Die sechs Regeln richtiger Ablage

Das können auch Sie erreichen, denn eine gute Organisation ist keine angeborene Fähigkeit entsprechender Talente, also etwas, dass man hat oder nicht. Vielmehr ist eine gute Selbstorganisation die Summe verschiedener Techniken, die man erlernen kann, wie das Autofahren. Ein Prinzip muss man allerdings beherzigen, um ein Organisationstalent zu werden: Erlernte Techniken konsequent anwenden!

Organisation ist Ordnung. Für viele Menschen bedeutet Ordnung halten, Dingen einen festen Platz zuzuweisen, um sie bei Bedarf schnell wiederzufinden. Im Arbeitsalltag wird Ordnung oft reduziert auf Rechnungen, Bestellungen oder andere Dokumente in Ordner zu verbannen und ein virtuoses Ablage- und Terminsystem zu führen. Ordnung halten, heißt auch Papier verwalten. „Warum türmen sich die Dokumente und Papiere auf meinem Schreibtisch?“, wunderte ich mich oft. Nachdem ich begonnen hatte, meinen Papierkram abzuarbeiten, wie ich es in David Allen’s Buch „Getting Things Done“ gelesen hatte, bemerkte ich, dass mein Arbeitsfluss ins Stocken geraten war und irgendwie nicht richtig zu laufen schien. „Dinge zu ordnen sollte Spaß machen und lustig sein“ – schrieb Allen.

Nach einer Zeit der Selbstanalyse und der objektiven Selbstbeobachtung, fand ich heraus, wie das Chaos zustande kam. Mir fiel mir auf, dass ich die Sachen vor mir stapelte, anstatt aufzustehen und Sie einfach in das Regal einzuordnen oder einen Lochstanzer zu nehmen und die Blätter in einer Mappe abzulegen. Der Grund war, dass ich oft gar nicht wusste, wohin ich die Sachen nun richtig ablegen sollte.

Daraus lernte ich einige wichtige Dinge, die ich in diesen „sechs Regeln richtiger Ablage“ teilen möchte:

1 - Halten Sie Ihr Ablagen immer in Griffnähe!
Das ist sehr wichtig. Einer der Hauptgründe, Sachen nicht abzulegen ist, dass Sie zu faul sind! Wenn es nicht griffbereit ist und Sie es nicht ablegen können, ohne aufzustehen, werden Sie es nicht machen, wenn es hart auf hart kommt. Ich entledigte mich meines alten Schubkastenladens und kaufte stattdessen einen IKEA Rollwagen mit hängenden Ablagen. Jetzt habe ich alle „toten“ Akten (kein Handlungsbedarf!), die ich als Aufzeichnungen behalte, leicht zu erreichen unter meinem Schreibtisch

2 - Finden Sie einfache Schlagwörter als Ablagennamen
Einige Dinge könnten Sie in mehreren Ordnern ablegen und in fünf Kopien – tun Sie das nicht! Es ist weit besser, Dinge an einem Platz aufzuheben, unter dem Schlüsselwort, das Ihnen dazu als erstes einfällt. Wenn Sie in Zukunft nicht finden, was Sie benötigen, überprüfen Sie Ihr Verhalten kritisch und prüfen Sie, ob es ein besseres Schlagwort gibt, unter dem Sie die gesuchte Information eher gefunden hätten. Dann investieren Sie etwas Zeit, um Ihr System anzupassen! Auf diesem Weg stellen sie sicher, dass es in Zukunft besser funktioniert. Ich habe das oft gemacht; Dinge von „Telekom“ zu „Orange“ gewechselt (der Name des Anbieters), zum Beispiel.

3 - Die Häufigkeit zählt – nicht das perfekte Schlagwort
Wie oft benötigen Sie diese Dokumente nun? Mein Ablagesystem ist primär ein alphabetisches, aber zu Beginn habe ich immer 01-Schlagwort, 02-Schlagwort, etc. Das ist der Platz, an dem ich Sachen ablege, die ich am häufigsten benötige. So ist „Bezahlte Rechnungen“, ein Ordner, den ich jede Woche mehrmals brauche, ganz vorne. So spare ich viel Zeit, und brauche den Ordner nicht mehr als ein paar Zentimeter zu öffnen. Das selbe funktioniert mit Ihren Dateien auf Ihrem Computer. Häufig genutzte Dateien sind auf meinem PC auf die gleiche Art gespeichert. Über die Jahre habe ich so schon Millionen Klicks und Scrolls gespart!

