Unified Communications, eine Herangehensweise (2)

Ein guter Startpunkt für Unified Communications ist, sich mit den Unternehmensprozessen zu beschäftigen und zu überlegen, wo Potenzial für UC wäre und wo der Einsatz von UC überhaupt Sinn macht“, so der letzte Absatz meiner zuletzt erschienenen Kolumne im Report. Die erste Frage, die sich nun sofort aufdrängt ist: „Und bei welchen Prozessen genau soll ich anfangen“?

Kommunikation ist ein Querschnittsprozess, somit wäre eine gute Antwort: „Dort, wo am meisten kommuniziert wird.“ Aber wo wird denn bitte schön nicht kommuniziert? Spätestens seit Paul Watzlawick wissen wir doch, dass man „nicht nicht kommunizieren kann“. Ein guter Ansatz ist, bei jenen Prozessen zu beginnen, wo viele Personen aus unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen involviert sind oder eine hohe Kommunikationsintensität besteht. Es gilt also herauszufinden, wo Kommunikation der wichtigste Teil in einem Prozess ist.

Kundenbetreuungsprozesse oder Produktentwicklungen sind gute Beispiele für einen sehr intensiven Abstimmungsaufwand, für hohe Kommunikationsdichte innerhalb des Unternehmens, aber auch mit Kunden und Partnern. Prozesse sind jedoch je Unternehmen sehr individuell und von dessen Kultur gefärbt, so laufen oft in derselben Branche gleiche Prozesse unterschiedlich ab. Daher ist es für einen erfolgreichen UC-Einsatz essenziell, die unternehmensspezifisch richtigen Prozesse zu finden. Die Indikatoren, um Prozesse zu identifizieren, wo UC einen Mehrwert bringt, sind zum Beispiel Kommunikationsintensität, Anzahl der involvierten Personen, Kommunikationskosten, Abstimmungsbedarf und Durchlaufzeiten.

Wenn Sie also Ihr Unternehmen durchleuchtet und identifiziert haben, wo bei all diesen Indikatoren das Ergebnis hoch erscheint, dann haben Sie einen Überblick darüber geschaffen, bei welchen Prozessen UC Ihrem Unternehmen Mehrwert bringen kann. In einem nächsten Schritt benötigt es eine detaillierte Analyse der Tätigkeiten in den eben identifizierten Prozessen, um herauszufinden, welche UC-Tools wie zum Beispiel Collaboration oder Whiteboarding Veränderungen und Verbesserungen in den Unternehmensabläufen bringen. Nun haben Sie den Startpunkt, um zu evaluieren, wo UC Ihrem Unternehmen helfen kann.

Zum Autor
Thomas Schmutzer ist Geschäftsführer von HMP Beratungs GmbH. Das Unternehmen ist auf Unternehmensberatung mit Fokus auf Kommunikation, Organisation, Prozesse und Technologie spezialisiert.