Projektmanagement as a Service

Hintergrund: Projektmanagement als Service

• Hinter PMaaS stecken laut Barbara Joshua, Geschäftsführerin von Joshua Consulting, drei inhaltliche Ideen:
• Im Zuge der immer komplexeren Projekt-Architekturen steigen die Kosten für die Steuerung mittlerer und großer Projekte überproportional, da die Integration, Schnittstellen und Anforderungen zeitaufwendiger und intransparenter werden. Mit PMaaS muss man nicht in IT-Landschaft und Projekttools investieren, sondern kann die Lösung mieten.
• Service für überschaubare Zeit, vor allem bei einmaliger Nutzung.
• Laufende professionelle Weiterentwicklung mitnutzen können

Bei komplexen Bauvorhaben ist die Zahl der Projektbeteiligten sehr hoch. »Ein Team zu formen, ist auf der Baustelle sehr wichtig. Es ist fast wie bei einer Fußballmannschaft«, sagt Univ.-Prof. Gerald Goger, wissenschaftlicher Leiter der Plattform 4.0 Planen.Bauen.Betreiben der TU Wien. Mit Projektmanagement as a Service (PMaaS), quasi der Weiterentwicklung des klassischen PM-Outsourcings auf Time-and-Material-Basis, kann die gesamte Dokumentation am Bau unkompliziert online erfasst werden.

Flexibel standardisieren und automatisieren lassen sich Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe unter Beteiligung von Mitarbeitern mehrerer Abteilungen, wie etwa der Planprüfung und Plan­freigabe. »PMaaS macht etwa dort Sinn, wo ich Projekt-IT-Expertise benötige, sie aber nicht in der eigenen Organisation aufbauen möchte«, nennt Barbara Joshua von Joshua Consulting ein Beispiel. Die Verteilung von Plänen wird präzisiert, Workflows vordefiniert, die Dokumentation aller Planbewegungen ist aktuell, strukturiert und nachhaltig. Auswertungen und Statusinformationen wie der aktuelle Planstand oder eine Liste fehlender oder noch zu prüfender Pläne, können zu jedem Zeitpunkt automatisch an den oder die Verantwortlichen gesendet werden.

Robert Hauptmann, Vorstand von Project Networld, einem Unternehmen in Wien, das gleichnamige Cloud Services für projektorientierte Unternehmen und Organisationen betreibt, berichtet von seiner PMaaS-Lösung. »Mittels Formular-Designer werden Online-Formulare wie Risiko-Listen, Bautagebücher, Mängellisten, Abnahmeprotokolle, etc. erstellt.« Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten samt erhöhter Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Mit Projektmanagement as a Service werden Mängel und Beweisaufnahme komfortabel direkt auf der Baustelle erfasst.

»Ganz am Beginn eines solchen Vorhabens steht eine vertragliche Regelung der Abwicklung und natürlich die Geheimhaltungsvereinbarung«, informiert Johann Stiebellehner, Geschäftsführer vom Technischen Büro Informatik. Dabei wird auch geklärt, ob und welche Verschlüsselungsmechanismen verwendet werden. TBI arbeitet etwa mit Microsoft Azure und der Verschlüsselungssoftware Boxcryptor. Sie verschlüsselt sensible Dateien und Ordner bei Dropbox, Google Drive, OneDrive und vielen weiteren Anbietern. Darüber hinaus arbeitet TBI mit organisatorischen Richtlinien, wie beispielsweise für die Gestaltung von Passwörtern, d.h. mindestens zehnstellige Passwörter anstatt (zu kurzer) vierstelliger.

Kooperative Projektabwicklung & PMaaS

Bild oben: Sachverhalte und die daraus resultierenden Arbeiten werden mit PMaaS strukturiert, zur weiteren Verarbeitung aufbereitet und den entsprechenden Projektteilnehmern nachweislich zugewiesen. Im Bild das Konzept von Gerald Leonidas Schafferer von raum.schafferer.

Projektmanagement as a Service umfasst die technisch-organisatorische Ebene. Eng mit PMaaS verbunden ist die kooperative Projektabwicklung. »Da geht es um die Sozialkompetenz. Wenn die menschliche Ebene funktioniert, kann ich darauf aufbauen«, betont Peter Fischer von der Österreichischen Bautechnik Vereinigung. Um diese Zusammenarbeit realisieren zu können, ist laut Robert Hauptmann ein Umdenken und Anpassen bestehender Handlungsweisen gefordert. Zudem werden konkrete Software-Lösungen benötigt, um eine gemeinsame Sicht auf Projekte zu schaffen. Vor allem bei dislozierten Projektorganisationen lassen sich mit einer gemeinsamen Plattformlösung in der Cloud alle Arbeitsabläufe über Workflows digitalisiert abbilden und automatisch sowie nachvollziehbar dokumentieren.