4 - Gut genug ist besser als perfekt!
Wir sind getrieben von Perfektion. Ich habe gelernt, mit 90 Prozent zufrieden zu sein. Die zehn Prozent, oder weniger, für die es noch ein paar Sekunden bräuchte, um sie zu lösen und hinter mich zu bringen, interessieren mich gar nicht. Die Zeit, die ich brauche, um die 90 Prozent zu erreichen ist so cool, dass ich mit dem Rest leben kann. Für die letzten zehn Prozent müsste ich mein gesamtes Büro umgestalten, in super-professionelle Ausrüstung investieren und mir meinen Kopf darüber zerbrechen, die perfekte Lösung zu finden. Glauben Sie mir – das ist es nicht wert. Effizienz hat mit Balance zu tun: holen Sie das meiste heraus mit den geringsten Anstrengungen/ Energien/ Budget/ Zeit etc. Ziehen Sie diese Linie und seinen Sie entspannt!

5 - Seien Sie kritisch mit dem, was Sie aufheben!
In Bezug auf Papiere ist mein Glas immer halb voll. Ich will keinen unnötigen Mist sammeln. Ich lege Dinge nur ab, wenn absolut notwendig oder wenn ich zu faul bin, sie zu scannen oder sonstiges. Gibt es da eine Webseite? Einen Artikel online? Kann ich einen Eintrag in meinem GTD System machen? Wenn das einfacher erscheint, werfe ich das Papier weg! Im Gegensatz dazu ist am Computer mein Glas immer halb leer. Im Zweifel, hebe ich die Information auf unter 01-Archiv. Am Computer habe ich unlimitierten Festplattenspeicher – in meinen realen Ordnern nicht!

6 - Investieren Sie in das richtige Material!
Soweit es nicht gegen Punkt vier widerspricht, sollten gutes Material wie ein vernünftiger Ettikettierer, hochqualitative Mappen und was immer Sie sonst noch brauchen Ihrem Standard gerecht werden. Die hängenden Ablagen, die ich bei IKEA gekauft hatte, waren diesbezüglich nicht ausreichend. Ich warf sie weg und holte mir stattdessen gute Teile, mit metallenen Aufhängungen. Wenn etwas reißt und in schlechter Verfassung ist, ist das eine weitere mentale Blockade, um es nicht zu benutzen. Also besorgen Sie sich eine gute Ausstattung mit der Sie gerne arbeiten – Sie sind es wert!

Wenn Ihr Schreibtisch mit Unterlagen überfüllt ist oder Ihr Posteingangsfach überquillt, können Sie sich nicht mehr auf das Wesentliche vorbereiten. Also, werden Sie ein Leertischler! Danach wenn alles abgelegt ist, fällt es einen sehr viel leichter, sich auf das Arbeit zu fokussieren. Was mit dem Rest, der nicht abgelegt werden konnte geschehen sollte, schauen wir uns nächstes Mal etwas näher an.

Über den Autor
Göran Askeljung ist Produktivitätstrainer und Geschäftsführer von immediate effects in Wien und war in den letzten 21 Jahren als als Führungskraft in Unternehmen wie Ericsson, framfab und Microsoft international tätig. Kunden wie SAP, Generali, Mobilkom, Raiffeisen u. v. a. haben sich die Methoden von immediate effects zu Nutze gemacht, um eine nachhaltige und messbare Reduktion der Arbeitszeit herbeizuführen. Als Coach betreut er Manager, Unternehmer und andere Entscheidungsträger und hält europaweit Vorträge. Askeljung ist Gastlektor an der FH Joanneum in Graz, Uni Wien und Graz, Mitgründer von KOI-Software in Österreich und eBlizz Inc. in Santa Monica, CA. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer und Beiratsmitglied von WdF in Wien. Aus Schweden stammend, lebt er seit 1990 in Purkersdorf, ist verheiratet und hat zwei Kinder.