Erfolg von Meetings entscheidend sind.

Mit Zielen zu mehr Struktur

In den meisten Unternehmen beginnen die Probleme bereits mit dem Fehlen von konkreten Zielen. So gaben 51 % der Befragten an, dass sie regelmäßig nicht wissen, worum es in Besprechungen geht und welche Ziele verfolgt werden. Konkrete Ziele bieten die nötige Struktur, um auf ein Ergebnis hinzuarbeiten.

Soll eine Entscheidung getroffen, ein Update über eine neue Entwicklung gegeben oder eine Idee entwickelt werden? Klare Besprechungsziele sollten bereits im Vorfeld an die TeilnehmerInnen kommuniziert werden, damit sich MitarbeiterInnen vorbereiten können. Ein Scheitern bei dem Versuch, Ziele zu definieren, kann bereits ein Indikator dafür sein, dass ein Thema womöglich gar nicht als Anlass für eine Besprechung ausreicht.

In einem durchschnittlichen Meeting von 49 Minuten werden 15 % der Zeit mit irrelevanten Themen, 13 % mit Smalltalk und 11 % mit dem Warten auf andere TeilnehmerInnen verschwendet. Nur 22 Minuten verbleiben zur Erreichung der Ziele. MitarbeiterInnen verbringen so bis zu zwei Tage pro Monat mit unproduktiv genutzter Besprechungszeit.

Grundsätzlich sollten nur Personen eingeladen werden, die zur Erreichung der Besprechungsziele beitragen können. 52 % der Befragten gaben an, dass sie regelmäßig an Besprechungen teilnehmen, die irrelevant für sie sind, und in 20 % der Fälle Entscheider und Schlüsselpersonen fehlen.

Neue Technologien

Besonders bei der technischen Ausstattung schnitten die meisten Unternehmen in der Umfrage schlecht ab. Viele Betriebe bieten noch immer keine modernen technischen Lösungen für Unified Communication (UC) an. So werden 11 % der Zeit von Besprechungen mit dem Anschließen und Einrichten von Technik verwendet. Gleichzeitig gaben 65 % der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig mit ihren eigenen Laptops und Equipment arbeiten und Probleme haben, diese bei Meetings anzuschließen.

Um die Zusammenarbeit zu fördern, sollten Unternehmen auf einfach einzurichtende »Bring Your Own Device«- und Plug’n’Play-Technologie als Teil eines UC-Konzepts setzen. Über einfache ClickShare-Lösungen, Bildschirme, Laptops, Apps und Clouddienste gibt es bereits eine ganze Reihe bewährter Lösungen, um Inhalte unkompliziert zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Knapp die Hälfte der Beschäftigten arbeitet nicht regelmäßig von einem festen Arbeitsplatz aus und muss für Besprechungen von außen zugeschaltet werden. Durch den Einsatz von moderner Technik können remote-arbeitende MitarbeiterInnen virtuell an Besprechungen teilnehmen. Das kann die Zusammenarbeit zwischen Onsite- und Offsite-Arbeitskräften maßgeblich verbessern.

Konventionelle Besprechungsräume werden zunehmend von Besprechungen im Huddle-Stil abgelöst. Huddle Rooms sind kleine, nicht buchbare Räume, in denen Gruppen von zwei bis vier Personen kurze und spontane Meetings durchführen können. Die Anpassung an neue Trends muss jedoch mit einem Wandel in den Köpfen des oberen Managements beginnen, die den Weg für Veränderung frei machen.