KYC – lästige Pflicht oder unternehmerischer Vorteil?

Viele Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, zu wissen, mit wem sie Geschäfte machen. Dazu gehört nicht nur die eindeutige Identifizierung der jeweiligen Privat- oder Geschäftskunden, der eigenen Lieferanten oder Investoren, sondern auch die Validierung der Angaben, die dem Unternehmen gegenüber gemacht wurden. Zudem müssen die Dokumente, Daten und Informationen der Geschäftspartner in angemessenen zeitlichen Abständen überprüft und aktualisiert werden. Hält ein Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben nicht ein, muss es mit gewaltigen finanziellen Schäden durch anfallende Strafen und mit Imageverlust rechnen.

Auf den ersten Blick erscheinen KYC-zugehörige Prozesse als aufwendig und unhandlich, vor allem im Rahmen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dennoch leistet das durch die fünfte EU-Geldwäsche-Richtlinie geprägte Prinzip einen erheblichen Beitrag zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Gleichzeitig stellt es die Einhaltung geltender Sanktionen sicher, etwa Nordkorea oder den Iran betreffend.

KYC wird zum „must-have“

Für Finanzinstitute, Versicherungen, Rechtsanwälte und Steuerberater ist KYC schon seit Jahren ein fixer Teil des Geschäftsalltags. Es hat sich zu einer gängigen Geschäftspraxis entwickelt und wird in vielen Branchen als Basis des Risikomanagements verwendet. Denn die Einhaltung des KYC-Prinzips führt vorrangig zur Verhinderung der Verwicklung von Unternehmen in dubiose oder illegale Geschäfte. Dadurch werden Risiken minimiert und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern in den eigenen Betrieb erhöht. Durch den Fortschritt der Digitalisierung und den Umstieg auf Internet-basierte Registrierungssysteme sind neue Formen von KYC zu einem absoluten „must-have“ der Wirtschaftslandschaft geworden.

Schaden abwenden

Die Implementierung von robusten, AML-konformen Onboarding-Systemen empfiehlt sich für Unternehmen in mehrerlei Hinsicht. Schließlich führt die Verwicklung in Geldwäscheaktivitäten, Betrug, Korruption, Terrorismusfinanzierung oder anderweitige Wirtschaftskriminalität zu mehreren Konsequenzen:

1. Finanzielle Schäden als Folge von Betrug

2. Hohe Bußgelder an den Gesetzgeber bei Verstoß gegen die Sorgfaltspflicht

3. Bleibende Imageschäden und Vertrauensverlust der Öffentlichkeit in das Unternehmen

Zudem werden die Richtlinien in den verschiedenen Ländern immer wieder verschärft. International tätige Unternehmen müssen bei ihren Onboarding-Systemen ganz genau auf die Einhaltung aller regulativen Vorgaben in den jeweiligen Ländern achten und möglichst schnell auf einzelne Änderungen reagieren können. Folglich entwickeln die Überwachung und Wartung multinationaler Onboarding-Systeme oftmals eine Komplexität, die die Kapazitäten vieler Unternehmen bei weitem übersteigt.

Zu lang, zu kompliziert

In der Praxis wird das Onboarding nach wie vor bei vielen Unternehmen in einer Mischung aus Technologie und manueller Arbeit abgearbeitet. Checklisten werden manuell geführt, Unterlagen werden Geschäftspartnern in Papierform zum Ausfüllen überreicht. Die Sichtung und Bewertung der Angaben werden durch Mitarbeiter erledigt. Dabei werden mehrfache Medienbrüche im Ablauf einfach hingenommen. Dazu kommt, dass ungenaue automatisierte Prozesse häufig manuelle Nacharbeit verlangen. In der Folge dauert das Onboarding für Neukunden oder Lieferanten sehr lang, verschlingt viele Arbeitsstunden und ist so komplex, dass sogar innerhalb des Unternehmens die Abläufe nicht mehr oder nicht vollständig verstanden werden.

Erhöhter Zeiteinsatz erhöht die Kosten

Unternehmensintern führt der vermehrte Zeitaufwand, den die Überprüfung aller einzelnen Neukunden mit sich bringt, zudem zu erhöhten Personalkosten. Gleichzeitig fließt ein großer Anteil der Marketingausgaben ins Leere, weil ein Großteil der potenziellen Kunden an der Komplexität des Onboardings schlichtweg scheitert. Diese Onboarding-Prozesse sind meist historisch gewachsen und werden selten generalüberholt. In Folge bestehen sie aus eher benutzerunfreundlichen Abläufen, die zu fehlerhaften Ergebnissen und hohen Drop-Out-Raten führen. Selbst komplexitäts- und zeit-tolerante Kunden müssen sich auf lange Wartezeiten einstellen, welche in Konsequenz eine hohe Kundenunzufriedenheit erzeugen.

