Integrierte Managementsysteme

Die international agierende MACO-Gruppe gehört zu den führenden Unternehmen in der Entwicklung und Produktion von Baubeschlägen für Fenster und Türen. Stammsitz ist Salzburg. Mit der erfolgreichen Zertifizierung entsprechend der internationalen Standards nach ISO 9001, ISO 14001 und BS OHSAS 18001 der drei österreichischen Standorte Salzburg, Trieben und Mauterndorf hat MACO einen weiteren Meilenstein in seiner 65-jährigen Unternehmensgeschichte erreicht. Die kontinuierliche Erfüllung der Kundenbedürfnisse und die dadurch erreichte höchste Kundenzufriedenheit bilden die Basis des Unternehmenserfolges von MACO. Nachhaltigkeit und Konsequenz in allen Handlungen von MACO sind Voraussetzungen dafür. Die dreifache qualityaustria Zertifizierung unterstreicht die MACO-Grundsatzpolitik.

MACO ist einer der führenden Anbieter von Beschlägen für Fenster und Türen. Das Anforderungsprofil im Neu- und Sanierungsbau wird heute von Themen der Energieeinsparung und -gewinnung sowie Barrierefreiheit bestimmt. Gerade auch vor diesem Hintergrund bietet MACO Beschlaglösungen an, die Fenster und Türen wärmerückhaltend dicht und gleichzeitig einbruchhemmend sicher machen. Axel Dick, Quality Austria interviewte Robert Dick, Bereichsleiter für Qualität, Umwelt und Sicherheit, nach der Zertifikatsübergabe.

qualityaustria: „Was war die Motivation für die Integration von ISO 14001 und OHSAS 18001 in das bestehende Qualitätsmanagement nach ISO 9001?“
Robert Dick: „Im Zuge einer umfassenden strategischen Neuausrichtung von MACO wurden die strategischen Eckpunkte neu formuliert. Unsere Position als Qualitätsanbieter wollen wir ergänzen durch die gezielte und systematische Übernahme von Verantwortung bezüglich Umwelt und damit zukünftigen Generationen. Im Sinne des sozialen und demografischen Wandels sehen wir eine erhöhte Verpflichtung gegenüber unseren Mitarbeitern, dh einerseits der Aufbau eines Umweltmanagements an allen drei Produktionsstandorten in Österreich nach der Umweltnorm ISO 14001 sowie die Integration der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes nach OHSAS 18001.“ 

qualityaustria: „Mit welchen Erwartungen sind Sie an die Zertifizierung des IMS herangegangen?“
Robert Dick: „Die Erwartungen waren sehr konkret und hoch gesteckt. Die Herausforderung lag darin, das ehrgeizige Projekt auf Anhieb richtig auszurichten, wirksam Schritt für Schritt zu entwickeln und unseren Anforderungen entsprechend anzupassen. Sie haben eigentlich nur eine Chance es richtig zumachen. Der erste Schritt war daher, die entsprechenden Grundstrukturen zu schaffen. Das ist uns auch durch umfassende Klärung der Ziele und Vorgehensweisen gelungen. Auf dem Weg Implementierung zweier neuer System ist immer auch ein Stück Unsicherheit dabei, ob man inhaltlich angemessen und vollständig unterwegs ist. Die Zertifizierung hat uns letztlich zusätzliche Sicherheit gegeben, es im Wesentlichen richtig gemacht zu haben. Die Auditoren haben den Abstand und bringen eine externe Sicht und Erfahrung ein. Durch Gespräche und Erörterungen im Zuge des Audits festigte sich die Überzeugung, am richtigen Weg zu sein. Natürlich wurden immer wieder Verbesserungspotentiale identifiziert bis hin zu neuen Lösungsansätzen.

qualityaustria: „Ein paar Eckdaten zum Projekt. Wie viele Personen arbeiten im QSU-Team? Wann wurde das Projekt der Erweiterung des Qualitätsmanagements um Umweltmanagement und Arbeitssicherheit gestartet?“
Robert Dick: „In Summe arbeiteten im Kernteam fünf Personen. Im Zuge des Projekts wurden jedoch temporär sämtliche Organisationseinheiten mit einbezogen. Weiters haben wir uns externe Unterstützung dazu geholt. Wir haben das Projekt offiziell im Oktober 2010 gestartet. Im Dezember 2011 kurz vor Weihachten hatten wir das Stufe 1-Audit und Anfang März 2012 folgte das Stufe 2-Audit.“

