Jede Firma verfügt über eine individuelle Managementsystematik, die relevante Mechanismen der Organisation regelt, abbildet und dabei verschiedene Managementsysteme umfasst. Praktisch jede Firma verfügt über ein leistungswirtschaftliches Managementsystem, das die wesentlichen Inhalte der Auftragserfüllung und des Ressourceneinsatzes zeigt und über Aufwand und Ergebnis der operativen Steuerung dient. Viele fortschrittliche Unternehmen verfügen auch über Qualitäts-, Umwelt- oder Sicherheitsmanagementsysteme. Diese Zugänge zu Managementsystemen werden heute durch internationale Normen oder Branchenstandards geregelt. Aus Sicht der Quality Austria verbindet ein Integriertes Managementsystem (IMS) einer Organisation die systematische und aufeinander abgestimmte Umsetzung der Anforderungen verschiedener Normen und Branchenstandards in EINEM einheitlichen Managementsystem.
Dimensionen der Integration
Die Integration Top-down ist eine Grundsatzanforderung, die aus der klaren Anforderung, Leitbild und Strategie in der Gestaltung der Prozesse zu sehen, mehr als plausibel ist. Managementsysteme haben keinen Selbstzweck, sondern sind auf den Erfolg des Unternehmens ausgerichtet. Das System dient der Organisation und nicht umgekehrt. Der Beitrag zur Wertschöpfung wird durch bestmögliche Integration in die Wertschöpfungsprozesse sichergestellt. Auch fordern Standards das Management, die Unternehmenspolitiken klar zu formulieren und damit den Handlungsrahmen zu konkretisieren. Ein Integriertes Managementsystem unterstützt damit einen konsistenten Führungsrahmen, der es Führungskräften und Mitarbeitern erlaubt, die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Managementbereiche klar und den Werten des Unternehmens entsprechend zu verstehen und zu erfüllen.
Die Integration der Themen und Anforderungen wie Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Risiko sowie branchenspezifischer Anforderungen wird in der Gestaltung eines IMS meist als Hauptanforderung gesehen. Die unterschiedlichen Anforderungen aus Normen und Branchenstandards entsprechen häufig auch Anforderungen der verschiedenen Interessenpartner. In der Vergangenheit wurden diese Anforderungen oft isoliert betrachtet und in getrennten Systemen und Strukturen dargestellt. In dem zunehmend komplexen und herausfordernden Umfeld wird Geschwindigkeit, Flexibilität, operative Perfektion und Agilität erwartet. Dies kann dann bestmöglich gewährleistet werden, wenn die Verknüpfungen und Wechselwirkungen von Prozessen verstanden, unterschiedliche Anforderungen integriert und die Dokumentation einfach, verständlich und schnell weiterentwickelbar gehalten wird.
Die Integration in das tägliche Tun unterstützt die anderen beiden Integrationsthemen und trägt der Tatsache Rechnung, dass eine Inkonsequenz in der Umsetzung wahrscheinlicher ist als die Konsequenz des Tuns. Hier wird klar die Führungsaufgabe der Umsetzung und Durchsetzung sichtbar. Mit tiefer Integration des Managementsystems in die Tagesarbeit wird der wirtschaftliche Nutzen wirksam. Klarheit in der Tagesarbeit, Nutzung von Synergien und Bündelung knapper Ressourcen stehen damit im Vordergrund der Integration von Managementsystemen.
Der Leistungsbegriff als Integrationsansatz
Es ist durchaus interessant, die drei wesentlichen Systemmodelle (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, BS OHSAS 18001:2007) in Bezug auf den Leistungsbegriff in Analogie zu Wirksamkeit und Erzielen von Ergebnissen zu vergleichen. Im Sinne der Integration kann und soll die ISO 9001:2008 als Integrationsplattform herangezogen werden. Dem prozessorientierten Ansatz (0.2 Prozessorientierter Ansatz) folgend wird klargestellt, dass die Bedeutung dieses Ansatzes auch in der Betonung der Erzielung von Ergebnissen bezüglich Prozessleistung und –wirksamkeit liegt.
In Hinblick auf Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutzleistungen wird darauf verwiesen, dass Organisationen aller Art zunehmend damit befasst sind zu diesen Themen solide Leistungen zu erzielen (ISO 14001:2004, BS OHSAS 18001:2007, je im Einleitungsteil). Dies geschieht angesichts einer zunehmend strengeren Gesetzgebung. Die Umweltleistung ist als das „messbare Ergebnis des Managements der Umweltaspekte“ (ISO 14001:2004, 3.16) definiert. Wiederum analog ist dies mit den Arbeits- und Gesundheitsschutzleistungen (A&G-Leistungen) zu sehen.
Die Definition der Prozessleistung im Sinne der ISO 9001 ist da nicht ganz so einfach. Das Verständnis für Leistungsverbesserung muss hier aus der „Begriffenorm“ ISO 9000:2005 herausgearbeitet werden. Unter den Grundsätzen des Qualitätsmanagements (ISO 9000:2005, 0.2) wird wie folgt verstanden: „Das erfolgreiche Führen und Betreiben einer Organisation erfordert, dass sie in systematischer und klarer Weise geleitet und gelenkt wird. Ein Weg zum Erfolg kann die Einführung und Aufrechterhaltung eines Managementsystems sein, das auf ständige Leistungsverbesserung ausgerichtet ist, indem es die Erfordernisse aller interessierten Parteien berücksichtigt. Die ständige Verbesserung der Gesamtleistung der Organisation stellt ein permanentes Ziel der Organisation dar.“ In diesem Zusammenhang wird auch auf die acht Grundsätze des Qualitätsmanagements (Kundenorientierung, Führung, Einbeziehung der Personen, prozessorientierter Ansatz, systemorientierter Ansatz, systemorientierter Managementansatz, ständige Verbesserung) verwiesen.
In allen drei genannten Anforderungsmodellen muss ein von der obersten Leitung/oberstes Führungsgremium ein Beauftragter bestellt werden (Achtung: Mitglied der Leitung bzw. Beauftragter der Leitung; ISO 9001:2008, 5.5.2; ISO 14001:2004, 4.4.1; BS OHSAS 18001:2007, 4.4.1), das/der die oberste Leitung über die Leistung(en) des Managementsystems (Qualität, Umwelt, A&G) und mögliche Verbesserungen informiert. Die Informationen dienen als Input für die Managementbewertung.
Kundenzufriedenheit gilt als eines der Maße für die Leistung des Qualitätsmanagementsystems. Demnach muss die Organisation Informationen über die Wahrnehmung der Kunden in der Frage, ob die Organisation die Kundenanforderungen erfüllt, überwachen (ISO 9001:2008, 8.2.1). Neben den Rückmeldungen von Kunden und Produktkonformität ist als weitere Eingabe in die Managementbewertung die Prozessleistung angeführt. Bei ISO 14001:2004 und BS OHSAS 18001:2007 sind die Bewertungsgrundlagen die erbrachten Umwelt- bzw. A&G Leistungen (ISO 14001:2004, 4.6, BS OHSAS 18001:2007, 4.6).