»Zwischenmenschliches darf nicht verloren gehen«

erfasst zunehmend auch heimische Unternehmen. Im Report-Gespräch zu ihren Erfahrungen dazu ist Christine Sumper-Billinger, kaufmännische Geschäftsführerin des Bundesrechenzentrums, des IT-Dienstleisters des Bundes.

(+) plus: Wie definieren Sie den Begriff »moderner Arbeitsplatz«? Wie sieht dieser beim BRZ aus?
Christine Sumper-Billinger: Mobilität, Flexibilität und soziale Medien sind Themenstellungen, die den Arbeitsplatz der Zukunft heute bereits auch in unserem Unternehmen mitgestalten. Der Trend geht klar weg von starren Arbeitsbereichen. Mehre Faktoren begleiten diesen Wandel: Stets online zu sein, jederzeit Zugang zu allen Daten und Unternehmensprozessen zu haben, und auch die gute private, technische Ausstattung von Mitarbeitern eines IT-Unternehmens und unternehmenseigene Arbeitsgeräte wie Tablets und Smartphones. Diese Veränderungen betreffen nicht nur den Arbeitsplatz, sondern auch Arbeitszeitmodelle. Kern- und Fixzeiten, nach denen man bislang auch entlohnt worden ist, wandeln zu Arbeitszeitmodellen mit Gleitzeit, Teleworking-Zeit und Home-Office-Tagen. Gerade auch der Wunsch der Mitarbeiter – darunter vieler junger – nach einer gesunden Work-Life-Balance, in der Familie und Beruf vereinbar sind, ist mit mobilen Endgeräten und flexiblen Arbeitszeiten besser erfüllbar. Und mit einer Arbeitsumgebung, die nicht erfordert, jeden Tag zwingend ins Büro zu fahren, kann schließlich auch unser Bestreben unterstützt werden, das grünste Rechenzentrum Österreichs zu werden.

(+) plus: Welche Erfahrungen haben Sie dazu bereits in Ihrem Haus gemacht?
Sumper-Billinger: Unsere Mitarbeiter sind nahezu flächendeckend mit Notebooks ausgestattet, sodass Einzelne auch in Bereitschaft von zuhause aus Problemstellungen lösen können. Gerade für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Nachwuchs tritt das BRZ hier partnerschaftlich auf und stellt die nötige Infrastruktur für Heimarbeitsplätze zu Verfügung. Die Möglichkeit eines Telearbeitstages pro Woche wird allen Beschäftigten geboten. Während einer Kinderbetreuungszeit während der ersten drei Lebensjahre ebenso wie bei einem Schuleinstieg gibt es die Möglichkeit einige Tage von zuhause aus arbeiten wollen. Gleiches gilt auch bei Pflegefällen.
Auch haben wir zur Unterstützung dieser neuen flexiblen, Arbeitsumgebungen bauliche Veränderungen in unserem Haus unternommen: das klassische Einzelbüro wird teilweise durch Gruppenbüros abgelöst. Regenerationszonen rund um Besprechungsumgebungen, Cafeterias und Meeting-Points in den einzelnen Stockwerken fördern den Austausch und die Kommunikation untereinander. Dies ist ja gerade bei flexiblen Arbeitszeiten von großer Bedeutung für die Mitarbeiter und eine wesentliche Herausforderung für Unternehmen in der neuen Arbeitswelt: Das Zwischenmenschliche darf nicht verloren gehen.

(+) plus: Ist dies auch eine Generationenfrage, welche Mitarbeiter eine flexible Arbeitsumgebung fordern? Sind Jüngere besser dafür geeignet?
Sumper-Billinger: Ich glaube sehr wohl, dass dies eine Generationenfrage ist. Doch sind auch unsere älteren Mitarbeiter diesen Themenstellungen offen eingestellt. Klar ist, dass jüngere Generationen mit den neuen Medien und der allgemeinen Informationsflut groß geworden sind. Mobile Geräte liefern eine Themen- und Aufgabenaktualität, mit der heute jedes Kind vertraut ist. Auch wandelt sich unser Kommunikationsverhalten, betrachtet man Plattformen wie Facebook. Auch Unternehmen müssen sich zunehmend der Frage stellen, wie mit sozialen Medien im Arbeitsalltag umgegangen werden soll. Lässt man diese zu, oder verbietet man sie? Wir haben uns entschieden, die Nutzung zuzulassen – allerdings in Verbindung mit klaren Richtlinien. Social-Media-Guides schreiben dazu Verhaltensregeln für Internet und soziale Medien fest. Man kann sich als Unternehmen diesen neuen Möglichkeiten nicht verschließen. Letztlich können Medien wie Wikis, Foren und Kommunikationsplattformen ja auch bei Problemstellungen helfen.