qualityaustria: „Welchen Nutzen sehen Sie bereits in der IMS-Zertifizierung? Inwieweit wurden Ihre Erwartungen bereits erfüllt?“
Robert Dick: „Es gab einen klaren Stimmungswandel in der Belegschaft. Zu Beginn war die Begeisterung durchwachsen. Ein Teil freute sich darüber, dass wir dieses Projekt starten, der andere Teil war der Meinung, wir machen in Umwelt- und Sicherheitsfragen eh Einiges und fürchteten Bürokratie. Heute nach der erfolgreichen Zertifizierung ist festzustellen, dass bereits ein erster Bewusstseinswandel stattgefunden hat. Die Mitarbeiter an den unterschiedlichsten Stellen betrachten ihre Arbeit noch konsequenter als bisher bereits unter den neuen Aspekten Umwelt und Gesundheit. Sie sprechen diesbezügliche Themen von selber an und bringen Ideen zur Verbesserung ein. Die Eigenverantwortung ist dahingehend bereits deutlich gestiegen.
Mittelfristig sehe ich neben den ökologischen Verbesserungen auch einen finanziellen Vorteil, zum Beispiel in der Reduktion des Standby-Betriebes unserer Anlagen, im Austausch von veralteten Elektromotoren. Die Projekte haben wir aber erst aufgesetzt. Langfristig erwarte ich mir auch Innovationen im Produktdesign auf Basis neuer Werkstoffe. Im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsförderung und einen damit verbundenen Evaluierungsprozesses, wo die jeweiligen Mitarbeiter eingebunden, konnte eine starke Bewusstseinsbildung und Sensibilisierung diesbezüglich erreicht werden. Zusätzlich haben wir eine umfassende Mitarbeiterbefragung durchgeführt. Auch darüber wurden die Themen rund um die Gesundheit in vielen Facetten thematisiert. Als erstes kann festgestellt werden, dass auch hier für unsere Mitarbeiter neue Gesundheitsaspekte und ihre Bedeutung zur Sensibilisierung des Themas beigetragen haben.“

qualityaustria: „Wie viele Gesetze, Bescheide müssen an den drei Standorten in Österreich administriert werden? Hat Ihnen das Management der rechtlichen Anforderungen mehr Rechtssicherheit verschafft?“
Robert Dick: „Ja, natürlich. Die Normen fordern ja ein Verfahren zum Rechtsmanagement. Pro Standort haben wir in Summe ca 2.500 Gesetze und Bescheide einzuhalten. Ca 1.100 entfallen auf umweltrelevante Rechtsanforderungen, ca 1.400 leiten sich aus dem Arbeitnehmerschutz ab. Das stellt schon eine ständige Herausforderung dar, hier up-to-date zu sein.“ 

qualityaustria: „In der Fraunhofer Studie 2011 wurde die Kommunikation als ein wichtiger Erfolgsfaktor genannt. Wie wird die innerbetriebliche Kommunikation bei MACO gestaltet und sichergestellt?“
Robert Dick: „Das sehe auch ich genauso. Wir haben eine Matrixorganisation und da ist eine strukturierte Kommunikation besonders wichtig. Daher haben wir neben der informellen eine ausgeprägte formelle Kommunikationsstruktur im Unternehmen eingeführt. Einerseits haben wir darauf Wert gelegt, dass wir entlang der Organisationsstruktur keinen Logikbruch haben und andererseits, dass wir aus den zwei Perspektiven der Matrix unsere Ziele und Vorhaben verfolgen können. Wir sehen uns trotz der Mehrstandortsituation als eine Einheit und nutzen die damit verbundenen Synergien. Dabei sehen wir eine gemeinsame Wertewelt als besonders wichtig an. Sie ist Basis unserer gemeinsamen Zielen, Vorhaben und im Umgang miteinander. Wir kommunizieren die Themen über unterschiedliche Kanäle vom persönlichen Gesprächen bis hin zur spezifische Beiträgen in unserer Mitarbeiterzeitschrift. Letztlich werden auch alle unsere Erfolge und wichtige Ereignisse von Seiten des Unternehmens und der Mitarbeiter über unsere Mitarbeiterzeitschrift veröffentlicht. Darüber kann die hohe Mitarbeiteridentifikation mit dem Unternehmen aufrechterhalten werden.“

qualityaustria: „Aus einer aktuellen qualityaustria Studie wissen wir, dass die Umweltschulung in den IMS zertifizierten Betrieben eine sehr große Rolle spielt. Ähnliches gilt für den Bereich Arbeitssicherheit- und Gesundheitsschutz. Wie informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter?“
Robert Dick: „Auch hier ist bereits viel passiert, wir haben die größte Galvanikanlage in Österreich. Dem Transport von Chemikalien kommt daher eine große Aufmerksamkeit zu. Aber natürlich wurden unsere Führungskräfte, etwa 130 über spezifische Veranstaltungen zum Thema Umwelt informiert und geschult. Es ist uns wichtig, dass die damit verbundenen sozialen, ökologischen und ökonomischen Chancen aber auch Verpflichtungen von unseren Mitarbeitern verstanden werden.“

qualityaustria: „Benchmarken Sie die drei österreichischen Standorte, um den Lernprozess zu fördern?“
Robert Dick: „Wir vergleichen primär die beiden Standorte Salzburg und Trieben, Mauterndorf ist noch ein sehr junger Standort. An beiden Standorten Salzburg und Trieben haben wir die annähernd gleichen Prozesse. Sie liefern uns damit eine optimale Basis sämtliche Leistungs- und Nichtleistungsindikatoren unserer Prozesse zu vergleichen, zu analysieren und zu verbessern
Über unsere Matrixorganisation haben wir das standortübergreifende Verbessern und Optimieren auch organisatorisch als permanente Aufgabe fixiert.“

