E-Government im Back Office

Im Europäischen Ranking der E-Government-Services nimmt österreich erstmalig den ersten Platz ein. Das Angebot stimmt also und auch die Nutzung steigt stetig. Eine dritte wichtige Säule ist die Automatisierung von Prozessen innerhalb der Verwaltung - und gerade hier hat österreich einiges an Best Practices zu bieten.

Der elektronische Prozess der Gesetzesentstehung (E-Recht) bis hin zur Publizierung (www.ris.bka.gv.at) erspart dem österreichischen Parlament jährlich rund sechzig Tonnen Papier und mehr als eine Million Euro. Diese in Europa einzigartige Applikation wurde ausgezeichnet beim Speyrer Qualitätswettbewerb, RDB Justitia Award, WKö Amtsmanager Award usw.

Ein ähnlicher Workflow wurde auch vor wenigen Monaten in Graz installiert (PALLAST - Papierloser Landtag Steiermark). Zentrale Strategie war die Verlagerung aller Prozesse und Ablagen von Daten auf ein zentrales und sicheres Onlinesystem. Die bisher übliche Praxis des Versendens von Dokumenten im Entwurfsstadium, wie auch nach erfolgter Genehmigung per E-Mail-Verteiler oder durch Papierkopien, wurde abgeschafft.

Alle 56 Abgeordneten wurden mit Laptops und einer persönlichen Signaturkarte (Bürgerkarte als USB-Stick) ausgestattet und die Landtagsklubs sowie die Landtagsdirektion haben nun eigene elektronische Arbeitsbereiche. Der Schriftverkehr zwischen Abgeordneten, Landtagsklubs und der Landtagsverwaltung sowie der gesamte Prozess der Gesetzgebung - einschließlich Protokollierung und Sitzungen - erfolgt papierlos und wurde durchgängig mittels elektronischer Signatur abgebildet. Für die gesamte Schulung von Abgeordneten und Mitarbeitern der Landtagsdirektion hat der steiermärkische Landtag (www.landtag.steiermark.at) erstmals durchgängig auch ein multimediales E-Learning-System eingesetzt.Abhängig vom jeweiligen Workflow sind auch verschiedene Verständigungs-, Reaktions- und Eskalationsmechanismen festgelegt worden. Aus den Zustell- und Leseprotokollen ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Inhalte zur Kenntnis gebracht und vom Benutzer gelesen, freigegeben oder unterschrieben wurden. Auch die historischen Versionen werden für die Nachwelt systematisch protokolliert.

Die bisher zeitintensive und umständliche Organisation von Rundläufen und über Boten ist durch diese Neuerung schnell und transparent geworden. Von der verteilten Erstellung von Anträgen, der Vorbereitung von Sitzungstagen, der zentralen Ablage, der Archivierung und Verteilung von Dokumenten über das Intranet bis zur Publikation im Internet. Man spart damit nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Geld. Alle Informationen sind sofort nach Beschlussfassung über die Homepage des Landtags für Medien und öffentlichkeit zugänglich. Summa Summarum ein ausgezeichnetes Beispiel für eine effiziente und moderne Verwaltung, welches beispielgebend ist für alle Landesregierungen.