(+) plus: Wie bringt man Mitarbeiter nun dazu, diese neuen Arbeitswerkzeuge tatsächlich zu nutzen?
Sumper-Billinger: Bei neuen Arbeitswerkzeugen ist es wichtig, dass auch das Management mit gutem Beispiel voran geht und zum Beispiel Collaborationswerkzeuge, mobile Geräte, etc. ebenso nutzt. Wichtig ist es den Mitarbeitern den Nutzen klar vor Augen zu führen. Im BRZ werden neue Arbeitswerkzeuge sicherlich schneller umgesetzt als in anderen Unternehmen. Dies ist auch durch unseren Unternehmensgegenstand bedingt. Zusätzlich hat das BRZ sehr innovative Kunden, die mitunter Ideen an uns herantragen, die zuerst in unserem eigenen Haus erprobt werden und daher im BRZ schnell Einzug halten. Es sind ja Themenstellungen, die auch in einer modernen Verwaltung entsprechend gefordert werden.

(+) plus: Welche Mitarbeiter haben diese Eigenverantwortung?
Sumper-Billinger: Bei manchen Mitarbeitern ist diese Flexibilität betreffend des Arbeitsplatzes aufgabenbedingt nicht möglich – etwa in unserem Druckzentrum, in dem natürlich vor Ort gearbeitet werden muss.  Auch bei Vor-Ort-Betreuungen bei Kunden, Helpdesk-Arbeitsplätzen und garantierten Systemverfügbarkeiten ist der Arbeitsaufwand kaum in Gleitzeiten abbildbar. Doch ist in sehr vielen anderen Arbeitsbereichen im BRZ ist die Begeisterung für die flexiblen Regelungen und Werkzeuge sehr hoch und wird häufig in Anspruch genommen. So nutzen viele regelmäßig die Heimarbeitsmöglichkeit. Freilich wollen manche Privates von Beruflichem strikt trennen und arbeiten ausschließlich im Büro.

(+) plus: Wie gehen Sie mit jemandem um, der dies unverantwortlich ausnutzt?
Sumper-Billinger: Um Missbrauch gar nicht erst entstehen zu lassen, bedarf es klarer Vorgaben und Regeln. Bei Teleworking gibt es dazu definierte Arbeitspakete, die vom Vorgesetzten dokumentiert und übergeben werden. Sie werden dann in der Verantwortung des Mitarbeiters abgearbeitet und wieder abgenommen und abgezeichnet. Wir haben damit gute Erfahrungen gemacht. Ein weiteres Thema das wesentlich einem »Ausnutzen« gegensteuert, ist das Entlohnungsmodell in Unternehmen. Entlohne ich meine Mitarbeiter nach Leistung und nicht ausschließlich nach Arbeitszeit, ist dies ein wirksames Korrektiv. Weiters müssen Führungskräfte ihren Mitarbeiten kontinuierlich Feedback geben.

(+) plus: Dürfen Ihre Mitarbeiter die eigenen, privaten Endgeräte im Büro nutzen?
Sumper-Billinger: Wir diskutieren noch, wie wir mit dem Thema »Bring your own device« umgehen und betrachten vor allem die Sicherheitsaspekte dazu, die gerade in einem Unternehmen wie dem Bundesrechenzentrum essenziell sind. Aktuell werden den Mitarbeitern ausgesuchte Tools zu Verfügung gestellt, auch die erlaubten Anwendungen auf den Geräten werden rigoros geregelt. Natürlich sind wir hier für Anregungen der Belegschaft bei der Wahl der Gerätepalette offen. Auch unsere Kunden fordern technische Lösungen dieser Fragestellung. Teilweise sieht man bereits auf Ministerebene und in den Kabinetten, dass mit etwa iPads gearbeitet wird. Diese Geräte gilt es dann auch von uns zu unterstützen.

(+) plus: Welche Geräte benutzen Sie persönlich?
Sumper-Billinger: Ich arbeite viel mit dem Notebook und dem BlackBerry, der gerade für unterwegs praktisch ist, Mails schnell zu lesen und zu beantworten. Für größere Dateien besitze ich ein iPad, das auch im Urlaub an den Strand mitgenommen wird. Dies hat sicherlich seine Vor- und Nachteile. Es liegt nun an jedem einzelnen, verantwortungsvoll mit diesen Möglichkeiten umzugehen.