Die Lösung: Smarte Automatisierung

KYC-Prüfungen sind ein umfangreiches Unterfangen. Denn, will ein Unternehmen – sei es eine Bank, eine Digitalplattform, ein Handelsunternehmen, ein Glücksspielbetreiber oder ein Unternehmen der Krypto-Industrie – seiner Sorgfaltspflicht ordnungsgemäß nachkommen, muss es alle Informationsquellen (weltweit) auswerten, die zur Verfügung stehen. Zwischen privaten KYC-, Firmen-, Pressedatenbanken und staatlichen Ressourcen, wie dem Firmenbuchregister, Edikte-Datenbanken und Gewerberegister, müssen Millionen von Datensätzen durchforstet und analysiert werden. Wirtschaftlich sinnvoll leistbar ist das nur mit einer automatisierten IT-Lösung.

Die Herausforderung des Digitalen Onboardings

Es ist zwar nicht unüblich, dass Unternehmen ihre Onboarding-Prozesse digitalisieren, aber eine beachtliche Anzahl führt das Eintragen der Daten immer noch manuell durch. Wenn sich ein Unternehmen entschließt, diese Prozesse dann doch zu automatisieren, folgt die Entwicklung des eigenen digitalen Onboarding-Systems meist einem von zwei Ansätzen:

1. Das Onboarding-System wird selbst aus mehreren Anbietern zusammengestellt, wobei ein Anbieter jeweils nur für eine kleine Anzahl der Prozessschritte verantwortlich ist. In Folge muss jeder einzelne Service implementiert und mit den anderen in Einklang gebracht werden.

Diese Lösung gerät ins Wanken, wenn einer der einzelnen Services geändert oder aktualisiert wird, da es unmöglich ist, vorherzusagen, wie die Änderung mit anderen Teilen des Onboarding-Systems interagiert.

2. Das Unternehmen delegiert die Entwicklung des Onboarding-Systems an eine externe Partei, die eine Gesamtlösung entwickelt.
   
   Die entstandene Lösung ist entsprechend stabil, da nicht von mehreren Anbietern abhängig. Sie macht das Unternehmen allerdings nicht weniger anfällig für regulative Änderungen, wenn sie die technische Lösung eines oder mehrerer Schritte des Onboardings betreffen. Denn um wieder dem Gesetz zu entsprechen, muss die Anpassung des Gesamtsystems meist als neues Projekt extern abgeändert und neu implementiert werden.

Der moderne Weg: Das Onboarding-Framework auf SaaS-Basis

Ein modernes Onboarding-System muss in der Lage sein, alle Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Gleichzeitig muss es so konfiguriert sein, dass alle regulatorischen Vorgaben erfüllt werden. Nicht zuletzt sollte es benutzerfreundlich gestaltet sein und den Kunden intuitiv und rasch durch den Prozess führen. Moderne Onboarding-Systeme sind als nahtlose Gesamtlösung gestaltet und ermöglichen einen fließenden Ablauf des Prozesses. Sie werden als Software-as-a-Service (SaaS) Dienste bereitgestellt und reduzieren sowohl den internen IT-Aufwand als auch die Gesamtbetriebskosten auf ein Minimum. Die Lösung der österreichischen SignD Identity GmbH sticht durch ihren Framework-Ansatz heraus. Technisch verbesserte Komponenten werden nach Maßgabe ad hoc getauscht und neue gesetzliche Vorgaben punktgenau integriert.

Überzeugende Vorteile durch Cloud Compliance

Moderne Onboarding-Systeme erledigen die notwendigen Prüfungen in Echtzeit und sind darauf ausgerichtet, den Ablauf möglichst bequem für die Kunden zu gestalten. Dadurch sinken die Drop-Out-Quoten und die Zahl der erfolgreichen Neukundenannahmen steigt. Das Vertrauen von Kunden und Partnern erhöht sich, die Loyalität festigt sich. Unternehmensintern sinken das Risiko von Falschangaben und Datenfehlern, der Zeit- und Kostenaufwand zur Datenkorrektur und die Leerkosten im Marketing. Systeme, wie jenes von SignD, machen aus der gesetzlichen Pflicht einen unternehmerischen Vorteil.

Über den Autor:

Bernhard Reiterer ist ein österreichischer Experte für globale Geschäftsentwicklung in Verbraucher- und B2B-Märkten. Durch seine Arbeit als Manager in der Paymentbranche und Leiter vieler Zahlungslösungsprojekte versteht er mit der Komplexität umzugehen, die sich aus Lücken in Gesetzesvorgaben und technischen Möglichkeiten ergeben.

Mit der SignD Identity GmbH, die er als CEO und Mehrheitseigentümer führt, hat er ein Startup gegründet, das die Art, wie Konsumenten mit Unternehmen in unserer digitalen Welt interagieren neu definiert. Durch die Kombination seiner Erfahrung mit einem Team aus qualifizierten Fachleuten, bietet SignD ihren Kunden benutzerfreundliche digitale Onboarding-Lösungen.

Als leidenschaftlicher Bogenschütze weiß Reiterer: Positivismus und Präzision sind der Grundstein des Erfolges. Ohne Lebensfreude ist es unmöglich, die Spitze zu erreichen. „Lass dich nicht ablenken, wenn deine Schüsse verfehlen. Fang einfach von neuem an,“ pflegt er zu sagen.