Allerdings braucht es eine auf den Bau abgestimmte PMaaS-Lösung. Bei klassischen Enterprise Multiprojektmanagement-Lösungen fehlt die bauspezifische Ausprägung und/oder der unternehmensübergreifende Collaboration-Ansatz. Nicht abgedeckt seien etwa der Bereich Planmanagement, Mehr- und Minderkostenforderung und das Mängelmanagement. »Der Baubereich braucht eine sehr einfach zu handhabende Plattform mit nahezu keinem Schulungsaufwand«, ergänzt Hauptmann.

Vom Umbau eines Hotels in Kitzbühel bis zu großen Infrastrukturprojekten werden mit der Cloud Software-Projekte mit einem jährlichen Bauvolumen von mehr als drei Milliarden Euro umgesetzt. Wichtig ist, dass die Software schnell einsetzbar und intuitiv in der Bedienung ist. Das erhöht die Akzeptanz für eine digitale Arbeitsumgebung maßgeblich. Mit dem Einsatz digitaler Werkzeuge werden bisherige Prozesse verändert bzw. abgelöst, bestehende Arbeitsweisen im Projektteam umgestellt. Dies ist vor allem dann erfolgreich, wenn das Werkzeug allen Beteiligten bei der Erfüllung der Aufgaben einen Mehrwert bringt. Aus diesem Grund sollte der Auswahl der richtigen Software besondere Beachtung geschenkt werden.

PMaaS in der Praxis

Bild oben: »Mit Projektmanagement as a Service lassen sich einmalige und wiederkehrende Abläufe unternehmensübergreifend flexibel digitalisieren, etwa Planprüfung und Planfreigabe. Mängel und Beweisaufnahme können direkt auf der Baustelle erfasst werden«, informiert Robert Hauptmann.

Projektmanagement as a Service kann als Cloudleistung, aber auch On Premise genutzt werden. Michael Cadek, Teamleiter der Unternehmensarchitektur & IT-Projekte bei ÖBB-Infrastruktur, informiert: »Wir arbeiten inhouse. Bei unseren Infrastrukturprojekten stehen hunderte kleine bis größere Projekte dahinter, vom kleinen Bahnhof bis zum Tunnel. Notwendig ist eine Plattform, die mannigfaltige Projekttypen abbildet.« Das beginnt bei der Ablage der Projektdokumente und geht über Schnittstellen bis zu Finanzsystemen, durch die Projektleiter auf einen Blick erkennen, wie es mit Kosten, Projektfortschritt und Terminen aussieht.

»Früher hat der eine Mitarbeiter am Papier gearbeitet, ein anderer mit MS Project, der dritte mit Excel, Projektstatusberichte erfolgten mit Powerpoint. Heute können wir alle Themen mit einer Plattform einheitlich abwickeln und wir können Zugangsberechtigungen vergeben«, zeigt sich Cadek zufrieden. Die ÖBB-Infrastruktur hat bei Project Networld eine Unternehmenslizenz, das bedeutet keine Einschränkung der User. Gezahlt wird eine jährliche Wartungspauschale, in der neue Features ebenso wie Aktualisierung von Browser und Datenbank inkludiert sind.

Effizienzsteigerung: bei der Abwicklung von Bauprojekten durch Konfliktvermeidung ist Thema eines Forschungsprojekts von öbv und TU Wien, Laufzeit bis 09/2020.Der Bau+Immobilien Report berichtet über die Ergebnisse. 

Glossar: »As a Service«-Modelle – Mehr als Outsourcing

Der Trend in Richtung »As a Service-Modelle« ist unübersehbar. Egal ob »Software as a Service«, »Infrastructure as a Service (IaaS)« oder »Platform as a Service (PaaS)«. All diesen Ansätzen liegt die Idee zugrunde, dass die Verantwortung für den Betrieb, z.B. von Software oder Infrastruktur, an einen externen Dienstleister übergeben wird. PMaaS lässt sich als Weiterentwicklung des klassischen PM-Outsourcings auf Time-and-Material-Basis verstehen.

Mehrwert von Projektmanagement as a Service

Einige zentrale Funktionen von PmaaS im Überblick

• Arbeitsumgebung mit übersichtlichen Strukturen
• Intelligente Dokumentenlenkung
• Softwareunabhängige Informationsverteilung
• Projektsteuerung durch Formulare und Listen
• Aufbau linienunabhängiger Projektorganisationen zur Abwicklung von Maßnahmenprogrammen
• Lückenlose Dokumentation durch Versionierung und Ablagestrukturen