Dokumente und effizientes Arbeiten

In Zeiten der Rationalisierung und sinkender Budgets sind Firmen permanent auf der Suche nach Lösungen, mit denen sie einfacher, effizienter und sicherer kommunizieren können. Wenn es rasch gehen soll, nutzen sie gerne Telefon, Messenger, Web-Konferenz oder ein persönliches Meeting zur Abstimmung. Das kann zwar schnell sein, ist aber oft unverbindlich, wenn wir nicht Ergebnisse und Vereinbarungen dokumentieren. Die Folgen erleben wir tagtäglich: Unternehmen wie Behörden produzieren unentwegt eine Flut von Dokumenten. Was der Verbindlichkeit und der Förderung einer klaren Kommunikation dienen soll, verursacht oft das Gegenteil.

Zugegeben, wir betrachten uns in österreich gerne etwas selbstkritisch als Meister von Formularen und Dokumentationen. Nicht ganz zu unrecht, aber auch andere Nationen haben hier eine lange Tradition vorzuweisen. Das liegt in der Natur der Sache. Denn während aus Gründen der Verbindlichkeit der Austausch von Dokumenten unverändert einen bedeutenden Teil der Kommunikation ausmacht, sind schon allein während derriesigen Menge von Dokumenten die damit verbundenen Prozesse in der heutigen Geschäftswelt oft ineffizient, teuer und langwierig. Schriftstücke werden innerhalb eines Unternehmens in zahlreichen Kopien ausgedruckt, in Rundlauf gegeben, kommentiert, unter Berücksichtigung der Anmerkungen wieder neu erstellt und in Papierform abgelegt.

Das Festhalten an derartigen Prozessen bringt enorme Kosten mit sich. Laut einer Studie von Gartner (2005) entfallen 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit in einem Unternehmen auf die manuelle Dokumentenverwaltung. Wenn ein Vorgang mit externen Mitarbeitern oder Kunden abgestimmt werden muss, ist der Aufwand noch höher. Hier verursachen schwer zu entziffernde Kommentare auf gefaxten Ausdrucken ebenso Probleme wie langsame Zustellung und Rücksendung bei Dokumenten, die unterschrieben werden müssen. Vom Sicherheitsaspekt ganz zu schweigen. Ein zentrales Problem liegt dabei im Kontrast zwischen digitalisierten Systemen auf der einen Seite und der Papierform auf der anderen Seite. Wenn es gelingt, diesenMedienbruch zu vermeiden, können Kosten und Zeitaufwand erheblich reduziert werden.

Eine Lösungsmöglichkeit für Unternehmen und Organisation besteht in der Nutzung funktionierender Lösungen auf Basis des Adobe PDF-Formats. Elektronische PDF-Dokumente und PDF-Formulare erleichtern allen, die beruflich mit Dokumenten und der Verarbeitung von Informationen zu tun haben, die zuverlässige und sichere Zusammenarbeit und Weitergabe von Daten: durch Erstellung und Verteilung vielfältiger Dokumente und Formulare, Zusammenführung mehrerer Dateien zu einem geordnetenPDF-Dokument, durch Verwaltung von Feedback in Abstimmungsprozessen, durch Sammeln und Austausch hochwertiger Informationen und durch verlässliche Kontrolle desZugriffs auf Dokumente. Das Ziel ist klar: wer elektronisch arbeitet und so den Arbeitsfluss beschleunigt, der möchte das nicht auf Kosten der Sicherheit und Verbindlichkeit tun. Individuelle Anwender machen das direkt auf ihrem Laptop oder Schreibtischrechner mit Adobe Acrobat. Sie vergeben dynamische Rechte und Schutzfunktionen, um den Zugriff auf ihre PDF-Dokumente zu steuern. Sie verschlüsseln mit Kennwörtern, sie validieren Unterschriften, verwalten digitale Identitäten. Klingt kompliziert, bildet aber nur ab, was wir sonst mit Umschlägen, Briefgeheimnis und anderen Gepflogenheiten des Geschäftlebens schon kennen.

Doch was bringen dann digitale Dokumente? Ein Mehr an Sicherheit. Denn ich kann auch Kontrolle über das Drucken und die Kopierbarkeit von Inhalten ausüben. Ein Mehr an Tempo und Daten- bzw. Informationssicherheit beim Kommentieren von PDFs oder dem Ausfüllen von Formularen. Dazu kommt die Möglichkeit, Dokumente mit dem nach ISO (Internationale Organisation für Standardisierungen) zertifizierten ArchivierungsstandardPDF/A sicher und gesetzeskonform zu archivieren. In Zeiten der Globalisierung und der europäischer Integration sind heute Lösungen wie diese gefragt, die flexibel genug unddamit für den EU-weiten oder gar weltweiten Einsatz geeignet sind. Nur offene Standards und Schnittstellen können in der heutigen international agierenden Umgebung gewährleisten, dass nationale Regelungen keine kostspielige Anpassung der eingesetzten Kommunikationslösungen notwendig machen.Abstimmungsprozesse auf Basis von PDFs können nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern dank digitaler Signaturlösungen absolut sicher ablaufen. So dass es nicht nur in österreich demnächst heißen kann: mit Dokumenten und Formularen effizient arbeiten? Kein Problem!

Franz Fröhlich ist Geschäftsführer Adobe Systems Austria und seit über 20 Jahren im IT-Business tätig. Davor war er über zwölf Jahre bei IBM österreich und verantwortete in verschiedenen Managementpositionen sowohl Marketing als auch den Softwarevertrieb.