qualityaustria: „Worin sehen Sie die drei wichtigsten Erfolgsfaktoren, um ein IMS aufzubauen und voranzutreiben?“
Robert Dick: „Es wurde das Unternehmen strategisch neu ausgerichtet. Ein Teil war das Thema Umwelt und Sicherheit/Gesundheit. Damit ist gewährleistet, dass die Themen zentraler Teil der Zukunft von MACO ist. Indem somit klargestellt ist, dass es nicht das fünfte Rad am Wagen ist, war Erfolgsfaktor 1 gegeben. Danach haben wir eine Reorganisation durchgeführt. Wir hatten früher drei Parallelwelten Qualität, Umwelt und Sicherheit. Das haben wir zusammengeführt in ein Managementsystem unter einer Verantwortung. Dieser Eingriff in die bestehende Organisation war nicht ganz unproblematisch. Letztlich haben wir aber doch noch eine für alle Beteiligten akzeptable Lösung gefunden. Damit haben wir das organisatorische Fundament für einen weiteren erfolgreichen Projektverlauf geschaffen (= Erfolgsfaktor 2). Und Erfolgsfaktor 3 war sicher, die Entscheidung, externe Unterstützung hinzuziehen. Die Integration eines Managementsystems vor dem Hintergrund unserer Unternehmenskomplexität - Mehrstandortsituation, Fertigungstiefe sowie von Design zur Marktversorgung - stellte das Projekt vor eine große Herausforderung. Damit war klar, dass wir keine zweite Chance haben, die Themen erfolgreich zu implementieren. Daher die externe Projektbegleitung mit einem kompetenten internen Team. Dieses Vorgehen hat uns einerseits Sicherheit gegeben, am Stand der Technik unter Einbeziehung des Fachexperten vorzugehen und andererseits die damit beauftragten Personen nicht nur für die Implementierung heranzuziehen, sondern auch diese fit zu machen für die Aufrechterhaltung der Systeme.“

qualityaustria: „Sie waren letztes Jahr beim 17. qualityaustria Forum. Dort wurde das Audit als Lernplattform thematisiert. Inwieweit haben Sie das Zertifizierungsaudit als Lernplattform erlebt? Wann wird aus Ihrer Sicht ein Audit zur Lernplattform?“
Robert Dick: „Ich kann dies nur unterstreichen, Audits sind ein ganz wichtiges Thema und in meinen Augen die Lernplattform schlechthin. Daher haben wir dem Thema intern eine besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Unter anderem haben wir ein umfassendes Auditprogram entwickelt, in dem wir unsere Ziele klar definieren und der Frage nachgehen wollen, wo liegen unsere systemischen bzw. spezifischen Schwächen, um dann angemessene Maßnahmen abzuleiten und umzusetzen. Der Vortrag von Konrad Scheiber hat mir persönlich aber auch bewusst gemacht, unseren Auditprozess noch nutzenorientierter gestalten zu können. Die Herausforderung liegt in der absolut konsequenten Ausrichtung der Audits auf den Nutzen von Vorgehensweisen, Abläufen und Prozeduren auszurichten. Zusätzlich sind externe Audits immer wieder hilfreich, um die Betriebsblindheit zu überwinden.
Im Audit wurden mitunter Sachverhalte thematisiert und angestoßen, die im Grunde eh bekannt waren, aber bisher gab es keinen konkreten Anlass, das Thema umfassend aufzugreifen. Zum aktuellen Zertifizierungsaudit habe ich die betroffenen Kollegen an allen drei Standorten befragt wie sie das Audit erlebt haben. Was von den Beteiligten dabei als besonders positiv empfunden wurde war der konstruktive und wertschätzende Umgang. Dabei agierten die Auditoren auf Augenhöhe und mit Augenmaß, die Auditoren haben interessiert zugehört und dann gezielt hinterfragt. Das schafft im Gegenzug bei den Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz in der Sache und zum Thema Audit allgemein.“

qualityaustria: „Auf dem Weg zum Integrierten Managementsystem: was würden Sie anderen Unternehmen empfehlen?“
Robert Dick: „Es braucht eine ganz klare und überlegte Willenserklärung der Geschäftsleitung. Sie schaffen die erfolgreiche Umsetzung nur, wenn es ein erklärtes Ziel des Unternehmens ist. Wichtig ist aber auch, ein derartiges Projekt auf die Konsequenzen hin durchzudenken. Damit vermeidet man unter Umständen böse Überraschungen. Weiters kann ich nur empfehlen, auch externe Unterstützung zum Beispiel durch einen Berater im Umweltbereich oder durch eine Kooperation mit der Gebietskrankenkasse im Hinblick auf den Gesundheitsschutz hinzuziehen.“

qualityaustria: Besten Dank, Herr Dick, für das Gespräch. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit Qualität.