SEPA Compliance – Es ist kurz vor zwölf!

SEPA gilt bereits seit 2008 für alle grenzüberschreitenden Eurozahlungen. Obwohl die SEPA-Gesetzgebung bereits im März 2000, also vor mehr als zehn Jahren von den EU-Regierungen in Lissabon verabschiedet wurde, haben viele Unternehmen noch nicht die Grundlagen zur Einhaltung der Richtlinien geschaffen. Unternehmen, die bislang noch nicht mit der Umstellung begonnen haben, sollten jetzt handeln. Sonst drohen finanzielle Strafen und Geschäftsrisiken, die durch verspätete oder verzögerte Zahlungen entstehen können.

Die Strafen für die Nichteinhaltung der neuen Gesetzgebung werden auf Länderebene festgelegt. Auch wenn Unternehmen nachweisen können, dass sie konkrete Pläne in der Schublade haben und nur hinter ihrem Zeitplan zurückliegen, drohen saftige Geldstrafen. Unternehmen, die die Einführung von SEPA verzögern, weil sie damit rechnen, dass es zwangsläufig scheitern wird, müssen ebenfalls bei Nichteinhaltung der Frist mit erheblichen Strafen rechnen.

Noch beunruhigender aber sind die Auswirkungen von verspäteten Zahlungen auf die betrieblichen Prozesse. Denn ein nicht reibungslos funktionierender Zahlungsverkehr beeinträchtigt alle Geschäftsprozesse. Und genau dieser Aspekt ist besonders besorgniserregend, denn er betrifft nicht nur das Unternehmen, das mit der SEPA-Einführung im Rückstand ist. Verzögerte Zahlungen haben sowohl einen negativen Einfluss auf Lieferanten und Kunden als auch Mitarbeiter.

Zwar werden am 1. Februar 2014 nicht automatisch alle Systeme aufhören zu arbeiten, wenn die Umstellung noch nicht abgeschlossen ist, aber Banken können Zahlungen verweigern, die nicht im vorgeschriebenen Format sind. Dies kann gerade für Mitarbeiter verheerende Folgen haben: Denn werden sie nicht pünktlich bezahlt, können sie selbst ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen, wie Hypothekenzahlungen, Lastschriften oder Rechnungen, was wiederum auf sie zurückfällt. Besonders Unternehmen, die Niederlassungen in verschiedenen europäischen Ländern unterhalten, sollten bedenken, dass SEPA die unterschiedlichen Zahlungsmethoden und Informationsanforderungen deutlich vereinfacht – und damit auch die Verwaltung.

Ähnlich verhält es sich bei Partner-Unternehmen: Auch sie sind schnell enttäuscht, wenn Zahlungen nicht getätigt oder Zahlungseingänge verzögert werden. Denn dann wird der Cash-Flow ernsthaft beeinträchtigt. Hat der Partner bereits erfolgreich auf die SEPA-Anforderungen umgestellt, kann er selbst nichts dafür, wenn sein operatives Geschäft beeinträchtigt wird. Je nach Rolle des Partners, kann die gesamte Lieferkette gestört werden, so dass es unmöglich wird, Kunden mit Dienstleistungen oder Waren zu beliefern. Dieser Domino-Effekt schädigt den Ruf eines Unternehmens sehr. Ist das Vertrauen erst einmal verloren, dauert es meist sehr lange, bis sich ein Unternehmen davon erholt.

Eine weitere Bedrohung für den Cash-Flow eines Unternehmens stellt das gesamte Lastschriftverfahren dar. Diese Zahlungen werden vom Gläubiger eingeleitet. Um sicherzustellen, dass sie SEPA-konform sind, müssen sie die richtigen Konto-Informationen und Instruktionen in einem akzeptablen Format für ihre Bank vorhalten. Insbesondere für Kunden, die bislang mit IBAN nicht vertraut sind, ist das Zusammenstellen der richtigen Informationen nicht immer einfach. Außerdem müssen sich Unternehmen überlegen, wie Einzugsermächtigungen verwaltet werden und ob eine erneute Erlaubnis erforderlich ist. SEPA-Konformität berührt also jeden geschäftlichen Aspekt.

Was ist jetzt zu tun und wie viel Zeit wird dazu benötigt? Für Unternehmen, die bislang noch keine Schritte zur Migration eingeleitet haben, ist es nicht einfach, den Schalter umzulegen und alle notwendigen Daten zu überprüfen, zu verifizieren und zu ergänzen. Im ersten Schritt müssen Zahlungsdaten geprüft werden, um Fehler aufzudecken und diese entsprechend zu korrigieren. Das erfolgt zumeist manuell, da in der Regel falsche oder fehlende Bankverbindungen geändert oder nachgetragen werden müssen.

Um Unternehmen bei der Einführung von SEPA zu unterstützen, stehen externe Dienstleister bereit. Sie helfen insbesondere bei der Validierung von Bankkonto-Daten und der Umstellung auf SEPA IBAN. Einige Arbeiten können auch vom Unternehmen selbst durchgeführt werden. Einen Leitfaden, der Aufschluss über die Dauer dieses Prozesses gibt, existiert bislang noch nicht. Abhängig von der Größe eines Unternehmens und seiner örtlichen Präsenz innerhalb der EU, kann die Migration zehn bis zwölf Monate dauern. Das zeigen Erfahrungen von Unternehmen, die bereits vollständig auf SEPA umgestellt haben. Bis die Frist am 1. Februar nächsten Jahres abgelaufen ist, sind es nur noch neun Monate – daher kann sich jetzt kein Unternehmen mehr leisten, noch länger mit der Umstellung zu warten.